當(dāng)企業(yè)收到的發(fā)票單價與進(jìn)貨單價不一致的時候，就產(chǎn)生應(yīng)付賬款價差。不同的企業(yè)對于這種情形處理的方式不同。有的企業(yè)當(dāng)出現(xiàn)這種情況時，必須要求企業(yè)撤銷審核進(jìn)貨單，重新開采購價格變更單，然后再生成進(jìn)貨單，等等。這種處理方式比較嚴(yán)格，可以做到單據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一。但是，在實際工作中，很多企業(yè)不能夠嚴(yán)格的做到這一點。畢竟如此處理的話，會增加很多工作量，而且，對于庫存成本也會產(chǎn)生比較大的影響。畢竟，進(jìn)貨單審核與撤銷審核，不僅僅關(guān)系到庫存數(shù)量而已，還涉及到庫存成本的更新。為了解決這個問題，在ERP系統(tǒng)中，逐漸出現(xiàn)一種專門處理這種業(yè)務(wù)的價差處理流程。利用這支作業(yè)，可以非常方便的就解決企業(yè)的這種需求。

　　價差流程，根據(jù)具體的業(yè)務(wù)不同，又可以分為兩種，一種是當(dāng)月結(jié)賬的價差處理，第二種就是跨月結(jié)賬的價差處理。下面我先以一家客戶的價差處理流程為例，談?wù)勗趦r差流程管理中需要注意的地方。

　　如下面的流程圖，如果一家企業(yè)，在月底的時候，某張進(jìn)貨單上某個材料甲其進(jìn)價為10元/件，數(shù)量為1000件。而當(dāng)月供應(yīng)商送來的發(fā)票上，單價為11元/件。后來發(fā)現(xiàn)是企業(yè)自己采購單價格錯誤。因為進(jìn)貨單已經(jīng)審核，再撤銷審核、刪除進(jìn)貨單、修改采購訂單價格不怎么現(xiàn)實，此時該如何處理？

　　第一步：價差處理需求。

　　當(dāng)進(jìn)貨單的價格與發(fā)票的價格不一致的時候，就會觸發(fā)這個價差處理需求。在了解這個流程之前，我們首先需要認(rèn)識一下，這兩張單據(jù)價格不一致時會產(chǎn)生什么樣的影響。其實，這主要是對成本，包括庫存成本、發(fā)料成本、產(chǎn)品成本等有連鎖的影響。因為在ERP系統(tǒng)中，是根據(jù)進(jìn)貨單的金額來統(tǒng)計進(jìn)貨成本，而不是根據(jù)應(yīng)付憑單或者發(fā)票金額來影響庫存成本。當(dāng)發(fā)票中的單價跟進(jìn)貨單中的單價不一致的時候，必然導(dǎo)致ERP系統(tǒng)中的庫存成本與實際成本不一致。如根據(jù)上面的這個例子，甲材料進(jìn)貨單中體現(xiàn)的進(jìn)貨成本為10000元，而企業(yè)實際支付的是11000元。若不對整個差額進(jìn)行調(diào)整的話，則后續(xù)在計算這批產(chǎn)品的成本時，就會少算1000元，從而影響到這批產(chǎn)品、這批訂單的利潤分析，甚至對后續(xù)產(chǎn)品的報價也會有比較大的影響。可見，這個小小的價格差，也會在ERP系統(tǒng)中引起蝴蝶效應(yīng)。

　　所以，當(dāng)出現(xiàn)進(jìn)貨單與發(fā)票價格不一致的時候，一定要通過價差處理流程，來調(diào)整相關(guān)的成本，否則的話，后續(xù)很多結(jié)果都將出現(xiàn)比較大的誤差。

　　第二步：錄入進(jìn)貨單。

　　倉庫部門收到貨物的時候，一般不會核對貨物的單價。而且，供應(yīng)商送過來的送貨單上往往也不會附上單價。因為有些企業(yè)有權(quán)限的控制，倉庫部門是沒有權(quán)力看到采購的價格信息的。所以，倉庫管理員就直接根據(jù)采購單轉(zhuǎn)換成進(jìn)貨單。進(jìn)貨單上的材料單價則直接來自于采購訂單的價格。

