巧用Excel97的三維引用匯總報表數(shù)據(jù)

　　對報表的數(shù)據(jù)進行匯總是企事業(yè)單位必不可少的工作，有一套通用的報表數(shù)據(jù)管理軟件來做這一工作當然最好不過。其實，在 Excel 97 中完全可以進行這項工作，操作簡單到只要點點鼠標按按鍵盤即可。本文結合實例為大家介紹利用Excel 97 的三維引用功能匯總報表數(shù)據(jù)的方法，同時介紹一些在  Excel 97 中復制表格、建立公式和復制公式的操作技巧。

　　報表匯總中最常見的形式是匯總相同格式的報表。其特點是被匯總報表和匯總報表都是用同一種報表填寫，表中數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置。就是說，源工作表和目標工作表都是由同一模板生成，源區(qū)域和目標區(qū)域完全相同。

　　以匯總銷售利潤明細表為例，步驟如下：

　�、� 在新的工作簿中建立工作表“銷售利潤明細表”，依照需要設置好各單元格的格式，如字體、字號、數(shù)字和貨幣的小數(shù)位、對齊方式等等；

　　⒉ 建立表內(nèi)運算公式：

　�、� 選定單元格C12；

　�、� 雙擊（鼠標左鍵，下同）編輯欄左邊的“＝”；

　　⑶ 雙擊「常用」工具欄中的求和符號“∑”；

　　⑷ 單擊單元格C5后按住Shift鍵接著單擊單元格C11，單擊“√”確定，此時在編輯欄中出現(xiàn)公式：“＝SUM（C5：C11）”，意為對單元格C5至C11的數(shù)據(jù)求和，并將結果填入單元格C12內(nèi)；（見圖一）

　�、� 緊接著第⑷步（否則必須重新選定單元格C12）將上述公式復制到單元格D12至H12中：單擊「常用」工具欄中的「復制」圖標，選定單元格D12至H12這一區(qū)域，再單擊「粘貼」圖標即可；

　�、� 選定單元格H5；

　�、� 雙擊“＝”，在編輯欄出現(xiàn)的“＝”后輸入公式“D5－E5－F5－G5”（不包括引號）單擊“√”確定；

　　⑻ 用第⑸步的方法把該公式復制到單元格H6至H11中。

　　公式建立后可以在表中任意輸入數(shù)據(jù)觀察H欄和12行的計算結果是否正確，確定以后將輸入的數(shù)據(jù)刪除， 進入下一步。（注意：不能對已建立公式的單元格進行刪除操作，否則必須重新對其復制公式）。

　　⒊ 復制工作表

　　選定主菜單「編輯」中「移動或復制工作表」選項，在「移動或復制工作表」對話框中選中「建立副本」后確定，就會在工作簿中新增一個工作表，依此復制，共建立13個工作表，對各表標簽依次命名為“銷售01表、銷售02表、……銷售12表、銷售匯總表”分別為一年的1月、2月、……12月的銷售利潤明細表和全年銷售利潤明細表的匯總表。

　　⒋ 用三維引用功能匯總全年報表數(shù)據(jù)

　　⑴ 選定“銷售匯總表”的C5單元格；

　�、� 雙擊“＝”，再雙擊求和符號“∑”；

　�、� 單擊“銷售01表”標簽，接著按住Shift鍵單擊“銷售12表”標簽，并輸入“C5”；

　�、� 單擊“√”確定，此時在編輯欄中可以看到在“銷售匯總表”C5單元格中建立的匯總公式：“＝SUM（銷售01表：銷售12表！C5）”，表示將“銷售01表”到“銷售12表”這一工作表范圍內(nèi)的各表C5單元格的數(shù)據(jù)加和匯總到“銷售匯總表”的C5單元格中；

　�、� 用上面建立公式的第⑸步方法復制匯總公式，（可選定“銷售匯總表”從C5到H12的整個區(qū)域一次性復制）。

　　我們?nèi)我膺x定“銷售匯總表”的一個單元格如E7，如果在編輯欄中看到匯總公式為“＝SUM（銷售01表：銷售12表！E7）”，則說明匯總公式的建立與復制都正確無誤，同時也可以看到，凡是已建立（或復制）了公式的單元格都會顯示出已設定的數(shù)字和貨幣格式，如圖二。至此我們已經(jīng)完成了報表匯總的全部準備工作。我們只要在各月的明細表中輸入原始數(shù)據(jù)，不但馬上可以看到該張表各項指標的合計數(shù)，而且可以從匯總表中看到已輸入數(shù)據(jù)各表的匯總數(shù)。如一月、二月的報表完成后，匯總表中顯示的數(shù)字就是一至二月的累計數(shù)，十二個月的報表都輸入了數(shù)據(jù)后，匯總表顯示的就是全年的總計數(shù)。如果對任一張明細表的任何數(shù)據(jù)進行了修改，匯總表的相應數(shù)據(jù)就會按更改后的數(shù)據(jù)自動更新，完全不需人工干預。同樣地，如果在明細表“銷售01表”與“銷售12表”的位置之間新增或刪除任意數(shù)量的工作表，不須再對新表建立公式，匯總表會自動對它們的數(shù)據(jù)進行添加或刪除。

　　本例是對同一單位不同期間的報表進行匯總，如果要對同一期間不同單位的報表進行匯總，方法也是一樣�？梢院敛豢鋸埖卣f，Excel97三維引用功能用于報表匯總的效果決不會亞于某些專門的報表數(shù)據(jù)管理軟件。