在ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過程都會需要進(jìn)行項(xiàng)目的監(jiān)控，特別是在ERP項(xiàng)目實(shí)施的前期——ERP項(xiàng)目規(guī)劃與藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，這更是ERP項(xiàng)目督導(dǎo)的重點(diǎn)。

　　一家ERP軟件企業(yè)，會同時進(jìn)行著多個ERP項(xiàng)目的實(shí)施，少則十多個，多則上百個，這些ERP項(xiàng)目實(shí)施的成敗，直接關(guān)系到這些ERP軟件企業(yè)的存亡。

　　但在少則上十，多則上百的ERP項(xiàng)目實(shí)施中，ERP軟件企業(yè)是如何對這些項(xiàng)目進(jìn)行管理的呢？企業(yè)用戶也是非常關(guān)注這個問題的。如果這家ERP公司只有一個項(xiàng)目的話，我相信他可以做好，但如果有幾十個項(xiàng)目呢？他們?nèi)绾伪ＷC這些項(xiàng)目可以做好？

　　項(xiàng)目督導(dǎo) 迫在眉睫

　　我前些時候去杭州做一個主題演講，其中就有一個服裝企業(yè)的老總給我打電話，說：“童顧問，聽說你要來杭州，有沒有時間來我公司坐坐？因?yàn)橹拔覀兊腅RP系統(tǒng)有兩次差點(diǎn)流產(chǎn)了，要不是我極力推行下去，估計(jì)這個系統(tǒng)肯定用不了了。軟件公司的實(shí)施和服務(wù)跟不上，所以我想你過來指導(dǎo)一下，出出主意。”原來這家企業(yè)的老總，之前選擇了一個行業(yè)軟件商的產(chǎn)品，因?yàn)樗粗辛诉@家服裝行業(yè)ERP公司老總的咨詢能力，因?yàn)樗麑Ψb行業(yè)的見解深刻，其管理思路正是這位老總想要的，希望可以通過ERP實(shí)施后應(yīng)用這些新的管理方法。而我作為朋友則提出了我的看法：“我認(rèn)為你選擇這家公司還是有風(fēng)險的，因?yàn)樗麄児局挥惺鄠€人，而且大多數(shù)是產(chǎn)品開發(fā)人員，沒有實(shí)施與服務(wù)人員，你后續(xù)的實(shí)施與服務(wù)風(fēng)險還是非常高的。”

　　果不其然，這個項(xiàng)目實(shí)施了5個月之后，還是遲遲沒有上線，而系統(tǒng)選型的預(yù)期與產(chǎn)品功能現(xiàn)實(shí)的巨大差距，也使得該企業(yè)從上至下倍受打擊，停止在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。而最重要的是，ERP軟件廠商的項(xiàng)目實(shí)施人員換了兩次了，基本上只是對軟件產(chǎn)品有一個基本的了解，對具體的業(yè)務(wù)理解根本不到位，項(xiàng)目應(yīng)該怎么做，根本一點(diǎn)想法也沒有。而這家企業(yè)在后臺沒有相關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施管理人員，無法從整體上對這個項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，最終導(dǎo)致這個項(xiàng)目失控，流落到如今這個地步。

　　由此可見，對ERP項(xiàng)目的管理與監(jiān)控，每一家ERP軟件廠商都應(yīng)當(dāng)作為核心業(yè)務(wù)來管理的，但由于人力資源配置少、項(xiàng)目管理的專業(yè)能力不足等因素，可以說國內(nèi)很多小ERP軟件廠商在這一塊還是處于空白狀態(tài)。反觀國內(nèi)外的一些大中型軟件廠商，如SAP、Oracle、用友、金蝶等，在ERP項(xiàng)目管理與實(shí)施監(jiān)控上都已經(jīng)做得非常細(xì)致，這其中有許多值得國內(nèi)同行廠商進(jìn)行借鑒的地方。