　　當(dāng)采購訂單上材料甲的價格錯誤的填寫為10元的時候，倉庫管理員無法知曉，所以，在進(jìn)貨單上體現(xiàn)的材料單價也就為10元。此時，當(dāng)進(jìn)貨單審核的時候，倉庫中增加的甲材料的庫存存貨也就為10元每件。若當(dāng)月，還發(fā)生發(fā)料作業(yè)的話，就更加復(fù)雜了。若采用的是先進(jìn)先出的話，則按10元每件發(fā)出，若采用的是加權(quán)平均成本的話，則還需要根據(jù)公式進(jìn)行調(diào)整。總之，當(dāng)進(jìn)貨成本跟實際成本有誤差的話，則材料庫存金額、發(fā)票成本、產(chǎn)品成本等等都會不準(zhǔn)確。

　　第三步：錄入應(yīng)付憑單。

　　月底，財務(wù)根據(jù)采購部門提供的對賬信息生成應(yīng)付憑單。在采購員提供的發(fā)票、進(jìn)貨單、采購單等單據(jù)上，采購員是輕松的指出甲材料的價格有錯誤，采購單上單價為10元，而發(fā)票上單價則為11元，應(yīng)以發(fā)票金額為準(zhǔn)。采購員處理起來是方便的，只需要簡單的說一聲即可。但是，接下來留給財務(wù)人員的，可是一個爛攤子。

　　應(yīng)付憑單因為是根據(jù)進(jìn)貨單逐筆結(jié)轉(zhuǎn)過來，因為某筆進(jìn)貨單上價格有錯誤，所以，這也必然導(dǎo)致應(yīng)付憑單上金額有錯誤。為此，財務(wù)管理人員首先需要調(diào)整應(yīng)付憑單的金額，根據(jù)發(fā)票上的金額來進(jìn)行調(diào)整。

　　在有些ERP系統(tǒng)中，也可以在進(jìn)貨單中先作調(diào)整，然后，在根據(jù)進(jìn)貨單生成應(yīng)付憑單的時候，根據(jù)調(diào)整后的金額來生成應(yīng)付憑單的，這也未嘗不可。不過這里需要注意一點，一般庫存存貨成本調(diào)整是整合在進(jìn)貨單的審核流程中。而進(jìn)貨單審核后，對于進(jìn)貨單的調(diào)整一般不會影響到存貨成本。所以，對于在進(jìn)貨單上調(diào)整的情況，仍然需要按接下來的步驟，調(diào)整庫存成本。

　　第四步：應(yīng)付憑單審核。

　　當(dāng)應(yīng)付憑單審核后，甲材料就產(chǎn)生應(yīng)付賬款11000元，但是，在進(jìn)貨單上顯示的進(jìn)貨成本仍然為10000元。也就是說，應(yīng)付憑單審核后，仍然不會對庫存成本進(jìn)行調(diào)整。想想也是，若把進(jìn)貨成本的調(diào)整功能集成到應(yīng)付憑單的審核作業(yè)中，那么每次應(yīng)付憑單審核后都需要去觸發(fā)“庫存成本調(diào)整”作業(yè)，顯然不合理，會大大增加應(yīng)付憑單審核時的工作量。所以，在ERP系統(tǒng)中，往往在應(yīng)付憑單審核中，不會集成進(jìn)貨成本調(diào)整的功能。而是通過后續(xù)的獨立的作業(yè)，來完成這個動作。

　　所以，在實際中這里需要注意，若存在價差的情況，當(dāng)應(yīng)付憑單審核后、成本調(diào)整之前，財務(wù)模塊中的甲材料的金額與庫存管理模塊中的甲材料的庫存成本就存在著一個價格差。而這個價格差正是我們后續(xù)作業(yè)需要調(diào)整的。若這中間發(fā)生財務(wù)稽核等事件時，就需要注意這方面的情形。

　　第五步：生成進(jìn)貨單價差成本調(diào)整表。

　　在月底進(jìn)行成本調(diào)整作業(yè)之前，我們需要先生成一份“進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整表”。在這份資料中，以報表的形式顯示當(dāng)月發(fā)生的所有價格差異的事件，并給出了參考的調(diào)整結(jié)果。如在這份資料中，會顯示原先的進(jìn)貨成本是多少，調(diào)整后的進(jìn)貨成本又為多少，調(diào)增了多少。如果這批材料當(dāng)月還發(fā)過料的話，在還會顯示對當(dāng)月發(fā)料成本的影響，以及對最終產(chǎn)品成本的影響情況。

