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財務人員必備的EXCEL超全秘籍(六)

來源: 互聯網 編輯: 2009/10/13 13:16:36  字體:

  二十一、把基數詞轉換成序數詞

  將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式:大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結尾的。因此,實現起來似乎很復雜。其實,只要我們理清思路,找準函數,只須編寫一個公式,就可輕松轉換了。不信,請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串,不過含義卻很明確:①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的,則加上“th”后綴;②如果第1原則無效,則檢查最后一個數字,以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效,那么就用“th”。因此,基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。

  二十二、用特殊符號補齊位數

  和財務打過交道的人都知道,在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實,在Excel中也有類似的輸入方法,那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”,填充位數)”。

  比如,我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位,就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位,就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充,則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專業(yè),要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話,那就改為:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能滿足你的要求。

  二十三、創(chuàng)建文本直方圖

  除了重復輸入之外,“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單,就是利用特殊符號的智能重復,按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。

  比如我們首先制作一張年度收支平衡表,然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū),將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據表中已有結果“D列”的數值,用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下:

  在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖動填充柄至G14。我們看到,一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前,方便直觀,簡單明了。

  二十四、計算單元格中的總字數

  有時候,我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣,需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外,還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達式來幫忙:

  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

  該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng)建一個新字符串,并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格,然后計算此字符串和原字符串的數位差,從而得出“空格”的數量,最后將空格數+1,就得出單元格中字符的數量了。

責任編輯:zoe

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