一、出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理，通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄，所謂“管錢(qián)不管賬，管賬不管錢(qián)”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。

貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，如果由出納來(lái)負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金，并通過(guò)偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來(lái)掩蓋自己的舞弊行為。

二、內(nèi)部控制制度文字描述性東西較多，清晰的流程圖和配套表單較少。

很多單位有這樣一種現(xiàn)象，員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟，經(jīng)驗(yàn)老到，工作起來(lái)游刃有余，而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)熟悉情況，重新摸索工作方法。

造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清晰的崗位說(shuō)明和工作流程圖，執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教” 來(lái)做事，崗位新手在開(kāi)始階段工作不知從何入手，通常需要很長(zhǎng)一段學(xué)習(xí)和熟悉過(guò)程。

因此，一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分：

（1）文字描述的支撐制度文件；

（2）工作流程圖或流程的文字描述；

（3）相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。

通過(guò)繪制清晰的工作流程圖，可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門(mén)、人員和規(guī)章制度，而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來(lái)，并且通過(guò)流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。

三、領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”審批，缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障。

領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”，表明看起來(lái)似乎控制很嚴(yán)格，不容易出問(wèn)題，但事實(shí)上這種“一只筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。

首先，事無(wú)巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批，囿于時(shí)間和精力，領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一只筆”變成簽字“一只筆”而已，控制流于形式。

其次，如果缺乏相關(guān)支撐信息，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法對(duì)收支合理性進(jìn)行判斷，“一只筆”就會(huì)失去控制作用，例如經(jīng)辦人員申請(qǐng)購(gòu)買某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會(huì)演變成一種過(guò)場(chǎng)。

第三，領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”會(huì)造成高度集權(quán)，不利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督，可能導(dǎo)致腐敗。因此，合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級(jí)審批。

四、內(nèi)部控制制度“救火式”的較多，制度體系缺乏系統(tǒng)性和完整性，甚至政出多門(mén)，相互打架。

很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來(lái)，經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問(wèn)題，于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來(lái)規(guī)范。

例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了，就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法，明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重，就擬定出辦公用品采購(gòu)與使用辦法。

這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外，這樣的制度體系無(wú)論在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒(méi)有科學(xué)合理的分類，甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門(mén)根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出多門(mén)，相互打架。

五、人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察，忽視背景調(diào)查。如果雇傭了不誠(chéng)實(shí)的人，那么即使是最良好的控制也無(wú)法防范舞弊。

如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者，并因此而雇傭了不誠(chéng)實(shí)的員工，則很有可能遭受損害。很多企業(yè)在招聘過(guò)程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠(chéng)信，但較多注重于筆試或面試的考察。

“然而，誰(shuí)能知道在一份漂亮的簡(jiǎn)歷背后又隱藏著什么？”，背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無(wú)虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠(chéng)信記錄、在以前雇主處工作情況，從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者，防止將不合格人員招進(jìn)來(lái)。

而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù)，只需要向應(yīng)聘者以前工作過(guò)單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息，實(shí)施成本也比較低。

六、員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，缺乏明確的工作交接制度。

任何一個(gè)崗位，總會(huì)出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形，很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒(méi)有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰(shuí)接替的問(wèn)題。

實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來(lái)兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來(lái)?yè)?dān)任，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任做法，可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管，如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任，由一人掌握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。

因此，企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度，防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。

七、關(guān)鍵崗位無(wú)強(qiáng)制輪換或帶薪休假制度。

企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)比較熟悉內(nèi)部控制漏洞所在，實(shí)施舞弊的可能性更大?，F(xiàn)實(shí)中，有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被發(fā)現(xiàn)的。

對(duì)我國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)一些關(guān)鍵崗位，例如財(cái)務(wù)、采購(gòu)中的部分崗位，通過(guò)建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度，既可以提升員工的工作能力，同時(shí)是防范和發(fā)現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)有效措施。

八、說(shuō)一套，做一套，制度放空炮。

內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行是個(gè)老生常談的問(wèn)題，卻又不得不談，很多出問(wèn)題的案例往往都不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定，而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照?qǐng)?zhí)行。

以中航油（新加坡）為例，盡管公司有完整的風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)章制度，是由國(guó)際“四大”之一的安永會(huì)計(jì)師事務(wù)所制定的，在風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)設(shè)置、風(fēng)險(xiǎn)控制流程等各方面制度都比較完備按照規(guī)定，公司的風(fēng)險(xiǎn)管理基本結(jié)構(gòu)是從交易員，到風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，到內(nèi)審部，到首席執(zhí)行官，再到董事會(huì)層層上報(bào)；每名交易員虧損20萬(wàn)美元時(shí)，要向風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)報(bào)告，虧損達(dá)37.5 萬(wàn)美元時(shí)向首席執(zhí)行官匯報(bào)，虧損50萬(wàn)美元時(shí)，必須斬倉(cāng)。

但遺憾的公司這些制度并未得到有效執(zhí)行，公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)形同虛設(shè)，最終給公司造成了超過(guò)5億美元的災(zāi)難性損失。

內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行原因主要有二：

一是制度本身制定得不合理，或過(guò)于理想化，或隨著新情況出現(xiàn)，原有制度已不能適應(yīng)卻沒(méi)有及時(shí)修改，從而使得制度不具可操作性，自然也就不會(huì)被執(zhí)行；

二是缺乏保證制度執(zhí)行的機(jī)制，一些單位對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況既沒(méi)有檢查監(jiān)督，又沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，內(nèi)部控制制度成為墻上擺設(shè)和一紙空文也就不奇怪了。

為此，企業(yè)一方面需要提高制度可操作性，另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力，不能為制度而制度。

內(nèi)部控制是管理會(huì)計(jì)中非常重要的一個(gè)模塊，只有具備完善的內(nèi)部控制制度，才能保證管理工作的實(shí)施，如果你對(duì)于內(nèi)部控制方面的問(wèn)題仍然有疑問(wèn)，歡迎加入正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校，和老師一起學(xué)習(xí)企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理，四大專題，五大業(yè)務(wù)模塊，30多項(xiàng)技能，100多個(gè)控制點(diǎn)，從業(yè)財(cái)融合到內(nèi)部控制制度全面落實(shí)！點(diǎn)擊詳情>>

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