　　一般來說，最好在月底成本調(diào)整以前，先生成這一份報表。因為這份報表給管理人員，特別是產(chǎn)品成本會計，以一個全局的印象。這對于其后續(xù)調(diào)整、計算成本具有非常大的參考價值。而且，這份報表也可以讓采購員看到其后續(xù)調(diào)整的工作量，讓其直觀的感受到由于其工作的失誤會造成什么樣的連鎖反應(yīng)。這也有助于督促采購員更好的作好工作，最大限度的減少采購訂單價格錯誤發(fā)生的機率。

　　第六步：生成進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單。

　　這里我們需要了解一個概念，就是在ERP系統(tǒng)中表與單的差異。在系統(tǒng)中，報表只是一種查詢或者簡單的統(tǒng)計作用，不會對ERP系統(tǒng)中的賬產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。而對系統(tǒng)數(shù)據(jù)有實質(zhì)性影響的都是單據(jù)。這主要是因為財務(wù)部門在作賬時，都需要按照憑證在作賬。所以，在省城進(jìn)貨單價差成本調(diào)整報表之后，還需要在ERP系統(tǒng)中生成進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單。這張單據(jù)才是財務(wù)做賬的依據(jù)。在ERP系統(tǒng)中，最終對于成本的影響，也是按照這張單據(jù)的金額來的。

　　生成這張成本調(diào)整單，并由專門人員審核后，則工作就完成一半了。為什么說只完成一般呢？這是因為當(dāng)這張“進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單”審核之后，系統(tǒng)只調(diào)整了甲材料的庫存金額。但是，若這個材料在當(dāng)月還發(fā)料生產(chǎn)了，甚至產(chǎn)品生產(chǎn)完成已經(jīng)入庫或者出貨了，則還需要調(diào)整發(fā)料成本、產(chǎn)品的完工成本等等。這就是一些非常復(fù)雜的作業(yè)了。所以，在ERP設(shè)計的時候，把它獨立出來，放在月底成本計價中進(jìn)行處理。

　　不過，有些企業(yè)也就做到這一步為止。也就是說，不管當(dāng)月是否存在發(fā)料的情況，只調(diào)整現(xiàn)有庫存的材料成本，而不調(diào)整發(fā)料成本。當(dāng)增加出來的庫存，就在現(xiàn)有的庫存數(shù)量上分?jǐn)偂Ｈ粼诮痤~誤差小的情況下，這種也不虧為一種合理的處理方式。不過，這很容易造成一種意外的情況，即當(dāng)某個材料已經(jīng)沒有庫存，而又發(fā)生庫存調(diào)整作業(yè)的話，則就會造成庫存數(shù)量為0，但是卻有庫存金額的情況。此時，就需要用戶進(jìn)行手工調(diào)整。所以，一般情況下，筆者還是建議用戶發(fā)料成本也進(jìn)行調(diào)整。

　　若需要對發(fā)料成本也進(jìn)行調(diào)整的話，則在建立“進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單”單據(jù)的時候，要把它的單據(jù)性質(zhì)中的成本更新碼設(shè)置為“Y”。只有如此，在月底成本計價作業(yè)中，才會對發(fā)料成本等后續(xù)的成本作業(yè)進(jìn)行調(diào)整。

　　第七步：月底成本計價。

　　無論是否有價差的需求，在月底，都需要運行“月底成本計價”作業(yè)。當(dāng)用戶把進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單單據(jù)設(shè)置成為需要調(diào)整成本的時候，在這個作業(yè)運行的時候，則系統(tǒng)會考慮進(jìn)貨單價價差成本調(diào)整單對當(dāng)月成本的影響，并重新調(diào)整當(dāng)月的相關(guān)成本金額。

　　不過要注意，月底成本計價只對當(dāng)月發(fā)生的成本調(diào)整負(fù)責(zé)。若遇到一些跨越結(jié)賬的需求時，則不能夠使用這個流程。具體如何來處理跨越結(jié)賬的問題，我在下篇文章中會做詳細(xì)的闡述。