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現(xiàn)代信息技術(shù)與會計方法創(chuàng)新

2004-07-16 15:29 來源:許永斌

  信息技術(shù)主要是指信息的采集、處理和傳遞技術(shù),包括通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等。信息技術(shù)在會計中的應(yīng)用,給會計學(xué)科帶來了深刻的影響。這種影響不僅表現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理工具和信息載體的巨大變革上,還表現(xiàn)在會計方法、會計理論等方面的發(fā)展上。

  當(dāng)然信息技術(shù)的引入并不會自動引發(fā)會計方法體系的相應(yīng)變革。無論是在國外還是在國內(nèi),在會計電算化初期,人們更多地是把計算機(jī)當(dāng)作是高速運(yùn)算的工具,模擬手工會計模式去完成原有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。然而,除此之外,信息技術(shù)還能給會計帶來什么?隨著計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷進(jìn)步和會計電算化的不斷深入,西方會計界對這一問題的認(rèn)識經(jīng)歷了不斷深化的過程。在60年代,人們對會計電算化的預(yù)期主要包括將促進(jìn)會計職能的集中、內(nèi)部管理報表的多樣性以及數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用等方面;在70年代,人們開始認(rèn)識到把計算機(jī)應(yīng)用于人工操作無法完成的會計體系中,是計算機(jī)帶來的真正好處所在;自從80年代后期以來,人們對會計電算化的認(rèn)識有了質(zhì)的提高,不再把眼光局限于傳統(tǒng)會計體系中,而將信息技術(shù)看作是為構(gòu)建新的會計體系提供了機(jī)會和條件。

  用變革傳統(tǒng)而非模擬人工的思想來看待信息技術(shù)對會計方法的影響,將會給會計電算化事業(yè)提供新的視角。本文以此為出發(fā)點(diǎn),從三個方面初步論述信息技術(shù)對會計方法影響的具體體現(xiàn)。

  一、信息技術(shù)對會計核算形式的影響

  會計核算形式是指填制會計憑證,根據(jù)憑證登記各種帳薄,以及根據(jù)帳薄記錄編制會計報表,以提供會計信息這一整個過程的步驟和方法。在手工操作條件下,根據(jù)不同的實(shí)際情況可以采用不同的會計核算形式,如記帳憑證帳務(wù)處理形式、匯總記帳憑證帳務(wù)處理形式、科目匯總表帳務(wù)處理形式、日記帳帳務(wù)處理形式等。但是不管是哪種形式,都反映著基于手工操作這一技術(shù)特征。具體地說包括以下幾方面:

  一是處理環(huán)節(jié)多,處理內(nèi)容分散。傳統(tǒng)會計受手工操作能力的限制,需多名會計人員分工協(xié)作才能完成數(shù)據(jù)處理工作。為了便于人員職責(zé)分工和管理,需要分割會計核算過程,分解會計核算內(nèi)容。每人完成整個過程中的某一段某一部分內(nèi)容。如憑證按收、付、轉(zhuǎn)甚至更細(xì)形式分類編制,帳薄按不同科目分工登記等。

  二是處理流程重復(fù),內(nèi)部數(shù)據(jù)核對體系復(fù)雜。由于人工操作在任何環(huán)節(jié)、任何時候都可能發(fā)生計算、記錄方面的差錯,因此,為了保證會計核算內(nèi)容的正確可靠性,在手工會計系統(tǒng)中采取了專門的方法:首先分總帳和明細(xì)帳(日記帳)平行重復(fù)記帳,通過帳帳核對來檢查記錄的正確性;其次,在帳務(wù)處理的主要環(huán)節(jié)建立平衡校驗(yàn)控制點(diǎn),以檢查每一步數(shù)據(jù)處理內(nèi)容的正確性。如記帳憑證、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表等自身都體現(xiàn)著平衡校驗(yàn)機(jī)制,可以有效地檢查本步驟或上步驟數(shù)據(jù)處理方面的差錯。這種通過低效率、重復(fù)處理來換取數(shù)據(jù)處理的正確可靠性,是手工會計核算形式的一個重要特征。

