電算化環(huán)境下的會計(jì)核算方法

    會計(jì)學(xué)是一門方法性較強(qiáng)的學(xué)科，因而會計(jì)核算方法是會計(jì)學(xué)中的主要內(nèi)容。在電算化環(huán)境下，傳統(tǒng)的會計(jì)核算方法由于實(shí)現(xiàn)手段的變化，會出現(xiàn)相應(yīng)的發(fā)展與演進(jìn)；新的會計(jì)核算方法也會隨著新問題、新情況的出現(xiàn)而出現(xiàn)。傳統(tǒng)會計(jì)核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現(xiàn)形式，是否需要重新加以命名等；新的會計(jì)核算方法如何確認(rèn)。所有這些，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，正確地把握會計(jì)電算化的發(fā)展方向。

　　會計(jì)核算方法是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計(jì)算，為經(jīng)營管理提供必要的信息所應(yīng)用的方法。一般包括設(shè)置帳戶、復(fù)式記帳、填制會計(jì)憑證、登記帳簿、成本計(jì)算、財產(chǎn)清查、報表編制和會計(jì)資料的分析利用等，以下我們稱之為傳統(tǒng)會計(jì)方法；在電算化環(huán)境下，為完成會計(jì)核算任務(wù)而采用的新方法，以下我們稱之為電算會計(jì)方法。傳統(tǒng)會計(jì)方法與電算會計(jì)方法的綜合運(yùn)用并不斷提高，才是會計(jì)電算化發(fā)展的必要保證。把會計(jì)電算化說成是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下傳統(tǒng)會計(jì)方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒有看到事物的本質(zhì)；電算會計(jì)方法只有建立在傳統(tǒng)會計(jì)方法的基礎(chǔ)之上，才能得到發(fā)展和提高；同時，也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢下的新問題。 

　　一、明確會計(jì)主體與會計(jì)對象：“建立帳套”的電算會計(jì)方法 

　　在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，一般采用通用會計(jì)軟件來建立自己的系統(tǒng)，這樣，不同會計(jì)主體在核算上的差異、不同會計(jì)對象適用的具體會計(jì)方法必需通過軟件的“選項(xiàng)”來加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會計(jì)核算軟件開展會計(jì)核算工作的開始，第一件事就是要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會計(jì)主體獨(dú)立使用的一套核算數(shù)據(jù)，并明確有關(guān)事項(xiàng)以適應(yīng)當(dāng)前會計(jì)主體的核算要求。這就是“建立帳套”，建立帳套時，一般至少要明確下列事項(xiàng)：（1）帳套編號：為便于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理，以區(qū)別不同的帳套或據(jù)以命名并建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫名稱等；（2）帳套名稱：一般為核算單位名稱；（3）會計(jì)主管：電算化系統(tǒng)主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權(quán)；（4）啟始會計(jì)期間：在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會計(jì)核算的開始期間；（5）具體核算方法或計(jì)算方法的選用：如會計(jì)科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計(jì)價方法、會計(jì)憑證分類方法等；（6）選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會計(jì)科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為帳套參數(shù)。建立帳套完成后，就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會計(jì)核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)會計(jì)方法中當(dāng)然也有帳套的概念，但只有在電算化系統(tǒng)中才需要把它列為一個重要的會計(jì)核算方法，在編制會計(jì)軟件時，需要以特定的技術(shù)方法才能實(shí)現(xiàn)。有了建立帳套這一方法，就可以在同一電算化系統(tǒng)中為多個會計(jì)主體完成會計(jì)核算任務(wù)。這給學(xué)習(xí)與掌握會計(jì)電算化技術(shù)、開展代理記帳、劃小核算單位并分別進(jìn)行獨(dú)立核算等帶來了方便。 
　 
　　二、站在電算化會計(jì)核算的起點(diǎn)：“初始設(shè)置”的電算會計(jì)方法 

　　建立帳套完成以后，首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準(zhǔn)備工作，主要是三個方面的任務(wù)，一是操作人員設(shè)置，將會計(jì)人員的職責(zé)分工在系統(tǒng)中加以明確，同時使系統(tǒng)具有了合法的使用者；二是會計(jì)科目設(shè)置（即設(shè)置帳戶），在系統(tǒng)中建立起用于進(jìn)行會計(jì)核算的會計(jì)科目（帳戶）體系（這部分內(nèi)容在下一部分單獨(dú)討論），三是輸入初始余額，是指將原來已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中來，以開始以后的會計(jì)核算。 

