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十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度
你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù),或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候,Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告,那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能,對(duì)Excel來說,也并不難。
例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中,為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便,我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以,我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”,且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí),我們?cè)賮淼?ldquo;出錯(cuò)警告”卡片中,將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”,并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然,當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí),Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框,告訴你出錯(cuò)原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí),在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn),讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開Excel,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián),當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí),我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣,我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么,我們發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
但是,僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng),然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí),Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框,在這里我們選擇“格式”一項(xiàng),點(diǎn)“確定”后,同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫
在Excel中,為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式,也不是數(shù)據(jù)庫(kù),而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字,其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容,Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002中,至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是:“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”,將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫,如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如,我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”,然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”,回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣,如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”,然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”,那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外,從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入,絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法,特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此,比如員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話,最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù),它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí),就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符,也就是第4和第5兩個(gè)字。
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