  三是處理周期長。在手工會計系統(tǒng)中,一般以月(季、年)為周期定期產(chǎn)生會計信息,平時只作分散核算,不經(jīng)過特殊處理是很難得到各項(xiàng)綜合會計資料的。事后定期核算是手工會計核算形式的又一個重要特征。

  顯然,上述三方面的特征,是與基于手工操作這一客觀限制條件密切相關(guān)的。信息技術(shù)的引入,使得產(chǎn)生上述這些具體核算形式的客觀限制條件不復(fù)存在。這為我們跨越傳統(tǒng)會計模式,按會計數(shù)據(jù)處理的本質(zhì)內(nèi)容,建立新的高效會計核算形式創(chuàng)造了條件。

  在采用信息技術(shù)條件下,會計核算形式可以采用如下程序:

  在上述程序中,原始會計憑證經(jīng)過確認(rèn)、計量,按復(fù)式記帳原理分類轉(zhuǎn)化為分錄數(shù)據(jù)進(jìn)入分錄數(shù)據(jù)庫。通過分錄數(shù)據(jù)庫即可產(chǎn)生傳統(tǒng)的記帳憑證、明細(xì)分類帳和日記帳等資料;對分錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)一步處理形成綜合會計信息。綜合會計信息庫全方位地積累和存貯會計信息的基本信息資料。傳統(tǒng)會計報表僅是其中某一期間(或時點(diǎn))部分信息資料的組合形式之一。顯然,在這樣的會計核算程序中,總帳核算與明細(xì)核算、序時核算與分類核算、日常分散核算與期末匯總核算,以及與此相關(guān)的記帳和結(jié)帳規(guī)則、核對和試算平衡方法等均不復(fù)存在。極大地提高了會計信息系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

  二、信息技術(shù)對會計計量、計算方法的影響

  會計計量方法指用貨幣或其他度量單位記錄、計算各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)果的方法。在傳統(tǒng)會計中,受人工計算能力的限制,在考慮具體的會計計量和計算方法時有許多求簡、求粗的做法。如傳統(tǒng)會計計量以金額表示歷史資料為主,實(shí)物數(shù)量、差異分析的運(yùn)用非常有限。在有些會計體系中,如零售商場的商品成本核算,在手工操作條件下是很難實(shí)現(xiàn)連續(xù)系統(tǒng)的實(shí)物數(shù)量核算方法的。又如在商品成本計算方法的選擇上,一般多采用最后進(jìn)價法、毛利率法等非精確計算方法。在固定資產(chǎn)折舊方法的選擇上也多選擇綜合折舊率或分類折舊率等計算方法。

  信息技術(shù)的引入,為各種會計計量和計算方法的運(yùn)用、發(fā)展和創(chuàng)新提供了廣闊的空間。主要表現(xiàn)在以下幾方面:

  一是為選擇更科學(xué)合理精確的會計核算方法創(chuàng)造了條件。如在存貨的進(jìn)、銷(發(fā)出)、存核算中可選擇單品移動加權(quán)平均法,實(shí)時計算存貨和銷貨(發(fā)出存貨)實(shí)際成本;又如固定資產(chǎn)折舊可選擇個例折舊法,視具體情況確定各項(xiàng)設(shè)備的折舊方法。在制造企業(yè),還可根據(jù)需要同時運(yùn)用完全成本法、制造成本法、變動成本法等方法,并進(jìn)行成本差異控制與分析。

  二是為建立和運(yùn)用新的會計方法創(chuàng)造了條件。如運(yùn)用各種復(fù)雜的數(shù)學(xué)模型為會計分析和決策服務(wù);又如在自動化生產(chǎn)企業(yè)中,通過自動化儀表、傳感器或其他自動化數(shù)據(jù)采集裝置,把各種原始數(shù)據(jù)在產(chǎn)生時直接輸入計算機(jī),并實(shí)時對生產(chǎn)過程進(jìn)行控制和進(jìn)行差異分析。另外,在現(xiàn)代化商場中,通過各柜組的收款機(jī)在商品交易活動發(fā)生時即采取銷售數(shù)據(jù),通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可實(shí)現(xiàn)對商品的進(jìn)銷存活動進(jìn)行實(shí)時控制和管理。

