會計電算化工作指南（八）

    如何甩手工帳 

　　一、試運(yùn)行

　　電算化會計信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運(yùn)行一段時間，以檢驗其是否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統(tǒng)的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運(yùn)行階段。

　　1 試運(yùn)行的目的

　　會計核算軟件，無論是自己研制或是購買的，一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關(guān)性能進(jìn)行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式，與單位實際會計業(yè)務(wù)相差很遠(yuǎn)；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如成本核算、報表編制等，都由用戶定義，也難免出現(xiàn)差錯；此外，會計軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計核算軟件必須經(jīng)過試運(yùn)行才能投入正式作用。

　　(1) 會計核算軟件的功能檢查。通過試運(yùn)行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達(dá)到了原設(shè)計的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及方法完成核算業(yè)務(wù)。

　　(2) 正確性檢查。通過試運(yùn)行，并與手工比較，檢驗會計核算軟件在記帳、編制報表、成本核算、工資計算等業(yè)務(wù)處理的正確與否。

　　(3) 合法性檢查。檢查會計核算軟件是否符合財政部關(guān)于會計核算軟件的幾項規(guī)定的有關(guān)要求，是否符合財政部門制定的財務(wù)會計制度。

　　(4) 可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運(yùn)行過程中是否安全可靠，能否保證會計核算工作的正常進(jìn)行，能否防止一些意外事故等等。

　　(5)及時性。系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，能否保證及時提供、上報有關(guān)會計信息，包括帳、表等。

　　(6) 例外情況檢查。通過試運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)一些原先設(shè)計時未加考慮的例外事件，并及時采取措施，改進(jìn)完善軟件。

　　總之，通過試運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)計中的一些錯誤、問題，排除一些隱患，完善功能，保證會計核算軟件在投入使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生問題。

　　2 試運(yùn)行階段的主要工作

　　財政部規(guī)定，會計核算軟件要經(jīng)過三個月以上的試運(yùn)行。對于由財政部主持評審的商品化會計核算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運(yùn)行半年以上。

　　在試運(yùn)行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花力量組織并輸入計算機(jī)會計核算所需的當(dāng)月數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤等，操作計算機(jī)完成有關(guān)會計核算業(yè)務(wù)，并輸出所有總帳、明細(xì)帳、報表和有關(guān)核算中間結(jié)果。分析計算機(jī)輸出結(jié)果與手工帳表數(shù)據(jù)比較，查找差異原因，若屬軟件設(shè)計原因，就必須由有關(guān)人員修改程序，改正缺陷。

　　3 試運(yùn)行階段應(yīng)注意的問題：

　　(1)試運(yùn)行階段，手工和計算機(jī)兩套系統(tǒng)同時運(yùn)轉(zhuǎn)。這勢必增加財會人員的工作量。一般會計人員除了需多編制憑證外，還負(fù)責(zé)輸入或復(fù)核和結(jié)果分析比較等任務(wù)，工作量十分大，因此，一定要加強(qiáng)管理，做好思想工作，領(lǐng)導(dǎo)要大力支持，全力以赴，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，贏得有關(guān)人員特別是財會人員的理解和支持，保證試運(yùn)行工作順利進(jìn)行。

　　(2)試運(yùn)行要取得預(yù)期效果,除了軟件性能外, 還要依靠慎密的組織、嚴(yán)格的管理和較好的人員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關(guān)要求，有計劃有步驟開展工作，并嚴(yán)格遵照系統(tǒng)使用操作說明書和有關(guān)管理制度。并必須配備熟悉本單位會計核算業(yè)務(wù)和電子計算機(jī)知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)管理人員。目前，許多單位試運(yùn)行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設(shè)計問題，而是應(yīng)用部門在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計算機(jī)，回到手工核算狀態(tài)。

　　(3)輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否是保證手工與計算機(jī)輸出結(jié)果一致的關(guān)鍵。記帳憑證編制必須嚴(yán)格按照系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定，不得省略有關(guān)項目、內(nèi)容，科目必須明細(xì)到規(guī)定的最低級數(shù)，保證憑證輸入的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復(fù)檢，杜絕憑證重輸、漏輸。

　　(4) 電算化會計信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習(xí)慣和方法，因此，必須敦促會計人員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結(jié)果的可比性。