　　初始設(shè)置是會計(jì)軟件中建立帳套后必需首先完成的，并且只有正確完成了初始設(shè)置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方式是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用帳套。啟用帳套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額。 

　　初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會計(jì)科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來實(shí)現(xiàn)。其效果的好壞對會計(jì)核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響�？梢哉f是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平的集中體現(xiàn)。 

　　在應(yīng)用中，初始設(shè)置工作應(yīng)盡可能做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、周到、細(xì)致。才能取得更好的會計(jì)核算質(zhì)量。 

　　三、會計(jì)核算體系的建立：“設(shè)置帳戶”的傳統(tǒng)會計(jì)方法的發(fā)展運(yùn)用 

　　“設(shè)置帳戶”這一傳統(tǒng)會計(jì)方法在電算化系統(tǒng)中一般稱之為“會計(jì)科目設(shè)置”。帳戶是會計(jì)科目在核算中具體形式。會計(jì)科目是會計(jì)要素的進(jìn)一步細(xì)化。通過對會計(jì)科目開設(shè)帳戶的方法，分別對會計(jì)對象的不同內(nèi)容進(jìn)行反映和監(jiān)督，是會計(jì)核算的主要形式。在大部分會計(jì)資料中（如憑證、帳簿、報表等），都要以會計(jì)科目做為直接對象來加以反映。從而建立了一個完整的核算體系。 

　　電算化系統(tǒng)在運(yùn)用這個傳統(tǒng)會計(jì)方法時，在形式上進(jìn)行了變通，在結(jié)構(gòu)上進(jìn)行了突破，使電算化系統(tǒng)的會計(jì)核算體系較之手工會計(jì)核算更全面、更完整、更合理。具體有以下幾個方面：（1）從形式上，以“會計(jì)科目表”代替了所有分列在不同帳簿或帳頁上的“帳戶”。在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)主要以“表”的形式存在，無論是設(shè)置的帳戶，還是輸入的憑證。“會計(jì)科目表”中，對會計(jì)科目首先要分級編號并順序排列；其次以每一會計(jì)科目的“屬性”來表示該科目所適用的帳頁格式或核算要求；還有，在會計(jì)核算軟件中，總是由多個相當(dāng)于“會計(jì)科目表”的部分，共同構(gòu)成了完整的核算體系，它們主要是“會計(jì)科目主表”、“部門目錄”、“單位往來目錄”、“個人往來目錄”、“項(xiàng)目目錄”等，他們之間以從屬或交叉的關(guān)系，組合成一個大的“會計(jì)科目表”。（2）從內(nèi)容上，豐富了傳統(tǒng)“設(shè)置帳戶”的方法。系統(tǒng)內(nèi)部處理數(shù)據(jù)時，以科目編碼做為會計(jì)科目的惟一標(biāo)識和所屬關(guān)系的判定依據(jù)，使分級核算更加緊湊、嚴(yán)格、清晰；可以根據(jù)需要產(chǎn)生新的帳頁格式或核算內(nèi)容；“會計(jì)科目表”各部分之間在使用時隨時組合，既保證了科目設(shè)置的完整性，又具有較強(qiáng)的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會計(jì)科目的設(shè)置。如“營業(yè)費(fèi)用/通訊費(fèi)”按部門設(shè)置明細(xì)科目進(jìn)行核算時，到底哪些部門實(shí)際上真的會發(fā)生“通訊費(fèi)”呢，在電算化核算系統(tǒng)中，只有真的發(fā)生時，該帳戶才正式存在；電算化系統(tǒng)中“部門目錄”、“往來目錄”等，本身可以繼續(xù)分類或分級，而且“部門目錄”與“會計(jì)科目主表”之間是交叉關(guān)系，所有級次的會計(jì)科目都可以同時進(jìn)行“總分類核算”和“明細(xì)分類核算”，即同時具有本期累計(jì)發(fā)生額、本年累計(jì)發(fā)生額、余額等概括性數(shù)據(jù)和含有業(yè)務(wù)事項(xiàng)（會計(jì)分錄）的詳細(xì)數(shù)據(jù)（明細(xì)帳）。提高了會計(jì)核算的詳細(xì)程度，使會計(jì)核算體系更加完善。 

