登記會計帳簿的基本要求

    

    《規(guī)范》第六十條對在登記會計帳簿時所應遵循的基本要求作了具體的規(guī)定。

    （一）準確完整

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："登記會計帳簿時，應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、金額和其他有關資料逐項記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。"每一項會計事項，一方面要記入有關的總帳，另一方面要記入該總帳所屬的明細帳。帳簿記錄中的日期，應該填寫記帳憑證上的日期；以自制的原始憑證，如收料單、領料單等，作為記帳依據(jù)的，帳簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。

    登記帳簿要及時，但對各種帳簿的登記間隔應該多長，《規(guī)范》未作統(tǒng)一規(guī)定。

    一般說來，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。

    （二）注明記帳符號

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："登記完畢后，要在記帳憑證上簽名或者蓋章，并注明已經(jīng)登帳的符號，表示已經(jīng)記帳。"在記帳憑證上設有專門的欄目供注明記帳的符號，以免發(fā)生重記或漏記。

    （三）書寫留空

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："帳簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的二分之一。"這樣，在一旦發(fā)生登記錯誤時，能比較容易地進行更正，同時也方便查帳工作。

    （四）正常記帳使用藍黑墨水

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："登記帳簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫帳簿除外）或者鉛筆書寫。"在會計上，數(shù)字的顏色是重要的語素之一，它同數(shù)字和文字一起傳達出會計信息。如同數(shù)字和文字錯誤會表達錯誤的信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂也不亞于數(shù)字和文字錯誤。

    （五）特殊記帳使用紅墨水

    對在登記帳簿中使用紅色墨水的問題，《規(guī)范》第六十條規(guī)定："下列情況，可以用紅色墨水記帳：1.按照紅字沖帳的記帳憑證，沖銷錯誤記錄；2.在不設借貸等欄的多欄式帳頁中，登記減少數(shù)；3.在三欄式帳戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額；4.根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。"在這幾種情況下使用紅色墨水記帳是會計工作中的慣例。財政部會計司編輯的《會計制度補充規(guī)定及問題解答（第一輯）》，在解答"應交稅金——應交增值稅"明細帳戶的設置方法時，對使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明：在"進項稅額"專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額；在"已交稅金"專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在"銷項稅額"專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在"出口退稅"專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發(fā)生退貨或者退關而補交已退的稅款。

    （六）順序連續(xù)登記

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："各種帳簿按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明此行空白、此頁空白字樣，并由記帳人員簽名或者蓋章。"這對堵塞在帳簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞，是十分必要的防范措施。

    （七）結(jié)出余額

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："凡需要結(jié)出余額的帳戶，結(jié)出余額后，應當在借或貸等欄內(nèi)寫明借或者貸等字樣。沒有余額的帳戶，應當在借或貸，等欄內(nèi)寫平字，并在余額欄內(nèi)用θ表示。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳必須逐日結(jié)出余額。"一般說來，對于沒有余額的帳戶，在余額欄內(nèi)標注的θ應當放在"元"位。

    （八）過次承前

    《規(guī)范》第六十條規(guī)定："每一帳頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應當結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明過次頁和承前頁字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明承前頁字樣。"也就是說，"過次頁"和"承前頁"的方法有兩種：一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額，然后過次頁并在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額，不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。

    《規(guī)范》第六十條還對"過次頁"的本頁合計數(shù)的結(jié)計方法，根據(jù)不同需要作了規(guī)定：（1）"對需要結(jié)計本月發(fā)生額的帳戶，結(jié)計過次頁的本頁合計數(shù)應當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)"，這樣做，便于根據(jù)"過次頁"的合計數(shù)，隨時了解本月初到本頁末止的發(fā)生額，也便于月末結(jié)帳時，加計"本月合計"數(shù)。　　　�。�2）"對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的帳戶，結(jié)計過次頁的本頁合計數(shù)應當為自年初起至本頁末止的累計數(shù)"，這樣做，便于根據(jù)"過次頁"的合計數(shù)，隨時了解本年初到本頁末止的累計發(fā)生額，也便于年終結(jié)帳時，加計"本年累計"數(shù)。

    （3）"對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的帳戶，可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁"，如某些材料明細帳戶就沒有必要將每頁的發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。

    （九）定期打印

    《規(guī)范》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了打印上的要求："實行會計電算化的單位，總帳和明細帳應當定期打印"；"發(fā)生收款和付款業(yè)務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳，并與庫存現(xiàn)金核 對無誤。"因為在以機器或其他磁性介質(zhì)儲存的狀態(tài)下，各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便于進行某些會計操作和進行內(nèi)部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。