活用Excel基本功能

來源: 編輯： 2007/03/23 10:25:15　　字體：大小

　　Excel界面下端有一行“狀態(tài)欄”，點(diǎn)擊“視圖”按鈕，選“狀態(tài)欄”，就會彈出或隱藏。鍵入“Alt+V”、“S”亦可實(shí)現(xiàn)。右擊狀態(tài)欄彈出選項(xiàng)卡，顯示出均值、計(jì)數(shù)、計(jì)數(shù)值、最大值、最小值、求和等基本統(tǒng)計(jì)計(jì)算功能選項(xiàng)。其中：均值用于計(jì)算選定區(qū)域數(shù)值的算術(shù)平均數(shù)；計(jì)數(shù)用于計(jì)算選定區(qū)域已經(jīng)填充了內(nèi)容的單元格數(shù)量；計(jì)數(shù)值用于計(jì)算選定區(qū)域可作常規(guī)數(shù)學(xué)計(jì)算的單元格數(shù)量；最大值用于計(jì)算選定區(qū)域中最大的數(shù)值；最小值用于計(jì)算選定區(qū)域中最小的數(shù)值；求和用于計(jì)算選定區(qū)域數(shù)值的總數(shù)。計(jì)算的結(jié)果在狀態(tài)欄顯示。會計(jì)人員可以利用這些功能進(jìn)行相關(guān)計(jì)算。

　　計(jì)算功能的選擇。操作者可以根據(jù)計(jì)算的需要，選擇使用相關(guān)的功能。操作時(shí)右擊狀態(tài)欄彈出選項(xiàng)卡，移動光標(biāo)，選擇相關(guān)功能。或者在彈出選項(xiàng)卡后，鍵入相關(guān)字母，如鍵入“m”選擇最大值功能，鍵入“a”選擇均值功能。

　　選定區(qū)域的操作。選定一行或一列，單擊行標(biāo)或列標(biāo)。選擇連續(xù)的區(qū)域，從需要計(jì)算的起始單元格起，按住鼠標(biāo)的左鍵，拖動至結(jié)束單元格。選擇不連續(xù)的多個區(qū)域，按住“Ctrl”鍵，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要計(jì)算的單元格或行標(biāo)、列標(biāo)。

　　運(yùn)用提示。應(yīng)用時(shí)，可以先選擇計(jì)算功能，然后選定需要計(jì)算的區(qū)域。如果對相同區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行多個項(xiàng)目的計(jì)算，可以選定區(qū)域后，再逐項(xiàng)選擇計(jì)算功能。

　　怎么轉(zhuǎn)換萬元表

　　在工作中常常會遇到要把金額單位為元的表格轉(zhuǎn)換為金額單位為萬元的情況，逐項(xiàng)修改很麻煩，即使運(yùn)用公式也不便捷?？梢岳肊xcel的選擇性粘貼功能對數(shù)據(jù)作批處理：首先在同一個Excel工作表中業(yè)務(wù)表格（如銷售統(tǒng)計(jì)表）以外一個空白單元格中輸入10000，選定此單元格，選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”；然后，選定需要修改數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域（如C5到F40），選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框“運(yùn)算欄”下選擇“除”，點(diǎn)擊“確定”；最后，對修改過的單元格區(qū)域進(jìn)行格式設(shè)置，并刪除原先在一個空白單元格中輸入的10000.

　　為了避免轉(zhuǎn)換后尾數(shù)造成的差異，在選定需要修改數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域時(shí)，不應(yīng)包括設(shè)置了計(jì)算公式的單元格，如小計(jì)、合計(jì)等。經(jīng)上述處理后，要注意表中相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)系的檢查，并糾正發(fā)現(xiàn)的錯誤。

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