采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會計(jì)軟件輸入會計(jì)數(shù)據(jù)，由電子計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會計(jì)賬簿和報(bào)表。替代手工記賬是會計(jì)電算化的目標(biāo)之一。替代手工記賬后，各單位應(yīng)做到當(dāng)天發(fā)生業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，期末及時(shí)結(jié)賬并打印輸出會計(jì)報(bào)表；要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告主要財(cái)務(wù)指標(biāo)和分析結(jié)果。
（一）替代手工記賬的單位應(yīng)具備的條件
替代手工記賬的單位，應(yīng)具備以下條件：
�。�1）配備了適用的會計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備。
�。�2）配備了相應(yīng)的會計(jì)電算化工作人員。
�。�3）建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。
具備條件的單位應(yīng)盡快采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬。替代手工記賬之前，地方單位應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)厥�、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市財(cái)政廳（局）的規(guī)定，中央直屬單位應(yīng)根據(jù)國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門的規(guī)定，計(jì)算機(jī)與手工記賬并行三個(gè)月以上（一般不超過六個(gè)月），且計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督。
替代手工記賬的過程是會計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于計(jì)算機(jī)與手工并行工作，會計(jì)人員的工作強(qiáng)度比較大，各單位需要合理安排財(cái)務(wù)會計(jì)部門的工作，提高工作效率。
計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告。
�。ǘ┨娲止び涃~方式下的記賬憑證
記賬憑證的類別，可以采用一種記賬憑證或收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的形式；也可以在收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的基礎(chǔ)上，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計(jì)軟件功能模塊的劃分進(jìn)一步細(xì)化，以方便記賬憑證的輸入和保存。
�。ㄈ┯�(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存
計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作，根據(jù)會計(jì)電算化的特點(diǎn)，各單位應(yīng)注意以下問題：
�。�1）采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計(jì)檔案保存，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
�。�2）在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。
�。�3）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打��；發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印。
�。�4）在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。
�。ㄋ模┙橘|(zhì)存儲要求
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)賬簿、報(bào)表作為會計(jì)檔案保存的單位，應(yīng)滿足以下要求：
�。�1）采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)賬簿，應(yīng)征得同級財(cái)政部門的同意。
�。�2）保存期限同打印輸出的書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表。
（3）記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
�。�4）大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計(jì)檔案。
