存貨占用資金量過(guò)大一直是困擾煤機(jī)制造企業(yè)的老大難問(wèn)題，究其原因主要是煤機(jī)制造企業(yè)沒(méi)有對(duì)存貨管理的內(nèi)部控制活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)、合理的設(shè)計(jì)。張家口煤機(jī)公司從存貨控制流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制措施三方面入手，對(duì)存貨管理的內(nèi)部控制做了一些有益的嘗試。

　　一、存貨管理控制流程及關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)

　　為規(guī)避日常存貨管理中的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，張家口煤機(jī)公司設(shè)計(jì)了以下基本控制流程：存貨入庫(kù) 登記存貨賬簿、表 存貨倉(cāng)儲(chǔ)保管 存貨出庫(kù) 存貨盤點(diǎn) 存貨處置 存貨核算。

　　為保證上述流程執(zhí)行的效果，張家口煤機(jī)公司與某信息技術(shù)有限公司簽約，購(gòu)買了全部的CAPMS/ERP軟件和服務(wù)，應(yīng)用于公司的供、產(chǎn)、銷、存及財(cái)務(wù)管理和決策支持等業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)MIS（管理信息系統(tǒng)）系統(tǒng)的集成運(yùn)行?？紤]到各職能部門的需要，公司設(shè)立了專門的物流中心并使用ERP/INV庫(kù)存管理系統(tǒng)，及時(shí)提供經(jīng)營(yíng)管理所需的決策信息，使各職能部門能隨時(shí)查詢到各種物資庫(kù)存狀況和資金占用狀況，盤活了資產(chǎn)，減少了庫(kù)存資金占用，取得了較好的存貨管理效益。

　　張家口煤機(jī)公司還明確了存貨管理內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：首先，明確了權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工，各機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備均科學(xué)合理，并形成了相應(yīng)的制度及文件。其次，存貨請(qǐng)購(gòu)的依據(jù)做到了充分而且適當(dāng)，請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)和審批程序十分明確，并形成了相應(yīng)的制度及文件。再次，存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、處置的控制流程做到清晰、明了，對(duì)存貨預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、存貨驗(yàn)收、保管及重要存貨的接觸條件、內(nèi)部調(diào)劑、盤點(diǎn)和處置的原則及程序均有明確的制度規(guī)定。最后，存貨成本核算方法、跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提等會(huì)計(jì)處理方法均符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度。

　　二、存貨控制的具體措施

　　1.存貨入庫(kù)

　　（1）對(duì)于一般原材料的存貨，公司質(zhì)檢部門、采購(gòu)部門要對(duì)原材料存貨質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)，審核采購(gòu)清單、產(chǎn)品交付清單，并與實(shí)物一一核對(duì)無(wú)誤后，由物流中心在ERP系統(tǒng)辦理入庫(kù)并打印入庫(kù)單。

　?。?）對(duì)于直接運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)使用的存貨，公司采購(gòu)部門、質(zhì)檢部門、物流中心及生產(chǎn)使用部門的相關(guān)人員必須到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)并簽字確認(rèn)，在ERP系統(tǒng)中辦理入庫(kù)和出庫(kù)，打印系統(tǒng)生成的入庫(kù)單和出庫(kù)單。

　?。?）對(duì)于非貨幣性交易的用于抵債的實(shí)物存貨，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字同意后，比照（1）和（2）辦理入庫(kù)手續(xù)。

