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【摘 要】文章分析了會計核算智能化的關(guān)鍵問題,說明了由計算機程序的智能判斷替代會計職業(yè)判斷的方法,給出了實現(xiàn)會計核算智能化的途徑。
【關(guān)鍵詞】智能化會計核算; 關(guān)鍵判斷因素; 無縫鏈接
會計核算信息化的關(guān)鍵,在于以計算機的智能判斷替代會計職業(yè)判斷,使得計算機自動完成會計核算的種種活動,即會計核算的智能化。伴隨會計的改革發(fā)展,會計信息化已歷經(jīng)三十年,取得了巨大的成就。會計信息系統(tǒng)已經(jīng)能夠自動實現(xiàn)登記賬簿、編制會計報告等項活動。但是,在若干環(huán)節(jié)仍然需要會計的人工判斷,如能加以解決,將可以徹底地實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)核算的智能化。因此,計算機程序的智能判斷能否完全替代人工判斷,成為會計信息化向高層次發(fā)展的關(guān)鍵,是開發(fā)會計信息化程序的難點,也是實現(xiàn)會計核算與經(jīng)濟業(yè)務緊密聯(lián)系的關(guān)鍵。要解決這個問題,會計信息化無疑將能為企業(yè)經(jīng)營提供更準確、更及時的信息,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
一、會計信息化的關(guān)鍵問題是會計職業(yè)判斷的智能化
毫無疑義,會計活動的目的在于獲得會計信息。從手工會計信息處理到會計電算化、直至現(xiàn)行的會計信息化,皆是使用電子計算機及其網(wǎng)絡處理信息,使得會計處理信息的數(shù)量、傳遞速率和分析能力得到了巨大的提升?,F(xiàn)時的會計信息化軟件已經(jīng)實現(xiàn)了從記賬憑證自動登記賬簿、并且自動生成報表的智能化處理。然而,從經(jīng)濟業(yè)務信息到自動生成記賬憑證的智能性處理尚未實現(xiàn),成為會計信息化發(fā)展亟待突破的難點。
會計活動的第一步就是將經(jīng)濟業(yè)務信息轉(zhuǎn)化為記賬憑證,這是一種會計職業(yè)判斷。會計職業(yè)判斷就是會計人員在會計法規(guī)、企業(yè)會計準則、國家統(tǒng)一會計制度和相關(guān)法律法規(guī)約束的范圍內(nèi),根據(jù)企業(yè)理財環(huán)境和經(jīng)營特點,利用自己的專業(yè)知識和職業(yè)經(jīng)驗,對會計事項處理和財務會計報告編制應采取的原則、方法、程序等方面進行判斷與選擇的過程,即對企業(yè)應采用什么樣的會計政策進行判斷與選擇。
在會計核算過程中,會計職業(yè)判斷集中表現(xiàn)在從經(jīng)濟業(yè)務到編制記賬憑證、進而把記賬憑證登記到賬簿中去,從而編制會計報告三個步驟的判斷之中。如前所述,后兩者是現(xiàn)有會計核算軟件已經(jīng)解決的問題,實現(xiàn)記賬憑證編制活動的會計職業(yè)判斷智能化于是就成為亟待解決的關(guān)鍵問題。但是,從1979年至今會計信息化已經(jīng)走過30年了,這個問題為何沒有能解決,而成為難題呢?
