一、會(huì)計(jì)檔案的范圍
會(huì)計(jì)檔案的范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證
會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證三種)、記帳憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)帳簿
會(huì)計(jì)帳簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的帳頁(yè)組成,以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)帳、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件,主要有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。
(四)其他會(huì)計(jì)核算資料
其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇,與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的,由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管
(一)會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
會(huì)計(jì)年度終了后,對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用"三統(tǒng)一"的辦法,即:分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門(mén)別類(lèi)按各卷順序編號(hào)。
1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類(lèi)帳簿,二類(lèi)憑證,三類(lèi)報(bào)表, 四類(lèi)文字資料及其他。
2.檔案形成統(tǒng)一。案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
3.管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類(lèi)立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
(二)會(huì)計(jì)檔案的裝訂
會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。
1.會(huì)計(jì)憑證的裝訂。一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
①分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
②按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù);
③摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書(shū)釘、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記帳憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線(xiàn),以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;④整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;⑤記帳憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記帳、制單等)的印章是否齊全。
會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
①用"三針引線(xiàn)法"裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線(xiàn),在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線(xiàn)打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;②憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記帳憑證;③裝訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。
會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
①每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
②在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類(lèi)編號(hào),以便于調(diào)閱。
2.會(huì)計(jì)帳簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)帳簿年度結(jié)帳后,除跨年使用的帳簿外,其他帳簿應(yīng)按時(shí)整理立卷;疽笫牵海1)帳簿裝訂前,首先按帳簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)帳戶(hù)是否相符,帳頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);然后按會(huì)計(jì)帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶(hù)目錄、該帳簿按頁(yè)數(shù)順序排列的帳頁(yè)、會(huì)計(jì)帳簿裝訂封底的順序裝訂。
(2)活頁(yè)帳簿裝訂要求。
第一,保留已使用過(guò)的帳頁(yè),將帳頁(yè)數(shù)填寫(xiě)齊全,去除空白頁(yè)和撤掉帳夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè)。
第二,多欄式活頁(yè)帳、三欄式活頁(yè)帳、數(shù)量金額式活頁(yè)帳等不得混裝,應(yīng)按同類(lèi) 業(yè)務(wù)、同類(lèi)帳頁(yè)裝訂在一起。
第三,在本帳的封面上填寫(xiě)好帳目的種類(lèi),編好卷號(hào),會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。
(3)帳簿裝訂后的其他要求。
第一,會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角,錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。
第二,會(huì)計(jì)帳簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋有關(guān)印章。
第三,封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及帳簿名稱(chēng)、編號(hào),編號(hào)為一年一編,編號(hào)順序?yàn)榭値、現(xiàn)金日記帳、銀行存(借)款日記帳、分戶(hù)明細(xì)帳。
第四,會(huì)計(jì)帳簿按保管期限分別編制卷號(hào),如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號(hào);總帳、各類(lèi)明細(xì)帳、輔助帳全年按順序編制卷號(hào)。
3.會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后,留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊(cè)。第一,會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁(yè)數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補(bǔ)后,完整無(wú)缺地裝訂;第二,會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底;第三,按保管期限編制卷號(hào)。
(三)會(huì)計(jì)檔案的保管
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定:"當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門(mén)保管。"根據(jù)上述規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案的保管要求主要有:1.會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)在將會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門(mén)時(shí),應(yīng)按下列程序進(jìn)行:(1)開(kāi)列清冊(cè),填寫(xiě)交接清單;
(2)在帳簿使用日期欄填寫(xiě)移交日期;
(3)交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。
2.會(huì)計(jì)檔案的保管要求。
(1)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周?chē)鷳?yīng)備有適應(yīng)的防火器材;(2)采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;(3)會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑,經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲(chóng)蛀;(4)會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方,以利查閱,并防止潮濕;(5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;(6)會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
3.會(huì)計(jì)檔案的借閱。
(1)會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。
(2)外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo) 人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
(3)借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷個(gè)亂畫(huà)、標(biāo)記,拆散原卷冊(cè),也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
(4)借出的會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷(xiāo)借閱手續(xù)。
4.會(huì)計(jì)檔案的保管期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性?xún)深?lèi)。凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的,記述和反映會(huì)計(jì)核算的,對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起,如:1996年度終了日為12月31日,保管期限按1997年元月1日開(kāi)始計(jì)算。
為了全面反映會(huì)計(jì)檔案情況,立檔部門(mén)應(yīng)設(shè)置"會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸?quot; 及時(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù),做到心中有數(shù)、不出差錯(cuò)。
三、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí)由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定、嚴(yán)格審查,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
2.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案要銷(xiāo)毀時(shí),報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀;國(guó)有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
3.會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案,不得銷(xiāo)毀。
4.銷(xiāo)毀檔案前,應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì);各單位銷(xiāo)毀 會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo),各級(jí)主管部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo);會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在"銷(xiāo)毀清冊(cè)"上簽章,注明"已銷(xiāo)毀"字樣和銷(xiāo)毀日期,以示負(fù)責(zé),同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份,一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案?jìng)洳椤?br>
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