　?。?）各車間之間流轉(zhuǎn)的半成品存貨的入庫(kù)更加嚴(yán)格。鑒于半成品流轉(zhuǎn)的運(yùn)輸成本太高，不可能全部入半成品庫(kù)，只能在車間之間直接流轉(zhuǎn)，如果管理不當(dāng)，定會(huì)造成半成品結(jié)轉(zhuǎn)的混亂，為此，公司的做法是：上工序車間首先對(duì)已加工完成的半成品，經(jīng)本車間質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，直接運(yùn)抵下工序車間，在ERP系統(tǒng)中打印出庫(kù)單，出庫(kù)單要由質(zhì)檢員和辦理入庫(kù)人員簽字，同時(shí)下工序車間在ERP系統(tǒng)中打印領(lǐng)料單，由收料員簽字后，將領(lǐng)料單及入庫(kù)單送往物流中心，物流中心必須及時(shí)錄入系統(tǒng)并簽字確認(rèn)。如因物流中心未及時(shí)錄入造成生產(chǎn)過(guò)程中的物流、票流不相符，需要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　?。?）對(duì)于成臺(tái)整機(jī)入庫(kù)，總裝車間需按產(chǎn)品發(fā)貨明細(xì)領(lǐng)料，填制領(lǐng)料票。①需鋪試的成臺(tái)設(shè)備分別向半成品庫(kù)房及材料庫(kù)領(lǐng)回鋪試件進(jìn)行鋪試，鋪試完成后，總裝車間向成品庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，使用計(jì)算機(jī)打印整機(jī)入庫(kù)單，每臺(tái)設(shè)備打印一張入庫(kù)單（打印一式二聯(lián)，其中轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部一聯(lián)），入庫(kù)單內(nèi)容包括用戶、合同號(hào)、定單號(hào)、設(shè)備型號(hào)/名稱、數(shù)量、入庫(kù)日期等，同時(shí)按照發(fā)貨明細(xì)打印鋪試件入庫(kù)明細(xì)，總裝車間將整機(jī)入庫(kù)單、鋪試件入庫(kù)明細(xì)、非鋪試件領(lǐng)票轉(zhuǎn)成品庫(kù)，成品庫(kù)在整機(jī)入庫(kù)單、鋪試件入庫(kù)明細(xì)、非鋪試件領(lǐng)票上蓋章并返回總裝車間一聯(lián)作為總裝車間入庫(kù)整機(jī)的憑據(jù)，同時(shí)返回財(cái)務(wù)部一聯(lián)作為結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品成本的依據(jù)，同時(shí)成品庫(kù)負(fù)責(zé)成臺(tái)整機(jī)入庫(kù)在計(jì)算機(jī)管理程序中建賬，并將鋪試件按明細(xì)記入成臺(tái)整機(jī)計(jì)算機(jī)管理臺(tái)賬中。②對(duì)于不需鋪試的成臺(tái)設(shè)備，由總裝車間使用計(jì)算機(jī)打印整機(jī)入庫(kù)單，并將整機(jī)入庫(kù)單和成臺(tái)半成品及配套件領(lǐng)票轉(zhuǎn)成品庫(kù)，成品庫(kù)在整機(jī)入庫(kù)單和領(lǐng)票上蓋章并返回總裝車間一聯(lián)為總裝車間入庫(kù)整機(jī)的憑據(jù)，同時(shí)成品庫(kù)負(fù)責(zé)成臺(tái)整機(jī)入庫(kù)在計(jì)算機(jī)管理程序中建賬。③對(duì)于當(dāng)月入庫(kù)的整機(jī)，成品庫(kù)要將領(lǐng)票分別轉(zhuǎn)至半成品庫(kù)房、材料庫(kù)房，并將實(shí)物領(lǐng)回進(jìn)行裝箱、發(fā)運(yùn)，同時(shí)在整機(jī)計(jì)算機(jī)管理程序中記賬，半成品庫(kù)房及材料庫(kù)房要在當(dāng)月及時(shí)下賬。④已辦理入庫(kù)的成臺(tái)整機(jī)，由銷售部門向物流中心下達(dá)發(fā)運(yùn)通知單，物流中心成品庫(kù)開(kāi)始組織發(fā)貨。

　　2.登記存貨賬簿、表

　?。?）物流中心設(shè)置實(shí)物明細(xì)賬，根據(jù)存貨入庫(kù)單，在ERP系統(tǒng)中詳細(xì)登記存貨的類別、編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量等內(nèi)容，特別是對(duì)于代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，都進(jìn)行了單獨(dú)記錄；另外，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)并打印會(huì)計(jì)憑證，每月編制差異分析報(bào)告并送達(dá)銷售等相關(guān)部門，必要時(shí)各部門負(fù)責(zé)人對(duì)差異分析報(bào)告提到的問(wèn)題要進(jìn)一步商談。

　　（2）財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票、退料清單和入庫(kù)單等相關(guān)單據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確，經(jīng)審核無(wú)誤后填制會(huì)計(jì)憑證并須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。

　　（3）公司財(cái)務(wù)部門稽核人員每月末對(duì)入庫(kù)、出庫(kù)和期末庫(kù)存的數(shù)量、金額等情況進(jìn)行稽核確認(rèn)并簽字，發(fā)現(xiàn)差異的，及時(shí)與物流中心溝通，調(diào)整差異，每月編制差異分析報(bào)告。

　　這樣做的好處是很好地避免了代管、代銷存貨與本公司存貨相混淆，也較好地避免了會(huì)計(jì)憑證在填制中的人為錯(cuò)誤；出現(xiàn)差異后，也能使有利差異得到明確，拉大有利差異的方案能盡快落實(shí)。相反，發(fā)生的不利差異也能得到及時(shí)處理。

