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Excel2007巧用關(guān)聯(lián)列表減輕數(shù)據(jù)錄入工作量
建立各種報(bào)表是Excel2007 中最常見的一種應(yīng)用，用戶不但要保證錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確規(guī)范，還要盡量避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入。這個(gè)時(shí)候如果能將一些常用的數(shù)據(jù)放入 工作表 中，供其他工作表隨時(shí)調(diào)用，不但能保證準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)，還可以有效的減輕用戶的錄入工作量，真是一舉兩得。下面我們就以錄入職稱與對(duì)應(yīng)的姓名為例來介紹這種方法的實(shí)施步驟。
第一步 建立分類數(shù)據(jù)源
建立名為“職稱信息”的工作表，根據(jù)員工的職稱類型（高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)、其他，分別在A、B、C、D各列輸入擁有相應(yīng)職稱的員工姓名。然后選中高級(jí)職稱員工姓名所在的A列，在工作表的“名稱”框內(nèi)輸入“高級(jí)職稱”字樣。回車后按相似方法操作，將其余各列命名為“中級(jí)職稱”、“初級(jí)職稱”和“其他”，完成后將 工作簿 保存?zhèn)溆谩?
第二步 建立錄入列表
假如有一個(gè)Excel報(bào)表需要錄入員工的職稱和姓名，可以將其復(fù)制到“職稱信息”工作簿的空白工作表里。然后選中需要輸入“技術(shù)職稱”的單元格區(qū)域，單擊Excel 2007“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“ 數(shù)據(jù)有效性 ”按鈕，選擇菜單中的“數(shù)據(jù)有效性”打開圖2對(duì)話框。選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡“允許”下拉列表中的“序列”，在“來源”框內(nèi)輸入“高級(jí)職稱，中級(jí)職稱，初級(jí)職稱，其他”。最后選中“對(duì)有同樣設(shè)置的所有其他單元格應(yīng)用這些更改”，對(duì)“技術(shù)職稱” 單元格 區(qū)域啟用上述設(shè)置。
接下來繼續(xù)選中需要輸入員工姓名的單元格區(qū)域，按相同方法再次打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡“允許”下拉列表中的“序列”，在“來源”框內(nèi)輸入“=INDIRECT（C2）。
第三步 快速規(guī)范錄入
以后操作完成后，就可以在報(bào)表中快速規(guī)范錄入數(shù)據(jù)了。首先選中C列的某一單元格，單擊下拉按鈕打開列表選擇某一職稱，接著選中同一行中位于B列的單元格，即可從高級(jí)職稱的員工姓名列表中選擇姓名輸入單元格。
【我要糾錯(cuò)】 責(zé)任編輯：雨非
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