二、會計信息化的理論與實踐需要創(chuàng)新
從宇宙飛船的自動控制到象棋的智能博弈,信息技術(shù)無不大顯身手,放射出熠熠光輝。應該說,那些問題遠比解決會計核算的問題復雜和棘手,然而會計信息化卻步履姍姍,不能一舉沖天。解決這個問題不僅是信息技術(shù)人員需要思考的問題,也更應該是會計理論研究人員的責任。
把記賬憑證登記到賬簿中去,看似復雜。但是從信息技術(shù)角度觀察,它僅是一個公式的運用而已,即:(某個科目的)本次余額=前次余額±(借方發(fā)生額-貸方發(fā)生額)。
式中的±符號表示:當余額方向為借方的時候,?。?;當余額方向為貸方的時候,取-。
由賬簿等資料編制會計報告,比上述略有些復雜,但是它的規(guī)律也很簡單。如:其一,資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目,是企業(yè)期末持有的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金等總額……其二,利潤表中“營業(yè)收入”項目,是企業(yè)經(jīng)營主要業(yè)務和其他業(yè)務所確認的收入總額……
然而,由經(jīng)濟業(yè)務到編制記賬憑證卻復雜得多。第一,是經(jīng)濟業(yè)務的千差萬別造成了會計記賬憑證的內(nèi)容繁雜,可以形成成千上萬中不同的記賬憑證;第二,是經(jīng)濟業(yè)務的分類和過程狀況與其結(jié)果的分類有著本質(zhì)的差異,其研究分析的角度和方法的區(qū)別巨大。
后一點尤其重要,如果突破依據(jù)經(jīng)濟活動后果性質(zhì)進行會計的分類的思想束縛,從經(jīng)濟業(yè)務的類型和進程探討由經(jīng)濟業(yè)務轉(zhuǎn)化為記賬憑證的會計信息處理方法,可能有所突破。這是因為這樣劃分可以深入分析每類經(jīng)濟業(yè)務活動自己的特征,從中可以找出編制記賬憑證的條理化線索,得到編制記賬憑證的會計職業(yè)判斷規(guī)律,對于每類經(jīng)濟業(yè)務活動都有可能找到關(guān)鍵判斷因素,進而將可以唯一地判定記賬憑證的內(nèi)容,使得編制記賬憑證的會計職業(yè)判斷明朗化、簡捷化。這意味著財務會計學的研究思想與方法需要創(chuàng)新。
從這樣的思路出發(fā),可以得到一些有意義的成果。
三、實現(xiàn)由經(jīng)濟業(yè)務自動編制會計記賬憑證
按照經(jīng)濟業(yè)務的分類劃分分別分析編制會計記賬憑證的情況,可以尋找到每類經(jīng)濟業(yè)務在編制會計記賬憑證過程中具有決定意義的幾項關(guān)鍵因素。每項關(guān)鍵因素又由幾個特定的若干具體元素組成。例如,可認定采購活動會計核算編制出記賬憑證的關(guān)鍵因素是:采購的物資種類、采購的結(jié)算方式、采購物資到達情況以及采購的付款方式;構(gòu)成它們的元素的不同組合將唯一地決定記賬憑證的編制狀況。用集合論描述關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的方法,采購核算的記賬憑證各種情況必將在下述集合中:
PZ={采購的物資種類,采購的結(jié)算方式,采購物資到達情況,采購的付款方式}
即,采購核算的記賬憑證內(nèi)容必將在上述集合中選取。
對于采購的物資種類如果不含固定資產(chǎn),則有三個元素(生產(chǎn)材料、商品和周轉(zhuǎn)材料);對于采購的結(jié)算方式,考慮有5個元素(交款發(fā)貨、貨到付款、預付定金、分期交款和賒購);對于采購物資到達情況設定3個元素(如交款貨未到、貨物已收到、貨和款同期);對于采購的付款方式設定4個元素(庫存現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金和其他)。每項關(guān)鍵因素中的某個具體元素的變動,都將改變采購核算的記賬憑證內(nèi)容形式,如此將有3×5×3×4=180種采購核算的記賬憑證內(nèi)容形式。用關(guān)系的合理性加以限制,剔除矛盾內(nèi)容,則可得到90種采購核算的記賬憑證。這里所說的矛盾內(nèi)容是:如當賒購定貨時顯然不涉及付款,而當賒購結(jié)算時必定只有付款元素等。