  三是從會計計量方法上看,信息技術(shù)的運(yùn)用為建立多元化的會計計量方法體系創(chuàng)造了技術(shù)條件。從會計信息方面來看,將從處理確定的、單維的傳統(tǒng)會計信息領(lǐng)域,發(fā)展到能同時處理不確定的、多維的經(jīng)濟(jì)信息領(lǐng)域;從時間方面看,對過去的核算、對現(xiàn)在的控制、對未來的預(yù)測等方法將進(jìn)一步完善和體系化。另外,國內(nèi)外還有不少學(xué)者正在潛心于突破復(fù)式簿記的研究,如美國前會計學(xué)會會長井尻雄士教授在80年代初提出了微分三式簿記方案等,其實(shí)用前景都是建立在基于計算機(jī)處理的前提下的。

  三、信息技術(shù)對會計報告模式的影響

  會計報告模式一般指企業(yè)組織對外提供會計報告的方式,尤其是上市公司的會計信息揭示方式。本文討論的會計報告模式則泛指會計信息系統(tǒng)向所有內(nèi)外信息需求者揭示會計信息的模式。對一個企業(yè)組織的信息需求是多方面的,主要來自對該企業(yè)組織享有法定權(quán)益的群體,如股東及投資者、企業(yè)管理部門、雇員、各級政府部門、提供資金或商品(勞務(wù))的債權(quán)人等。另外,隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,非法定權(quán)益群體對企業(yè)組織的信息需求將逐步增加,如地方社區(qū)對企業(yè)組織的社區(qū)福利服務(wù)、社區(qū)環(huán)境質(zhì)量,消費(fèi)者對產(chǎn)品質(zhì)量、價格政策等越來越關(guān)心。當(dāng)然,現(xiàn)行會計模式并沒有將地方社區(qū)和消費(fèi)者包括在提供信息的范疇之列,對享有法定權(quán)益的群體,尤其是對外會計報告,也采用定期固定格式內(nèi)容方式,而不管使用者的不同需求。

  會計學(xué)的核心目標(biāo)就是提供能夠影響人的行為的信息,使其所控制的資源得到最佳分配。除非會計報告有可能影響決策行為,否則很難說明編制此類報告有何意義。因此,從會計學(xué)目標(biāo)(或者說社會責(zé)任會計)意義上說,會計信息系統(tǒng)應(yīng)向所有使用者包括潛在的使用者傳遞有用的會計信息,F(xiàn)代信息技術(shù)的引入為建立面向全方位信息需求的實(shí)時會計報告模式創(chuàng)造了條件。

  在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下,企業(yè)會計信息系統(tǒng)是建立在Internet、Extranet(企業(yè)外聯(lián)網(wǎng))和Intranet(企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng))基礎(chǔ)上的,不管是提供定期信息還是實(shí)時信息,是提供綜合信息還是明細(xì)信息,是向債權(quán)人、投資者提供還是面向社會大眾提供,技術(shù)上的限制已不復(fù)存在,建立網(wǎng)上實(shí)時報告模式成為可能。這給傳統(tǒng)報告會計模式的發(fā)展帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn):(1)表現(xiàn)在會計報告的目標(biāo)上,傳統(tǒng)會計報告模式著重為投資者和債權(quán)人提供反映管理人員經(jīng)營責(zé)任的信息,未來將更側(cè)重于向使用者提供有助于決策的相關(guān)信息;(2)表現(xiàn)在報告周期上,建立在分期假設(shè)和成本——效益原則約束之上的定期報告模式,將被不受時間、地點(diǎn)限制的實(shí)時動態(tài)報告模式所替代;(3)表現(xiàn)在報告要素上,傳統(tǒng)模式把報告要劃分為資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等幾大要素,已無法滿足決策有用性的要求,細(xì)劃報告要素,以全方位反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程和事項(xiàng)的即時信息將是發(fā)展趨勢。當(dāng)然,要采用上述網(wǎng)上實(shí)時報告模式,還必須研究如何通過會計法規(guī)和準(zhǔn)則來規(guī)范和約束報告公司的會計行為,以及如何進(jìn)行網(wǎng)上審計等問題。