　　四、業(yè)務(wù)處理的核心：“填制憑證”與“登記帳簿” 

　　電算化會計(jì)之所以仍然只是會計(jì)，而不是另外一個新的學(xué)科，就在于它仍然是以形成“憑證”、“帳簿”、“報表”等會計(jì)檔案資料為主要任務(wù)形式�！疤钪茟{證”和“登記帳簿”這樣的傳統(tǒng)會計(jì)方法仍然是電算化會計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會計(jì)系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)形式上的主要差別就是這些會計(jì)檔案的存在形式的不同，這就決定了“填制憑證”與“登記帳簿”這些方法的直接對象有著明顯的區(qū)別，在使用這些方法時，自然也因其對象屬性的變化而有所變化。

　　在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，“填制憑證”有兩種情形，一種是直接在系統(tǒng)中填制憑證，另一種是手工制好憑證后的輸入憑證，兩種情形都體現(xiàn)為會計(jì)軟件的一個較為重要的輸入功能。與傳統(tǒng)會計(jì)方法相比，電算化會計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記帳簿”主要有以下幾個方面的特點(diǎn)：（1）憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會計(jì)分錄中的會計(jì)科目必須在設(shè)置的會計(jì)科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細(xì)科目；根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項(xiàng)目，如往來單位、結(jié)算單據(jù)號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對應(yīng)科目等；編號可以自動連續(xù)；日期可以限制順序等。（2）鍵盤操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”，因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。（3）填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗(yàn)憑證的正確性。（4）“登記帳簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且準(zhǔn)確；計(jì)算機(jī)不會因疏漏出現(xiàn)總帳與明細(xì)帳登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記帳之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。（5）“登記帳簿”只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。這一簡單的過程明確了“工作底稿”與正式會計(jì)檔案之間的界限，具有非常重要的意義。 

　　五、自動化處理的充分體現(xiàn)：“自動轉(zhuǎn)帳”的電算會計(jì)方法 

　　根據(jù)用戶定義，由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)帳憑證的方法稱為“自動轉(zhuǎn)帳”，它已經(jīng)成為電算化會計(jì)系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動轉(zhuǎn)帳有兩種情形，一種是直接從帳項(xiàng)數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記帳憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益；另一種是要通過函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計(jì)算并分配應(yīng)付福利費(fèi)。自動轉(zhuǎn)帳又分為兩個層次，一個層次是在總帳系統(tǒng)（或稱帳務(wù)處理系統(tǒng)）中定義并使用的自動轉(zhuǎn)帳；另一個層次是在各個子系統(tǒng)中定義和使用自動轉(zhuǎn)帳，如工資系統(tǒng)中的工資費(fèi)用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費(fèi)用分配等。 

　　“自動轉(zhuǎn)帳”一旦完成定義，即可在不同會計(jì)期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。 

　　六、會計(jì)信息的集中與概括：“編制會計(jì)報表” 

　　編制會計(jì)報表，是會計(jì)工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)識性工作。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。

　　在會計(jì)核算軟件中，編制會計(jì)報表分為兩個步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是“會計(jì)報表格式設(shè)計(jì)”，二是“數(shù)據(jù)來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計(jì)期間，即可自動生成當(dāng)期會計(jì)報表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會計(jì)報表可以長期使用。生成會計(jì)報表的過程快速準(zhǔn)確，可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會計(jì)報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。

　　由于會計(jì)報表軟件帶來的方便性，較之傳統(tǒng)會計(jì)方法，可以編制更多、更詳細(xì)的會計(jì)報表，為管理提供更及時、更有用的會計(jì)信息。 

　　以上對電算化環(huán)境下的會計(jì)方法的主要內(nèi)容進(jìn)行了列述，可以看出，這些方法在電算化環(huán)境下，在形式上產(chǎn)生了明顯的變化，也出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容和要求，值得我們在實(shí)踐中不斷總結(jié)，在理論上進(jìn)行深入研究。本文旨在引起大家對電算化環(huán)境下的會計(jì)方法的充分重視，加強(qiáng)對有關(guān)問題的研究和探討，從而更有力地指導(dǎo)會計(jì)電算化的實(shí)踐。