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ERP實務：進貨驗收單功能設計實例
一、 進貨驗收單審核時檢查。
在進貨驗收單審核之前，系統(tǒng)必須對相關(guān)的內(nèi)容進行檢查，以提高進貨驗收單數(shù)據(jù)的準確性。
檢查一：驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量是否等于進貨數(shù)量。一般情況下，在沒有不良品的情況下，進貨數(shù)量就等于驗收數(shù)量。但是，在有不良品時，進貨數(shù)量等于驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量。這個驗退數(shù)量會在進貨單審核后，直接轉(zhuǎn)換為退貨單。當退回單審核后，才會扣除進貨數(shù)量。也就是說，在退貨單沒有審核之前，這個不良品仍然是企業(yè)的資產(chǎn)。所以，在進貨單審核的時候，進貨數(shù)量必須等于驗收數(shù)量與驗退數(shù)量之和。若不等于的話，則進貨驗收單就無法審核。
檢查二：進貨驗收單審核時間所在的期間是否打開。因為進貨驗收單中，有涉及到費用的問題，所以根據(jù)財務控制的要求，進貨驗收單審核的時間其對應的期間，必須是打開的。若沒有打開的話，則任何交易的單據(jù)都將無法審核。所以，當這個審核時間對應的期間沒有打開的時候，系統(tǒng)就會提示錯誤信息：“期間關(guān)閉，請先打開期間”。
檢查三：是否有前置單據(jù)。若在進貨單單據(jù)設置的時候，把進貨驗收單設置成為必須核對前置單據(jù)。則在進貨驗收單審核的時候，會檢查進貨驗收單中是否有進貨單的信息。若沒有進貨單信息，即企業(yè)用戶是手工建立進貨驗收單，而不是根據(jù)進貨單轉(zhuǎn)換過來，或者沒有指定進貨單時，這筆驗收單將無法審核。因為在驗收單審核的過程中，會更新進貨單中的相關(guān)信息，所以，在這里核對前置單據(jù)，是有必要的。
二、 撤銷審核時的控制。
在某些特定的情況下，如進貨驗收單出現(xiàn)錯誤時，是允許進貨驗收單可以撤銷審核。但是，其是有比較嚴格的限制條件的。若不滿足這些限制條件，則系統(tǒng)會拒絕撤銷審核進貨驗收單。
限制條件一：日期上的限制。進貨驗收單若要審核，必須滿足兩個日期條件。一是在進貨驗收單撤銷審核時候，撤銷審核的時間所對應的期間必須是打開的，否則的話，系統(tǒng)會提示錯誤信息。二是撤銷審核的時候，時間必須是大于財務凍結(jié)日期。因為進貨驗收單撤銷審核后，會影響財務的結(jié)算。所以，為了保障數(shù)據(jù)的一致性，進貨驗收單如果要撤銷審核，必須要在財務凍結(jié)日期之前撤銷審核，否則的話，系統(tǒng)是不允許的。若在財務凍結(jié)日期之后，還需要修改進貨驗收單，一般不允許，只有通過其他單據(jù)來做調(diào)整，如通過成本調(diào)整單、庫存調(diào)整單等等。
限制條件二：進貨驗收單所對應的進貨單步存在應付憑單或者應付憑單已經(jīng)作廢。在根據(jù)進貨單生成應付憑單的時候，應付憑單計算應付金額的時候，是根據(jù)進貨單上的驗收數(shù)量來進行計算的。而撤銷進貨驗收單的時候，會同市更改進貨單上的驗收數(shù)量。如此的話，進貨單上的驗收數(shù)量與進貨單所對應的應付憑單內(nèi)容就對不上了。所以，遇到這種情況的話，系統(tǒng)是拒絕進貨驗收單撤銷審核的。除非企業(yè)用戶刪除這種應付憑單或者作廢這張單據(jù)。如此控制的目的，就是為了保障數(shù)據(jù)前后的一致性。從這里也看出，在進貨驗收單上關(guān)聯(lián)對應的進貨單的重要性。在進貨單單身中，有一個“應付憑單單號”字段，該字段會根據(jù)其他作業(yè)進行自動改寫。在進貨驗收單撤銷審核時，就根據(jù)這個字段的內(nèi)容來判斷進貨單是否已經(jīng)有應付憑單，或者應付憑單有否作廢。
責任編輯：zoe
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