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第一,審計(jì)中相同問題的瀕繁出現(xiàn)。常年從事審計(jì)的人員會(huì)發(fā)現(xiàn)每年都會(huì)審計(jì)出同樣的問題,如往來款函證不及時(shí)、盤點(diǎn)差錯(cuò)率高、資產(chǎn)負(fù)債率高等,原因大都?xì)w咎于整改不到位。實(shí)際上,一些問題通過整改解決后,過一段時(shí)間又會(huì)重新出現(xiàn)或以不同形式出現(xiàn),使審計(jì)工作徒勞無功。歸納原因主要為:一是被審單位整改態(tài)度消極;二是被審單位急功近利,若審計(jì)整改限期完成,被審單位則會(huì)更多地關(guān)注現(xiàn)有問題的解決,從而忽視防范和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn);三是被審單位整改措施不當(dāng),如果審計(jì)發(fā)現(xiàn)有貪污或坐支的現(xiàn)象,則整改時(shí)首先要檢查的公司內(nèi)部控制和流程管理的是否出了問題,而不能簡單局限于對當(dāng)事會(huì)計(jì)、出納進(jìn)行懲罰和告誡;四是被審單位人員更迭,而單位內(nèi)部控制不強(qiáng)、流程管理不清晰,沒有制度的剛性約束,前任會(huì)計(jì)犯的錯(cuò)誤很容易在現(xiàn)任會(huì)計(jì)中再次發(fā)生。由此可知,審計(jì)整改更應(yīng)重視內(nèi)部控制建設(shè)和業(yè)務(wù)流程管理,通過流程再造對發(fā)現(xiàn)的問題達(dá)到標(biāo)本兼治的效果。
第二,業(yè)務(wù)流程管理是內(nèi)控體系建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。“業(yè)務(wù)流程”是指通過規(guī)范一系列連續(xù)有規(guī)律的行動(dòng)的發(fā)生和執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的過程。“業(yè)務(wù)流程管理”是指在不斷的變革中對企業(yè)所有的內(nèi)外業(yè)務(wù)通過制度化的控制手段和圖形化的流程模型來進(jìn)行管理,達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高獲利能力。企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制、保障持續(xù)健康發(fā)展,進(jìn)行流程管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是流程管理是內(nèi)控體系的載體。內(nèi)控體系要通過流程管理發(fā)揮作用,如對庫存現(xiàn)金的控制首先要明確庫存現(xiàn)金的存、取管理流程,再從流程中分析審批、支出、收入、日限額控制等關(guān)鍵控制點(diǎn),制定嚴(yán)格的控制制度確保庫存現(xiàn)金的安全,梳理明確業(yè)務(wù)流程將使內(nèi)部控制發(fā)揮最大的效用,并能促使各項(xiàng)制度有效地貫徹和實(shí)施。二是流程管理使審計(jì)工作有章可循,提高了審計(jì)效率。經(jīng)驗(yàn)證明,從業(yè)務(wù)流程人手開展審計(jì),在管理控制的鏈條中查找問題,使審計(jì)工作很快切入問題根源。提高效率,并且從根本上強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制。如被審單位存在盤點(diǎn)差錯(cuò)率高的問題,審計(jì)時(shí)首先要看單位的盤點(diǎn)制度和管理流程,不是僅關(guān)注現(xiàn)場盤點(diǎn)的差錯(cuò)率,而是重新審視單位過去會(huì)計(jì)期間盤點(diǎn)的頻率、差錯(cuò)率的真實(shí)性、詢問盤點(diǎn)人監(jiān)盤人進(jìn)行盤點(diǎn)的過程、對盤點(diǎn)差錯(cuò)率的處理等,認(rèn)真了解公司的庫存管理流程,分析差錯(cuò)率高是由流程管理的漏洞造成還是個(gè)人的主觀原因,最后根據(jù)診斷結(jié)果確定相應(yīng)的整改措施或完善制度規(guī)范流程或懲戒相關(guān)責(zé)任人。
