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網(wǎng)絡技術在經(jīng)濟合同審計中的應用
我們中國石油撫順石化分公司屬于國家特大型煉油、化工企業(yè)，擁有7個生產(chǎn)廠。2001年，在公司總部與各生產(chǎn)廠之間建立了計算機局域網(wǎng)，利用LOTUS NOTES軟件在公司各部門之間形成了計算機網(wǎng)絡辦公信息系統(tǒng)，安全、方便、快捷的辦公系統(tǒng)把地域跨度長達30公里的撫順分公司及其下屬企業(yè)連成一個有機的整體。
2002年，審計部門首次涉足對公司經(jīng)濟合同的審計工作，使審計工作迅速融入到公司經(jīng)營管理之中，發(fā)揮了審計保駕護航的功能。
一、網(wǎng)絡審計系統(tǒng)的建立
2002年下半年，在公司信息中心和法律部門的支持下，審計部門首先獲得了對經(jīng)濟合同計算機OA網(wǎng)絡系統(tǒng)的網(wǎng)上瀏覽權，該系統(tǒng)建立在NOTUS辦公系統(tǒng)之中，包括工程、銷售、技術、加工承攬等合同，這樣一來，為審計部門對經(jīng)濟合同進行及時抽審，帶來了極大的便利。但是，由于該系統(tǒng)對審計部門只設置瀏覽權而沒有操作權，對于確定的抽審項目，只能通過向合同管理部門和法律部門發(fā)通知的方式進行，影響了工作效率，各部門職責也無法明確。為此，審計部門與信息中心、法律部門和系統(tǒng)軟件的開發(fā)商進行了反復溝通，終于把審計在OA系統(tǒng)軟件中設置為一個節(jié)點，具備了審計控制傳遞程序，完善了抽查監(jiān)督節(jié)點的操作功能。這樣，就能順利保證審計抽審20%～40%的合同流入審計支點，其它合同在主流中照常流動。
二、網(wǎng)絡審計系統(tǒng)的具體實施
經(jīng)濟合同從開始提出到最終形成，其在OA系統(tǒng)中實施的流程是：首先，由生產(chǎn)廠將簽訂的經(jīng)濟合同采用規(guī)范的合同文本通過OA系統(tǒng)軟件上報給公司有關職能部門（如修理合同上報公司機動處等），在這一過程中，審計部門可以通過OA系統(tǒng)網(wǎng)絡對該合同進行瀏覽。此環(huán)節(jié)為審計部門設置了“未鑒別”、“已抽審”、“不抽審”三項功能，并且三項審計功能所反映該部分合同的合計金額列示在首頁位置，三種審計狀況一目了然，審計部門可隨時了解其抽審目標20%~40%的完成情況。
由于所有待審批的經(jīng)濟合同全部顯示在“未鑒別”狀態(tài)之中，在這一環(huán)節(jié)，審計人員根據(jù)經(jīng)濟合同的金額、內容、付款方式等，對經(jīng)濟合同做出職業(yè)判斷，確定對于哪些合同應當進行抽審。對于需要抽審的合同，審計人員在審計狀態(tài)欄中對其做出需要審計的標記。而對于不需抽審的經(jīng)濟合同，審計人員就可把其放入到“不審計”流程中去，由公司法律部門審批，再經(jīng)公司有關經(jīng)理簽字批準，然后返回到法律部門、公司有關職能部門及生產(chǎn)廠最后執(zhí)行。
對于需要抽審的合同，審計人員把它做出需要審計的標記，使它不能進入到下一環(huán)節(jié)的流程當中去。這時，在合同經(jīng)辦單位的網(wǎng)絡系統(tǒng)中，其經(jīng)辦人員就可看到本單位合同必須經(jīng)過審計的提示，隨后即刻向審計部門提供與該合同相關的資料，接受審計部門的抽審。經(jīng)審計，經(jīng)辦單位按照審計人員提出的意見整改后，審計人員在該合同審計意見欄內簽署意見，同意合同可以執(zhí)行，進入下一環(huán)節(jié)的流程中，繼續(xù)在OA系統(tǒng)中執(zhí)行有關職能部門審批程序，以便形成合法有效的合同。
三、幾點體會
雖然計算機網(wǎng)絡合同審計開展還不到一年的時間，但卻給我們的審計工作打開了全新的局面，對公司各部門經(jīng)濟合同管理，作出客觀、公正的評價；極大地增強了審計部門的威懾力，發(fā)揮了審計的免疫功能作用，減少了有關部門作弊的可能性；規(guī)范了公司各部門之間的業(yè)務流程，使部門的溝通更加暢通；真正實現(xiàn)審計工作由事后審計向事中審計、事前審計的轉變；節(jié)支增效，效果顯著，經(jīng)過審計部門不到半年初步抽審，經(jīng)濟合同直接審減金額25萬元。
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