　　而對于企業(yè)用戶而言，在進(jìn)行ERP系統(tǒng)選型時，除了關(guān)注ERP軟件廠商的產(chǎn)品、品牌、技術(shù)、實(shí)施能力以及服務(wù)能力外，還需要更為關(guān)注ERP軟件廠商的項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)控能力。

　　實(shí)時監(jiān)控 必不可少

　　一個ERP軟件廠商應(yīng)該如何對ERP項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控呢？由于ERP軟件項(xiàng)目實(shí)施都是分布在全國各地，具有一定的分散性與不定時性，因此我覺得企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施部門除了做具體的項(xiàng)目實(shí)施支持之外，還需要承擔(dān)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)控的職責(zé)，甚至需要設(shè)立“項(xiàng)目實(shí)施督導(dǎo)”這樣的崗位。在進(jìn)行ERP項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的時候，就需要把項(xiàng)目實(shí)施督導(dǎo)這個崗位落實(shí)到人，并實(shí)實(shí)在在地起到項(xiàng)目監(jiān)控的作用。 項(xiàng)目實(shí)施督導(dǎo)的職責(zé)一般由資深項(xiàng)目經(jīng)理，或者是項(xiàng)目實(shí)施部門的經(jīng)理（主管）擔(dān)任。其大致的任職資格如表1.

　　項(xiàng)目的實(shí)施監(jiān)控的內(nèi)容主要可以由以下幾個層面構(gòu)成：

　　1.項(xiàng)目立項(xiàng)監(jiān)控

　　項(xiàng)目立項(xiàng)是實(shí)施項(xiàng)目管理的第一步，項(xiàng)目立項(xiàng)工作質(zhì)量的好壞對后期項(xiàng)目能否順利實(shí)施，對項(xiàng)目考核能否做到公正公平，對項(xiàng)目風(fēng)險的預(yù)測及出現(xiàn)問題能否快速解決，能否為客戶建立一套完整的實(shí)施檔案等，都起到重要作用，大家應(yīng)該高度重視項(xiàng)目立項(xiàng)管理工作。在這個階段，對于項(xiàng)目立項(xiàng)的前提是必須要經(jīng)過實(shí)施部門的審核。銷售部門移交的待實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施金額或難度與公司在這個項(xiàng)目實(shí)施上投入的資源要匹配。同時對于銷售部門進(jìn)行的過度承諾等內(nèi)容需要有一個初步的應(yīng)對方案等，都是項(xiàng)目實(shí)施督導(dǎo)在這個階段需要考察與研究的。同時，項(xiàng)目立項(xiàng)之后，需要立即進(jìn)入到公司的項(xiàng)目實(shí)施平臺中，利用企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施平臺進(jìn)行進(jìn)度、文檔、質(zhì)量、成本等各方面的監(jiān)控。

　　在ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過程都會需要進(jìn)行項(xiàng)目的監(jiān)控，特別是在ERP項(xiàng)目實(shí)施的前期——ERP項(xiàng)目規(guī)劃與藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，這更是ERP項(xiàng)目督導(dǎo)的重點(diǎn)，因?yàn)橹挥性谶@個階段把項(xiàng)目實(shí)施的準(zhǔn)備工作做好了，后續(xù)的工作才能更平穩(wěn)地進(jìn)行，如果把問題帶入到項(xiàng)目實(shí)施的后期，那么其帶來的修改成本將會成幾何倍數(shù)上升。因此項(xiàng)目實(shí)施督導(dǎo)的價值就在于：盡早地識別項(xiàng)目風(fēng)險，提出風(fēng)險控制方法，保障項(xiàng)目實(shí)施的順利完成，降低項(xiàng)目實(shí)施成本。

　　2.實(shí)施進(jìn)度監(jiān)控

　　在項(xiàng)目調(diào)研完成以后，項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定實(shí)施方案和實(shí)施計(jì)劃，實(shí)施計(jì)劃經(jīng)過實(shí)施經(jīng)理審核（視具體情況決定是否使用正式書面確認(rèn)單）后，和客戶項(xiàng)目經(jīng)理共同簽字確認(rèn)，并加蓋客戶公司公章。