　　3.存貨倉(cāng)儲(chǔ)保管

　　公司的倉(cāng)儲(chǔ)保管工作規(guī)程由物資供應(yīng)部門、物流中心及相關(guān)部門擬定、征求意見(jiàn)并修改后執(zhí)行。各級(jí)倉(cāng)儲(chǔ)人員按照倉(cāng)儲(chǔ)保管規(guī)程對(duì)存貨分類保管；物流中心相關(guān)負(fù)責(zé)人至少每月檢查一次存貨分類保管記錄并做好檢查記錄，對(duì)違反規(guī)程造成存貨損失的，追究責(zé)任人責(zé)任。物流中心確定重要存貨目錄，根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和市場(chǎng)情況，對(duì)重要存貨擬定合理庫(kù)存，并及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)；同時(shí)根據(jù)存貨庫(kù)存收發(fā)情況，每月編制存貨使用及結(jié)存情況報(bào)表，報(bào)告需明確采購(gòu)時(shí)點(diǎn)的存貨儲(chǔ)量，每月召開(kāi)產(chǎn)供銷聯(lián)席會(huì)。物流中心對(duì)存貨收發(fā)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)，做到日清月結(jié)，存貨的請(qǐng)領(lǐng)與審批、保管與記賬應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。針對(duì)部門之間統(tǒng)計(jì)的存貨數(shù)量的差異，要分析原因并提出改進(jìn)方案。同時(shí)，物流中心還負(fù)責(zé)編制存貨定額消耗表，嚴(yán)格控制原材料的使用。

　　4.存貨出庫(kù)

　　一般存貨領(lǐng)用，物流中心需根據(jù)經(jīng)生產(chǎn)車間確認(rèn)的領(lǐng)料單在ERP系統(tǒng)中發(fā)貨過(guò)賬并打印出庫(kù)單，由領(lǐng)發(fā)料相關(guān)人員簽字。產(chǎn)成品銷售時(shí)，物流中心根據(jù)銷售合同，確認(rèn)實(shí)際發(fā)貨，單據(jù)在ERP系統(tǒng)中發(fā)貨過(guò)賬，并打印出庫(kù)單交相關(guān)責(zé)任人簽字。單位門衛(wèi)憑出門證并核實(shí)相關(guān)單據(jù)后放行。

　　5.存貨盤點(diǎn)

　　對(duì)于分類盤點(diǎn)，物流中心根據(jù)存貨的品種按月份進(jìn)行盤點(diǎn)，倉(cāng)儲(chǔ)管理員將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)進(jìn)行差異分析并將盤點(diǎn)差異分析及時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部門。對(duì)于全面盤點(diǎn)，物流中心根據(jù)實(shí)際情況至少每半年進(jìn)行一次，并出具殘次存貨報(bào)告。公司存貨全面盤點(diǎn)工作由財(cái)務(wù)部門組織并邀請(qǐng)物流中心、生產(chǎn)部門參加實(shí)物盤點(diǎn)，填寫盤點(diǎn)表，由財(cái)務(wù)部門監(jiān)督、審核、簽字，倉(cāng)儲(chǔ)管理員將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)進(jìn)行差異分析，不相符的要查明原因，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

　　6.存貨處理

　　公司清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損以及需報(bào)廢的存貨，由財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)等按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處置，物流中心對(duì)閑置存貨應(yīng)分析造成閑置的原因，提出處置意見(jiàn)及防范措施。對(duì)于閑置存貨，公司根據(jù)市場(chǎng)情況或評(píng)估結(jié)果確定其基礎(chǔ)價(jià)格，按規(guī)定權(quán)限經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后通過(guò)拍賣、出租、轉(zhuǎn)讓（出售）、投資等方式進(jìn)行處置。

　　7.存貨核算

　　（1）財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定的存貨計(jì)價(jià)方法，正確核算存貨的實(shí)際成本，存貨計(jì)價(jià)方法的變更由董事會(huì)審批，對(duì)外披露后在下一年度實(shí)施。

　　（2）財(cái)務(wù)部門月末對(duì)在途存貨、貨到票未到的存貨，復(fù)核采購(gòu)部門提供的已校驗(yàn)未收獲或已收獲未校驗(yàn)的采購(gòu)清單后，在ERP系統(tǒng)中暫估入賬。

　?。?）財(cái)務(wù)部門每季末根據(jù)生產(chǎn)部、物流中心、采購(gòu)部門提供的有關(guān)資料，對(duì)比分析存貨可變現(xiàn)凈值與賬面價(jià)值，計(jì)算存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，重大的存貨跌價(jià)需由董事會(huì)議核準(zhǔn)同意并形成會(huì)議紀(jì)要后才能處置。

　　（4）銷售部門根據(jù)返回的客戶驗(yàn)貨單開(kāi)據(jù)發(fā)票，確認(rèn)銷售收入，進(jìn)行掛賬、收款；物流中心根據(jù)返回的客戶驗(yàn)貨單和運(yùn)費(fèi)發(fā)票為承運(yùn)方辦理運(yùn)費(fèi)掛賬。