基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)信息化管理技術(shù)，幫助許多中小企業(yè)大大降低了管理成本，提升管理效能，使得在危機下能幫助企業(yè)增強管理“體質(zhì)”。維深科技在引入基于互聯(lián)網(wǎng)的在線管理模式后，不但是公司管理步入正規(guī)化，大幅提升管理效率，而且降低公司成本達(dá)50%。
傳統(tǒng)管理方式信息不對稱、成本高
維深科技是一家專業(yè)從事條碼等自動識別技術(shù)產(chǎn)品、數(shù)據(jù)終端技術(shù)產(chǎn)品的公司，創(chuàng)辦十年以來，維深科技憑借專業(yè)的服務(wù)品質(zhì)贏得了客戶的信賴，目前已形成北京上海廣州沈陽為中心的客戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。
維深科技擁有多家分公司，但分公司規(guī)模都不是很大，總部為了控制分公司的財務(wù)，統(tǒng)一又總部向分公司派駐會計，負(fù)責(zé)的分公司管理財務(wù)及庫存盤查�？偛恳蠓止緯嬅總�月回總部對一次賬，同時，總部還要不定期的對分公司的庫存進(jìn)行盤查，以便全面了解與掌控分公司的運營狀況。張先生是維深科技的財務(wù)經(jīng)理，這些工作都是由他來全面負(fù)責(zé)。
張先生發(fā)現(xiàn)這種管理方式存在著很大的缺陷，主要表現(xiàn)為管理效率低和管理成本高。會計人員每個月的來回對賬，僅差旅費一項每年就將近2萬元，而且信息不對稱，不能及時傳遞有效信息，造成管理效率極低。一直以來，張先生都在思考著怎樣采取更好的管理方式來幫助公司完善管理。也曾經(jīng)想過，購買ERP管理軟件來幫助公司進(jìn)行管理，但其高昂的一次性付出，讓老板直接給否定了。
隨著經(jīng)濟危機的暴發(fā)，公司面對的壓力越來越重，老板把如何既能不影響公司正常管理和運營，又能很好減少成本支出的任務(wù)交給了張先生。面對公司現(xiàn)在管理狀況，張先生感到身上的壓力非常之大，于是在一個勁的壓縮費用的支出的情況下，又積極的尋找更好的管理方式。
精細(xì)化、規(guī)范化管理，是小企業(yè)渡過危機的良方
就在張先生為如何減少分公司成本，如何改善公司管理絞盡腦汁的時候，一位下屬向他推薦了一種在線管理服務(wù)。這是由金蝶友商網(wǎng)推出的一種基于互聯(lián)網(wǎng)而存在的管理服務(wù)。其中在線會計和在線進(jìn)銷存服務(wù)可以遠(yuǎn)程協(xié)同管理公司“財和物”，正是公司目前所需要的。最主要的是這種服務(wù)的使用不需要安裝、免維護(hù)、免升級，以租憑的方式享受服務(wù)，成本相當(dāng)?shù)土Ｓ谑菑埾壬е鴩L試的心態(tài)先在小范圍內(nèi)試用了金蝶友商網(wǎng)的在線會計和在線進(jìn)銷存。
圖1 使用金蝶友商網(wǎng)在線管理之前與之后的流程和架構(gòu)變化
表1 使用金蝶友商網(wǎng)在線管理服務(wù)之前與之后的成本對比
試用沒多久，張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)在線會計不僅可以實現(xiàn)證、賬、表等會計業(yè)務(wù)的日常處理及月度、年度會計結(jié)算分析業(yè)務(wù)的管理，還能充分發(fā)揮財務(wù)工作的核算、分析和決策支持職能。任何時候總部都可以靈活的查詢，從報表到總賬，到明細(xì)賬，再到憑證，可以連續(xù)查詢跟蹤每一筆資金的來龍去脈，并且可以隨時生成表格，無論是利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表都可以隨時打印導(dǎo)出。如此分公司會計再也不用每個月回總部對賬了。而在線進(jìn)銷存集購、銷、存和應(yīng)收應(yīng)付款管理為一體，幫助企業(yè)處理日常的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理事項及成本、毛利核算，協(xié)調(diào)購銷存業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程，節(jié)省成本，提高效率。
于是張先生在老板匯報后，一次性購買了金蝶友商網(wǎng)好幾年的在線管理服務(wù)。自從用上在線管理服務(wù)以后，會計人員的工作效率提高了一倍，而且總部可以隨時隨地查看分公司財務(wù)狀況，再會也不用每月一次的對賬大大的節(jié)省了公司資源，減少了成本支出。有了在線進(jìn)銷存的幫助，分公司的庫管也只需要一個人就足夠了，倉庫信息錄入后由會計進(jìn)行核對，庫管人員不需再一次一次盤查貨物，只要賦予相應(yīng)的權(quán)限，在線進(jìn)銷存系統(tǒng)中就能隨時查看，總公司也不必每月都派人到分公司盤查，通過在線進(jìn)銷存，能夠?qū)崟r看到分支公司的經(jīng)營狀況，平時只需實時監(jiān)控，一年安排兩三次抽查就可以了，這又在無形中減少了公司的差旅費開支。
張先生發(fā)現(xiàn)自從用上在線管理服務(wù)以后，公司的管理明顯在向精細(xì)化、規(guī)范化管理轉(zhuǎn)型。使用金蝶友商網(wǎng)在線管理服務(wù)之前與之后的成本節(jié)省如表1所示，大致節(jié)省50%的成本。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)也同時發(fā)生變化，如圖1所示。這種轉(zhuǎn)變讓公司的在管理層次提升了一個檔次，同時也標(biāo)志著公司的管理正在向更好的方向發(fā)展。在危機中，真正增強企業(yè)的“體質(zhì)”，才是渡過危機，并在危機后能夠發(fā)力的良方。
隱性成本的節(jié)省不能忽視
目前，維深科技還計劃建立新的分公司，談到對新公司的管理，張先生顯得很有信心。他說，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)落后了，不論是從效率還是從成本來講，信息化才能幫助中小企業(yè)走出困境。采用在線管理模式以后，節(jié)省的不僅僅是顯性成本（顯性成本是指計入賬內(nèi)的、看得見的實際支出，例如支付的生產(chǎn)費用、工資費用、市場營銷費用等），同時管理效率的提高也優(yōu)化了企業(yè)隱性成本（隱性成本(Implicit cost)是一種隱藏于企業(yè)總成本之中、游離于財務(wù)審計監(jiān)督之外的成本。是由于企業(yè)或員工的行為而有意或者無意造成的具有一定隱蔽性的將來成本和轉(zhuǎn)移成本，是成本的將來時態(tài)和轉(zhuǎn)嫁的成本形態(tài)的總和，如管理層決策失誤帶來的巨額成本增加、領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威失靈造成的上下不一致、信息和指令失真、效率低下等），提高了企業(yè)競爭力。在信息化時代的今天，只有大膽嘗試新的管理思路，企業(yè)才能走在前面