　　項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問以此實(shí)施計(jì)劃為參考目標(biāo)，每周末在項(xiàng)目實(shí)施管理平臺中完成下周實(shí)施計(jì)劃的制定和本周實(shí)施工作的匯報(bào)。項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問必須如實(shí)匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃完成情況、項(xiàng)目所處階段、實(shí)際有效工作天數(shù)等資料。

　　實(shí)施部門的文員定期或不定期對實(shí)施實(shí)際進(jìn)度與原實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行對比，遇項(xiàng)目拖期，要口頭或用郵件正式通知項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問，并督促其盡快采取有效措施，加快實(shí)施進(jìn)度。項(xiàng)目拖期太長的（如10天），則要求項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)施顧問在10個工作日內(nèi)完成改進(jìn)，并使實(shí)際進(jìn)度與原計(jì)劃進(jìn)度偏差控制在5個工作日范圍內(nèi)。對于未能及時完成改正的，將視實(shí)際情況。進(jìn)行處罰，甚至要更換項(xiàng)目經(jīng)理，對項(xiàng)目實(shí)施小組成員進(jìn)行處分等。

　　對于由于客戶原因或其他特殊情況，需要變更實(shí)施計(jì)劃的，需要客戶正式簽署《實(shí)施計(jì)劃變更確認(rèn)書》，并經(jīng)客戶項(xiàng)目經(jīng)理簽字后，加蓋客戶公司公章（或業(yè)務(wù)部門章），交實(shí)施部門文員存檔。

　　3.項(xiàng)目文檔監(jiān)控

　　要求實(shí)施顧問在現(xiàn)場服務(wù)結(jié)束后，要將各種電子、紙質(zhì)文檔在現(xiàn)場服務(wù)結(jié)束后，提交、歸檔紙質(zhì)文檔，交由實(shí)施部門文員，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理；電子文檔由實(shí)施顧問整理后直接在項(xiàng)目管理平臺中及時上傳、歸檔。

　　提交文檔的種類和數(shù)量，要嚴(yán)格按照《實(shí)施顧問手冊》中的要求，必須提交的文檔，一個都不能少?？蛇x的文檔，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，可以有選擇地進(jìn)行。

　　所提交的文檔，格式必須按照各公司的要求進(jìn)行排版，實(shí)施文檔的質(zhì)量要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，對實(shí)施文檔的數(shù)量和質(zhì)量要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，作為獎金計(jì)算時重要的參考依據(jù)。數(shù)量和質(zhì)量不符合要求時，要求實(shí)施顧問在3個工作日內(nèi)整改，整改仍然不合格的，要給予相應(yīng)的處罰。

　　4.實(shí)施過程監(jiān)控

　　實(shí)施過程中主要監(jiān)控內(nèi)容包括：

　　·及時做好溝通工作，就把實(shí)施策略、實(shí)施方案、實(shí)施計(jì)劃、工作事項(xiàng)、注意內(nèi)容等方面與客戶方的相關(guān)人員做好溝通工作。

　　·做好各種實(shí)施計(jì)劃和實(shí)施總結(jié)工作，嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，出現(xiàn)問題時，要及時采取措施，避免問題進(jìn)一步擴(kuò)大，對實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行及時總結(jié)，表彰好的行為，避免和改正不好的行為，創(chuàng)造良好的實(shí)施氛圍。

　　·定期向客戶高層匯報(bào)工作，就項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、完成情況、所取得的成績、需要客戶高層給予的支持、可能出現(xiàn)的風(fēng)險與對策，向客戶高層傳達(dá)清楚，讓客戶高層關(guān)注項(xiàng)目，了解項(xiàng)目，并提供良好的支持。

　　·及時了解一線操作人員的想法和態(tài)度，及時解決他們提出的各種問題，不要讓底層不滿的言論持續(xù)擴(kuò)大，不能讓他們不滿的情緒持續(xù)蔓延，不能讓他們的聲音傳送到高層耳朵里，否則，我們就會陷入非常被動的地位。