　　(5)手工核算與計算機(jī)核算結(jié)果的一致性問題。一般情況下，這兩者結(jié)果應(yīng)該一致。但由于計算機(jī)精度高，通過計算機(jī)計算出來的一些數(shù)據(jù)，與手工有一定誤差。如成本核算中的水電汽暖費(fèi)、材料差異、工資、車間經(jīng)費(fèi)、企業(yè)管理費(fèi)等費(fèi)用分配，可能會出現(xiàn)幾分、幾角的誤差，導(dǎo)致手工與計算機(jī)核算對不起來，也影響到有關(guān)總帳、明細(xì)帳，最后影響有關(guān)報表。這種誤差屬正常的，不應(yīng)是問題。因此對于手工與計算機(jī)核算結(jié)果不一致問題，首先應(yīng)分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件問題，然后糾正。

　　二、替代手工核算程序

　　1 替代手工核算的基本條件

　　當(dāng)電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運(yùn)行，達(dá)到有關(guān)要求規(guī)定，就應(yīng)甩掉手工，由計算機(jī)完成會計核算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運(yùn)行沒有發(fā)現(xiàn)問題或發(fā)現(xiàn)問題及時得到改進(jìn)的會計軟件，不能保證在正式運(yùn)行中不出問題。要保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需要具備相應(yīng)的條件，因此，財政部在“會計核算軟件管理的幾項規(guī)定中規(guī)定，替代手工記帳必須具備以下條件：

　　(1)單位獲得“會計工作達(dá)標(biāo)單位“證書。

　　(2)采用的會計核算軟件已通過評審。

　　(3)與手工并行運(yùn)行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。

　　(4) 配有專門或主要用于會計核算工作的計算機(jī)可計算機(jī)終端，并配有指定的專職或兼職的上機(jī)操作人員。

　　(5) 有嚴(yán)格的操作管理制度，包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限；預(yù)防記帳憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計算機(jī)的記帳憑證未經(jīng)復(fù)核而登帳的措施；必要的上機(jī)操作記錄制度。

　　(6) 有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，包括保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批、監(jiān)督制度。

　　(7)有嚴(yán)格的電算化會計檔案管理制度。

　　2 替代手工核算的審批程序和要求

　　各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

　　(1) 地方各單位由同級財政部門或其授權(quán)單位審批。

　　(2) 國務(wù)院直屬單位由國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)，年末一次匯總，報財政部備案。

　　(3) 軍隊各單位的審批權(quán)限由總后勤部財務(wù)部規(guī)定。

　　申請單位應(yīng)提交以下資料：有關(guān)會計電算化的內(nèi)部管理資料；計算機(jī)會計科目代碼和其它有關(guān)代碼及編制說明；試運(yùn)行簡況及輸出的帳、證、表樣本。

　　3 替代手工核算的二種方式

　　從試運(yùn)行向計算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換, 替代手工核算,一般有兩種方式:一種方式是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換; 另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換,以保證系統(tǒng)可靠,平衡過度。對于會計業(yè)務(wù)量大，處理復(fù)雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式，先易后難。對于那些業(yè)務(wù)簡單或單項應(yīng)用的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉(zhuǎn)換方式。
　　
　　三、電算化會計信息系統(tǒng)的使用

　　電算化會計信息系統(tǒng)替代手工核算后，大部分會計核算工作就由計算機(jī)完成。在這一階段，會計人員的主要工作有：

　　(1)安軟件要求在計算機(jī)上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；

　　(2)記帳憑證編制及審核工作；

　　(3)輸入日常核算數(shù)據(jù),包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等，并復(fù)核；

　　(4)操作計算機(jī)完成各項核算業(yè)務(wù)；

　　(5)查詢和打印輸出有關(guān)會計帳目、憑證、報表及其他有關(guān)會計數(shù)據(jù)；

　　(6)保管好會計檔案資料；

　　(7)做好軟件、硬件日常維護(hù)工作。
　　
　　系統(tǒng)運(yùn)行過程中，必須嚴(yán)格按照操作管理制度、維護(hù)管理制度、會計檔案管理制度和操作規(guī)程的規(guī)定要求，不得有半點馬虎。