類似地,可以得到采購業(yè)務核算、庫存業(yè)務核算、銷售業(yè)務核算、固定資產(chǎn)業(yè)務核算、應收應付核算等由經(jīng)濟業(yè)務自動編制會計記賬憑證的方法,解決了從經(jīng)濟業(yè)務信息到自動生成記賬憑證的難點,實現(xiàn)了會計核算的智能性處理,蕩平了會計信息化全面智能化核算的一個最終障礙。
四、智能化會計核算系統(tǒng)的實現(xiàn)
在解決了經(jīng)濟業(yè)務自動編制會計記賬憑證瓶頸之后,可以開發(fā)一個完整的智能化會計核算系統(tǒng)。圖1就是筆者設想的智能化會計核算系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖。由于“系統(tǒng)管理維護”和“查詢打印”兩個功能比較明顯,以下僅簡單介紹其他功能:
?。ㄒ唬┲悄軕{證集合了根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務自動生成記賬憑證的功能
圖1中把它們分成了兩組,前一組是直接依據(jù)經(jīng)濟業(yè)務生成記賬憑證的,其生成記賬憑證的方法前面已經(jīng)敘述;后一組是依據(jù)已經(jīng)生成的記賬憑證和賬簿等信息再行加工,進而生成新的記賬憑證。例如,利潤核算是在逐個分析損益類科目的情況下,計算后得到,類似于利潤表的計算。再如,納稅核算是在逐個對比損益類科目的情況與稅法約束的情況下,計算后得到(其如招待費與收入的比例等)。
(二)設置一般憑證處理的功能有以下三個目的
第一用于輸入非智能生成憑證程序之外的記賬憑證;第二進行記賬前的憑證審核工作;第三修改智能生成憑證程序,提高智能憑證的靈活性。
?。ㄈ┵~務處理的目的
賬務處理的目的是實現(xiàn)登記賬簿、期末結(jié)賬等活動,是現(xiàn)有會計核算已經(jīng)實現(xiàn)了的智能性自動處理的功能。
?。ㄋ模┲悄軋蟊淼囊罁?jù)
智能報表的依據(jù)是已經(jīng)記賬憑證和賬簿等信息,自動編制會計報表的處理。這也是現(xiàn)有會計核算已經(jīng)實現(xiàn)了的智能性自動處理的功能。
至此,已構(gòu)建了智能化會計核算系統(tǒng)的功能模型。在具體的程序設計中,基本實現(xiàn)了這個系統(tǒng)。
五、結(jié)束語
會計核算的智能化具有重大意義。第一,智能化的會計核算系統(tǒng)將提升會計信息價值。網(wǎng)絡時代,各種經(jīng)濟信息的處理與傳遞,都已經(jīng)可以用光速來衡量。會計信息處理與反映的滯后與此極不相稱。實現(xiàn)智能化的自動會計核算,在形成與各種業(yè)務信息系統(tǒng)的無縫鏈接的同時,迅捷的會計信息為企業(yè)經(jīng)營管理決策將帶來巨大效益,從而提升會計信息價值。
第二,智能化的會計核算系統(tǒng)將為智能型會計決策系統(tǒng)奠定基礎。財務決策直接依賴于會計信息的提供?,F(xiàn)時經(jīng)濟管理的決策模型不僅發(fā)展迅速而且十分豐富,而財務管理決策的方法卻相形見絀,會計信息不能迅速供應可能影響了它的發(fā)展。
第三,智能化的自動會計核算系統(tǒng)為企業(yè)信息化鋪平道路。ERP等軟件系統(tǒng),在實現(xiàn)從采購、銷售、庫存等信息化工作的基礎上,可以實現(xiàn)制訂精細、周密的企業(yè)經(jīng)濟生產(chǎn)計劃。但是財務會計信息的滯后,嚴重地阻礙著這些信息系統(tǒng)功能的更大發(fā)揮。通過智能化的自動會計核算,將實現(xiàn)與企業(yè)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)的無縫鏈接,進一步推動企業(yè)的信息化進程。
第四,會計核算的智能化必將推動會計理論的創(chuàng)新與實踐的發(fā)展,推動會計的改革與發(fā)展,凸顯會計信息的價值,提升會計的作用與地位。
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