利用Excel進行應(yīng)收款項的賬齡審計

來源: 編輯： 2005/06/07 12:58:40　　字體：大小

　　表一是某上市公司2004年度財務(wù)會計報告披露的母公司應(yīng)收賬款的會計注釋：

　　仔細分析，我們會發(fā)現(xiàn)表格中存在兩處矛盾之處：2004年12月31日賬齡為2～3年的金額為9389259.79元，而在2003年12月31日賬齡為1～2年的金額僅有3808844.83元。另外，2003年12月31日并無賬齡為4～5年的應(yīng)收款項，而2004年12月31日，賬齡5年以上的應(yīng)收款竟然會有553575.41元之多。

　　按照財政部財會（2002）18號的規(guī)定：采用賬齡分析法計提壞賬準備時，收到債務(wù)單位當(dāng)期償還的部分債務(wù)后，剩余的應(yīng)收款項，不應(yīng)改變其賬齡，仍應(yīng)按原賬齡加上本期應(yīng)增加的賬齡確定；在存在多筆應(yīng)收款項，且各筆應(yīng)收款項賬齡不同的情況下，收到債務(wù)單位當(dāng)期償還的部分債務(wù)，應(yīng)當(dāng)逐筆認定收到的是哪一筆應(yīng)收款項；如果確實無法認定的，按照先發(fā)生先收回的原則確定，剩余應(yīng)收款項的賬齡按上述同一原則確定。實踐中，絕大多數(shù)企業(yè)采用“先發(fā)生先收回”的原則確認應(yīng)收款項的賬齡。

　　按照上述賬齡劃分原則，在一般情況下，企業(yè)財務(wù)會計報表的應(yīng)收賬款或其他應(yīng)收款項目本年末賬齡1～2年的金額不應(yīng)該大于上年末賬齡1年以內(nèi)的金額；本年末賬齡2～3年的金額不應(yīng)該大于上年末賬齡1～2年的金額；假如賬齡3年以上的不再細分，本年末賬齡3年以上的金額不應(yīng)該大于上年末賬齡2～3年和3年以上的金額的合計數(shù)。

　　當(dāng)存在下列情況時，應(yīng)收賬款或其他應(yīng)收款報表項目的兩個連續(xù)會計年度不同賬齡金額可能不遵循上面的規(guī)律：

　　1.編制合并報表的，本年度納入合并范圍的企業(yè)增加，新增加的企業(yè)包含有賬齡為1年以上的應(yīng)收款項；

　　2.由于收購、兼并或債務(wù)重組，企業(yè)本年度購入賬齡為1年以上的應(yīng)收款項；

　　3.預(yù)付賬款因回收無望轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。

　　閱讀該公司年報，公司并未披露資產(chǎn)收購、亦不存在預(yù)付賬款調(diào)整。因此我們可以判斷，該上市公司賬齡劃分可能存在問題。

　　為什么審計的會計師沒有發(fā)現(xiàn)這樣明顯的差錯呢？

　　應(yīng)收款項的賬齡審計，是財務(wù)會計報表的基礎(chǔ)審計工作，企業(yè)應(yīng)收款項的明細賬戶動輒成百上千，賬齡審計頗為繁瑣。但壞賬準備計提依據(jù)的準確性直接影響壞賬準備金額的準確性，故對應(yīng)收款項要求的精度很高。有什么高效率的方法可以解決這個問題嗎？

　　下面介紹一種利用Excel進行應(yīng)收款項賬齡審計的方法。

　　利用Excel進行賬齡審計，需要企業(yè)提供應(yīng)收款項分客戶明細賬戶編制的“年初數(shù)、本年累計借方發(fā)生額、本年累計貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會計數(shù)據(jù)資料。目前越來越多的企業(yè)采用會計軟件進行核算，該資料可以利用會計軟件提供的“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能導(dǎo)出為Excel格式獲得。

　　一、首次接受委托審計

　　將獲取資料按照表二格式置于一個Excel工作簿內(nèi)。

　　運用Excel的數(shù)據(jù)排序功能將年末余額為負數(shù)的數(shù)據(jù)（需要報表重分類）剔除后，就可以在A、B、C、D單元格中設(shè)定函數(shù)公式。

　　1.賬齡1年以內(nèi)的函數(shù)為：A=IF（本年貸方發(fā)生額>=年初余額，年末余額，本年借方發(fā)生額）

　　2.接著利用Excel的數(shù)據(jù)排序功能，篩選出（年末余額一賬齡1年以內(nèi)金額）>0的明細賬戶，獲取其上年“年初數(shù)、本年累計借方發(fā)生額、本年累計貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會計數(shù)據(jù)資料。在上表“單位名稱”列左側(cè)增加列，用以添加上年數(shù)據(jù)。

　　賬齡1-2年的函數(shù)為：B=IF（（本年貸方發(fā)生額十上年貸方發(fā)生額）>：上年度年初余額，年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A，上年度借方發(fā)生額）

　　3.同樣的，篩選出（年末余額一賬齡1年以內(nèi)金額一賬齡 1～2年的金額）>o的明細賬戶，獲取其更前一個年度的數(shù)據(jù)。

　　賬齡2-3年的函數(shù)為：C=IF（（本年貸方發(fā)生額牛上年貸方發(fā)生額+更上一年的貸方發(fā)生額）>=更上一個年度年初余額，年末余額—賬齡1年以內(nèi)的金額A-賬齡l-2年的金額B，更上一個年度的借方發(fā)生額）

　　4.賬齡3年以上的函數(shù)為：n：年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A-賬齡1-2年的金額B-賬齡2—3年的金額C

　　二、連續(xù)年度的審計

　　請企業(yè)提供表三格式的Excel數(shù)據(jù)資料。

　　然后對A、B、C、D設(shè)定函數(shù)即可。

　　1.賬齡1年以內(nèi)的函數(shù)為A=IF（本年貸方發(fā)生額>=年初余額，年末余額，本年借方發(fā)生額）

　　2.賬齡為1-2年的函數(shù)為：B=IF（（年末余額一本年脹齡 1年以內(nèi)的金額A>=上年度賬齡1年以內(nèi)的金額，上年度賬齡1年以內(nèi)的金額，年末余額一本年賬齡1年以內(nèi)的金額A）

　　3.賬齡為2-3年的函數(shù)為C=IF（（年來余額—奉年賬齡 1年以內(nèi)的金額A-本年賬齡1-2年的金額B>=上年賬齡 1-2年的金額，上年賬齡1-2年的金額，年末余額一本年賬齡1年以內(nèi)的金額A-本年賬齡1-2年的金額B）

　　4.賬齡為3年以上的函數(shù)為；D=年末余額一本年賬齡1年以內(nèi)的金額A-本年賬齡1-2年的金額B-本年賬齡2— 3年的金額C

　　上述運用Excel函數(shù)計算應(yīng)收款項的方法，必須建立在“借方發(fā)生額均為實際發(fā)生的應(yīng)收數(shù)額，貸方發(fā)生額均為實際收回或核銷的金額”這一前提條件下，否則函數(shù)計算的賬齡將存在差錯（詳見表四示例）。