　　·及時做好各種實(shí)施文檔的歸檔和整理工作，嚴(yán)格按照《顧問實(shí)施手冊》的要求，該簽字的要及時簽字，該歸檔的要?dú)w好檔，該提交的要及時提交。

　　·要嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)管理制度，嚴(yán)格遵守客戶公司的相關(guān)管理制度，表現(xiàn)出專業(yè)、積極、正直的形象和工作作風(fēng)，取得客戶信任。

　　·項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)處理有關(guān)客戶需求變更、二次開發(fā)需求等內(nèi)容，其他任何人包括開發(fā)人員不得隨意接收客戶的二次開發(fā)需求，必須通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

　　·項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)與客戶的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目管理部門進(jìn)行配合，對客戶提出的意見或建議給予適當(dāng)?shù)奶幚怼?

　　實(shí)施負(fù)責(zé)人按照《顧問實(shí)施手冊》的要求對每個項(xiàng)目的實(shí)施情況匯報(bào)，實(shí)施過程的報(bào)告及會議可安排如下：

　　·項(xiàng)目周報(bào)，每周由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成項(xiàng)目過程中的項(xiàng)目周報(bào)并提交給實(shí)施助理或項(xiàng)目管理部門進(jìn)行匯總，主要內(nèi)容有：項(xiàng)目階段，一周內(nèi)主要工作、提交文檔與產(chǎn)品、存在問題與解決措施、風(fēng)險分享及控制措施、下周工作計(jì)劃及回款情況描述等。

　　·例會制度，對于大客戶項(xiàng)目，實(shí)施負(fù)責(zé)人定期（每周或每天）組織召開例會，通報(bào)工作進(jìn)展，監(jiān)控進(jìn)程。小項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以項(xiàng)目周報(bào)形式向部門或項(xiàng)目管理部門進(jìn)行定期工作匯報(bào)，以便于管理部門監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程。

　　·項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，結(jié)束軟件實(shí)施工作后，要及時進(jìn)行總結(jié)，對于有行業(yè)特點(diǎn)，有代表性的項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有責(zé)任根據(jù)該項(xiàng)目實(shí)施的時間情況，整理項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)文檔，提供給市場部門進(jìn)行市場宣傳，同時對項(xiàng)目過程中的問題分析、客戶滿意度、遺留問題等方面，進(jìn)行綜合評價，形成文檔，以便為下一步的服務(wù)部維護(hù)工作做好準(zhǔn)備。

　　·對于暫停項(xiàng)目，因各種原因?qū)е峦捻?xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須擬定項(xiàng)目暫停報(bào)告，說明暫停項(xiàng)目的背景、項(xiàng)目合同情況、暫停原因及后續(xù)待處理事宜，與客戶簽字確認(rèn)，客戶方不能確認(rèn)的由項(xiàng)目主管或部門經(jīng)理代為確認(rèn)。

　　5.實(shí)施工作成果監(jiān)控

　　為了更加直觀反饋實(shí)施項(xiàng)目的所處階段、工作效率、項(xiàng)目質(zhì)量狀況等信息，應(yīng)該建立項(xiàng)目實(shí)施看板，讓軟件公司各個部門人員都能夠時時、動態(tài)、簡潔、綜合了解項(xiàng)目相關(guān)信息，并根據(jù)各自不同的關(guān)注點(diǎn)為項(xiàng)目實(shí)施提供必要的監(jiān)督和改進(jìn)意見。項(xiàng)目實(shí)施看板一般放置于公司比較顯眼的地方，讓所有人員都能很容易就看到。項(xiàng)目實(shí)施看板一般采用表3形式。

　　通過設(shè)立“ERP項(xiàng)目督導(dǎo)”這個職位，再通過有效的ERP項(xiàng)目監(jiān)控手段，確保ERP軟件企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施成功率較高，一來可以為公司帶來實(shí)實(shí)在在的項(xiàng)目收益與市場效應(yīng)，二來也可以保護(hù)企業(yè)客戶在ERP項(xiàng)目投資上的投入，確?？蛻舻腅RP項(xiàng)目實(shí)施成功。