F1購(gòu)買(mǎi)循環(huán)(Purchase Cycle)和銷(xiāo)售循環(huán)(Sales Cycle)程序

購(gòu)買(mǎi)循環(huán)的總體目標(biāo)是是確保：

1.購(gòu)買(mǎi)的商品或者勞務(wù)沒(méi)有被高估；

2.負(fù)債沒(méi)有被低估；

3.僅僅對(duì)那些收到的貨物和服務(wù)支付對(duì)價(jià)，并且這些貨物或者服務(wù)是公司需要的。

 

購(gòu)買(mǎi)循環(huán)主要包括以下的程序：

1.購(gòu)買(mǎi)需求單(Purchase Requisition,簡(jiǎn)稱(chēng)PR)：部門(mén)的員工（比如生產(chǎn)或者存貨部門(mén)的員工）決定什么類(lèi)型的貨物或者服務(wù)需要購(gòu)買(mǎi)，于是編制了購(gòu)買(mǎi)需求單（可以手工或者電子版本），購(gòu)買(mǎi)需求單首先先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理的審批，然后移交到采購(gòu)部門(mén)。

2.訂購(gòu)單(Purchase order,簡(jiǎn)稱(chēng)PO)：采購(gòu)部門(mén)從批準(zhǔn)的供應(yīng)上那里獲得了一些報(bào)價(jià)，包括價(jià)格、送貨時(shí)間、質(zhì)量等等。訂購(gòu)單至終需要被批準(zhǔn)，特別是對(duì)于金額相對(duì)較大的訂購(gòu)單。

3.收到貨物(Good Received)：當(dāng)收到采購(gòu)的貨物時(shí)，需要編制收貨記錄(Goods Received Notes 簡(jiǎn)稱(chēng)GRN)。

4.收到購(gòu)貨發(fā)票(Purchase Invoice Received)：供應(yīng)商給公司開(kāi)具發(fā)票，發(fā)票記載事項(xiàng)與收貨記錄核對(duì)，確保貨物和服務(wù)已經(jīng)收到，并且價(jià)格與訂單、合同以及供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)單一致，付款需要適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)。

5.發(fā)票記錄(Invoice recorded)：采購(gòu)事項(xiàng)需要記錄到采購(gòu)日記賬中，并且記錄到總賬中的負(fù)債和費(fèi)用科目中。

6.付款(Payment made)：支票和銀行轉(zhuǎn)賬是對(duì)所欠供應(yīng)商的款項(xiàng)進(jìn)行支付的方式。付款需要得到高級(jí)經(jīng)理的批準(zhǔn)，高級(jí)經(jīng)理會(huì)核對(duì)付款金額和相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票等支持文件。付款被記錄到付款系統(tǒng)中。

 

銷(xiāo)售循環(huán)的總體目標(biāo)是是確保：

1.所有發(fā)出的貨物和提供的勞務(wù)被正確地開(kāi)具發(fā)票并且處理；

2.應(yīng)收賬款的目標(biāo)是確保所有應(yīng)收賬款是可收回的，不會(huì)導(dǎo)致壞賬；

 

銷(xiāo)售循環(huán)主要包括以下的程序：

1.銷(xiāo)售訂單(Sales Order)：訂單收到的方式通常包括電話、快遞、傳真、郵件、網(wǎng)站或者電子數(shù)據(jù)交換(Electronic Data Interchange)等，銷(xiāo)售訂單的記錄應(yīng)該在保證完整性的同時(shí)，確保所有的記錄都被正確地處理。

2.處理訂單(Order processed)：貨物在發(fā)出之前需要得到批準(zhǔn)，銷(xiāo)售訂單的確認(rèn)函應(yīng)該發(fā)送給客戶并說(shuō)明何時(shí)貨物將會(huì)被發(fā)出。

3.貨物發(fā)出(Goods despateched)：貨物的選擇以及發(fā)出貨物記錄應(yīng)該與訂單保持一致。貨物發(fā)出到達(dá)客戶，客戶需要確認(rèn)收貨(在發(fā)出記錄上簽字)。

4.開(kāi)具發(fā)票(Invoicing)：發(fā)票應(yīng)該被開(kāi)具并且需要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)然后送到客戶的手中。

5.記錄到賬戶中(Recorded in the accounts)：發(fā)票記錄需要被記錄到銷(xiāo)售日記賬中，并且記錄到銷(xiāo)售明細(xì)賬以及總賬中應(yīng)收賬款的控制賬戶中。

6.收到付款(Payment received)：客戶需要對(duì)所欠款項(xiàng)進(jìn)行付款，并且公司需要將此筆業(yè)務(wù)記錄到收款系統(tǒng)中。月度的賬單需要寄送給客戶，并詳細(xì)列明開(kāi)具的發(fā)票以及收到的付款。