教你如何使用Excel制作記賬憑證，以后不用加班了！

來(lái)源: 會(huì)計(jì)幫編輯：張美好 2019/07/24 17:53:03　　字體：大小

在財(cái)務(wù)管理工作中，記賬憑證是經(jīng)常會(huì)用到的一種單據(jù)，傳統(tǒng)的手工處理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足工作的需要，今天為大家分享如何通過(guò)Excel來(lái)管理記賬憑證的方法，趕緊動(dòng)手動(dòng)手實(shí)踐起來(lái)。

使用Excel制作記賬憑證大致需要幾個(gè)步驟：建立會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)科目代碼、記賬憑證表單的制作、記賬憑證的填制和記賬憑證查詢(xún)，以下依次為大家說(shuō)明。

一、建立會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)科目代碼

首先打開(kāi) Excel 并新建工作簿，將完整的科目代碼和科目名稱(chēng)錄入表格：

會(huì)計(jì)科目

這些信息也可以通過(guò)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出后直接粘貼到表格中。

二、記賬憑證表單的制作

會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)和代碼建立以后，接下來(lái)要進(jìn)行的工作就是建立記賬憑證。

首先設(shè)置一些比較通用的列標(biāo)題：

記賬憑證

（1）對(duì)相關(guān)列設(shè)置有效性驗(yàn)證以及公式：

考慮到日期這一列對(duì)后期統(tǒng)計(jì)分析比較重要，而平時(shí)在日期輸入的規(guī)范性上也是經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題的，所以對(duì)這一列進(jìn)行有效性設(shè)置。

Excel

設(shè)置要點(diǎn)：

指定日期格式，具體的日期范圍可以視情況選擇，例子中是設(shè)置可以輸入2000年1月1日之后的日期；

出錯(cuò)警告是一種人性化的設(shè)置，適當(dāng)?shù)脑O(shè)置會(huì)幫助其他人更好的使用表格模板；

只需要對(duì)第二行進(jìn)行設(shè)置，最后會(huì)使用表格功能自動(dòng)復(fù)制這些設(shè)置和公式。

（2）科目代碼的設(shè)置還是使用有效性：

Excel

設(shè)置要點(diǎn)：

因?yàn)檫@個(gè)表格是根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行錄入的，實(shí)際填寫(xiě)的科目代碼項(xiàng)目會(huì)比較多，不建議使用下拉選項(xiàng)，因此去掉了提供下拉箭頭的選項(xiàng)。

（3）科目名稱(chēng)使用VLOOKUP引用：

=IF(D2="","",VLOOKUP(D2,會(huì)計(jì)科目!A:B,2,0))

這里用到的是VLOOKUP最基礎(chǔ)的用法，就不多解釋了；在VLOOKUP外面嵌套一個(gè)IF，防止當(dāng)科目代碼為空的時(shí)候得到錯(cuò)誤值。

以上我們僅對(duì)三列進(jìn)行了設(shè)置，接下來(lái)就是插入表格工具的環(huán)節(jié)。

（4）使用超級(jí)表，美化與設(shè)置一步到位：

Excel

使用表格工具后，會(huì)自動(dòng)將上一行的有效性設(shè)置和公式復(fù)制下來(lái)，同時(shí)表格也會(huì)顯得美觀(guān)。

經(jīng)過(guò)這幾步設(shè)置后，就可以在這個(gè)表格中錄入憑證資料了。

使用這個(gè)方法做出的數(shù)據(jù)源，后期統(tǒng)計(jì)時(shí)會(huì)非常方便，我們可以直接使用超級(jí)表自帶的統(tǒng)計(jì)功能，也可以利用透視表做統(tǒng)計(jì)，關(guān)鍵是這樣做出的數(shù)據(jù)源還是會(huì)自動(dòng)更新的哦，也就是所謂的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)源。

三、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

（1）使用超級(jí)表自帶的統(tǒng)計(jì)功能

Excel

亮點(diǎn)1：多種統(tǒng)計(jì)方式可以選擇；

亮點(diǎn)2：可以任意篩選，統(tǒng)計(jì)結(jié)果依然正確；

亮點(diǎn)3：表格行數(shù)較多時(shí)也不需要凍結(jié)首行，標(biāo)題會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到列號(hào)處，非常方便。

（2）使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

Excel

用透視表統(tǒng)計(jì)時(shí)只演示自動(dòng)添加數(shù)據(jù)源這個(gè)效果，順便說(shuō)一句，需要增加超級(jí)表的數(shù)據(jù)行時(shí)，可以在最后一行按一下tab鍵，即可自動(dòng)添加新行。

今天的分享就是這么多，雖然是用記賬憑證做例子，但方法可以推廣到其他表單的使用中，趕緊動(dòng)手設(shè)計(jì)屬于自己的表單模板吧。更多的excel學(xué)習(xí)，來(lái)加入正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校胡雪飛老師的《8小時(shí)Excel中、高級(jí)進(jìn)階班》吧~~通過(guò)課程學(xué)習(xí)，掌握Excel使用技巧，成為Excel高手，最大限度地提高工作效率。點(diǎn)擊進(jìn)入>>

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