巧用Excel97的三維引用匯總報(bào)表數(shù)據(jù)

　　對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總是企事業(yè)單位必不可少的工作，有一套通用的報(bào)表數(shù)據(jù)管理軟件來做這一工作當(dāng)然最好不過。其實(shí)，在 Excel 97 中完全可以進(jìn)行這項(xiàng)工作，操作簡單到只要點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)按按鍵盤即可。本文結(jié)合實(shí)例為大家介紹利用Excel 97 的三維引用功能匯總報(bào)表數(shù)據(jù)的方法，同時(shí)介紹一些在  Excel 97 中復(fù)制表格、建立公式和復(fù)制公式的操作技巧。

　　報(bào)表匯總中最常見的形式是匯總相同格式的報(bào)表。其特點(diǎn)是被匯總報(bào)表和匯總報(bào)表都是用同一種報(bào)表填寫，表中數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置。就是說，源工作表和目標(biāo)工作表都是由同一模板生成，源區(qū)域和目標(biāo)區(qū)域完全相同。

　　以匯總銷售利潤明細(xì)表為例，步驟如下：

　�、� 在新的工作簿中建立工作表“銷售利潤明細(xì)表”，依照需要設(shè)置好各單元格的格式，如字體、字號(hào)、數(shù)字和貨幣的小數(shù)位、對(duì)齊方式等等；

　�、� 建立表內(nèi)運(yùn)算公式：

　　⑴ 選定單元格C12；

　　⑵ 雙擊（鼠標(biāo)左鍵，下同）編輯欄左邊的“＝”；

　�、� 雙擊「常用」工具欄中的求和符號(hào)“∑”；

　�、� 單擊單元格C5后按住Shift鍵接著單擊單元格C11，單擊“√”確定，此時(shí)在編輯欄中出現(xiàn)公式：“＝SUM（C5：C11）”，意為對(duì)單元格C5至C11的數(shù)據(jù)求和，并將結(jié)果填入單元格C12內(nèi)；（見圖一）

　�、� 緊接著第⑷步（否則必須重新選定單元格C12）將上述公式復(fù)制到單元格D12至H12中：單擊「常用」工具欄中的「復(fù)制」圖標(biāo)，選定單元格D12至H12這一區(qū)域，再單擊「粘貼」圖標(biāo)即可；

　　⑹ 選定單元格H5；

　�、� 雙擊“＝”，在編輯欄出現(xiàn)的“＝”后輸入公式“D5－E5－F5－G5”（不包括引號(hào)）單擊“√”確定；

　�、� 用第⑸步的方法把該公式復(fù)制到單元格H6至H11中。

　　公式建立后可以在表中任意輸入數(shù)據(jù)觀察H欄和12行的計(jì)算結(jié)果是否正確，確定以后將輸入的數(shù)據(jù)刪除， 進(jìn)入下一步。（注意：不能對(duì)已建立公式的單元格進(jìn)行刪除操作，否則必須重新對(duì)其復(fù)制公式）。

　�、� 復(fù)制工作表

　　選定主菜單「編輯」中「移動(dòng)或復(fù)制工作表」選項(xiàng)，在「移動(dòng)或復(fù)制工作表」對(duì)話框中選中「建立副本」后確定，就會(huì)在工作簿中新增一個(gè)工作表，依此復(fù)制，共建立13個(gè)工作表，對(duì)各表標(biāo)簽依次命名為“銷售01表、銷售02表、……銷售12表、銷售匯總表”分別為一年的1月、2月、……12月的銷售利潤明細(xì)表和全年銷售利潤明細(xì)表的匯總表。

　�、� 用三維引用功能匯總?cè)�年�?bào)表數(shù)據(jù)

　�、� 選定“銷售匯總表”的C5單元格；

　　⑵ 雙擊“＝”，再雙擊求和符號(hào)“∑”；

　�、� 單擊“銷售01表”標(biāo)簽，接著按住Shift鍵單擊“銷售12表”標(biāo)簽，并輸入“C5”；

　�、� 單擊“√”確定，此時(shí)在編輯欄中可以看到在“銷售匯總表”C5單元格中建立的匯總公式：“＝SUM（銷售01表：銷售12表！C5）”，表示將“銷售01表”到“銷售12表”這一工作表范圍內(nèi)的各表C5單元格的數(shù)據(jù)加和匯總到“銷售匯總表”的C5單元格中；

　　⑸ 用上面建立公式的第⑸步方法復(fù)制匯總公式，（可選定“銷售匯總表”從C5到H12的整個(gè)區(qū)域一次性復(fù)制）。

　　我們?nèi)我膺x定“銷售匯總表”的一個(gè)單元格如E7，如果在編輯欄中看到匯總公式為“＝SUM（銷售01表：銷售12表！E7）”，則說明匯總公式的建立與復(fù)制都正確無誤，同時(shí)也可以看到，凡是已建立（或復(fù)制）了公式的單元格都會(huì)顯示出已設(shè)定的數(shù)字和貨幣格式，如圖二。至此我們已經(jīng)完成了報(bào)表匯總的全部準(zhǔn)備工作。我們只要在各月的明細(xì)表中輸入原始數(shù)據(jù)，不但馬上可以看到該張表各項(xiàng)指標(biāo)的合計(jì)數(shù)，而且可以從匯總表中看到已輸入數(shù)據(jù)各表的匯總數(shù)。如一月、二月的報(bào)表完成后，匯總表中顯示的數(shù)字就是一至二月的累計(jì)數(shù)，十二個(gè)月的報(bào)表都輸入了數(shù)據(jù)后，匯總表顯示的就是全年的總計(jì)數(shù)。如果對(duì)任一張明細(xì)表的任何數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改，匯總表的相應(yīng)數(shù)據(jù)就會(huì)按更改后的數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，完全不需人工干預(yù)。同樣地，如果在明細(xì)表“銷售01表”與“銷售12表”的位置之間新增或刪除任意數(shù)量的工作表，不須再對(duì)新表建立公式，匯總表會(huì)自動(dòng)對(duì)它們的數(shù)據(jù)進(jìn)行添加或刪除。

　　本例是對(duì)同一單位不同期間的報(bào)表進(jìn)行匯總，如果要對(duì)同一期間不同單位的報(bào)表進(jìn)行匯總，方法也是一樣�？梢院敛豢鋸埖卣f，Excel97三維引用功能用于報(bào)表匯總的效果決不會(huì)亞于某些專門的報(bào)表數(shù)據(jù)管理軟件。