第三,審計(jì)整改要通過“流程再造”才能標(biāo)本兼治。西方管理者對“流程再造”定義為:對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行基礎(chǔ)性再思考和實(shí)質(zhì)性再設(shè)計(jì),從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的顯著改善。企業(yè)的發(fā)展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。有效地內(nèi)部控制同樣隨著公司的發(fā)展而改善。審計(jì)工作也需要從“查錯(cuò)防弊”的傳統(tǒng)角色中實(shí)現(xiàn)增值服務(wù)。通過審計(jì)來發(fā)現(xiàn)“流程管理”中的不足和薄弱環(huán)節(jié),通過“流程再造”來完善管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制。“二者結(jié)合”將使審計(jì)工作和“流程管理”相得益彰。將“流程再造”作為審計(jì)整改的方式將達(dá)到如下效果:一是彌補(bǔ)制度缺陷,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題有兩種:主觀意識(shí)錯(cuò)誤和制度缺陷。對于后者只有通過“流程再造”細(xì)化管理措施、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程才能徹底鏟除問題的根源。對此,審計(jì)提出如下“流程再造”的整改意見:建立健全債權(quán)債務(wù)預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)對債權(quán)的催收。指定專人,定期編制債權(quán)債務(wù)表,以時(shí)間長短為標(biāo)準(zhǔn),對超過3個(gè)月的債權(quán)債務(wù)進(jìn)行逐筆分析,按風(fēng)險(xiǎn)大小進(jìn)行排列;對超過6個(gè)月的債權(quán)應(yīng)進(jìn)行書面催收,及時(shí)判定壞賬比例,確保資產(chǎn)安全;對超過1年的債權(quán)應(yīng)馬上清理完畢,特殊情況要申請,并建立追查機(jī)制。對每筆借款要求必須詳細(xì)說明借款用途、借款期限、還款時(shí)間等。量化借款指標(biāo),財(cái)務(wù)上應(yīng)對借款人的信用進(jìn)行核實(shí),主要審核該人歷史借款情況:借款的時(shí)間、用途,借款的頻率,還款情況等。通過上述流程再造,將原來的借款流程“填寫借款單-審批-財(cái)務(wù)記賬-出納付款-還款-財(cái)務(wù)銷賬”優(yōu)化為“建立債權(quán)催收機(jī)制-填寫借款單(說明借款時(shí)間、用途、還款期限)-審批(嚴(yán)格按照量化借款指標(biāo)審批)-核實(shí)(財(cái)務(wù)核實(shí)借款人信用狀況)-財(cái)務(wù)記賬-出納付款-催收(按照借款說明的時(shí)間、用途和還款期限對借款人進(jìn)行還款提醒和催收)-還款-財(cái)務(wù)銷賬”。二是規(guī)避主觀風(fēng)險(xiǎn),提高審計(jì)效率。企業(yè)許多問題是由于業(yè)務(wù)人員不熟悉流程、專業(yè)水平低或者人員更迭頻繁造成的。通過“流程再造”不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)鏈條,形成單位自身成熟的管理和控制措施,引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員走上規(guī)范的道路,從而規(guī)避主觀錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),實(shí)行“業(yè)務(wù)流程管理”、進(jìn)行“流程再造”也能促使審計(jì)人員通過對公司業(yè)務(wù)流程的判斷,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和問題,增大審計(jì)價(jià)值,提高審計(jì)效率。三是避免錯(cuò)誤再次發(fā)生,形成良性發(fā)展。只有通過“流程再造”嚴(yán)格把控重要環(huán)節(jié),促進(jìn)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠按照流程開展,增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理和控制的自動(dòng)性,才能有效避免“同樣問題重復(fù)出現(xiàn)”的情況。通過審計(jì)進(jìn)行不斷深入地“流程再造”,不斷優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,使管理措施和控制手段不斷適應(yīng)變化的市場環(huán)境和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài),促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康的良性發(fā)展。
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