編者按：費用報銷是會計人員日常處理最多的事務，因為規(guī)范性強、重復度高、操作難度小，因而財務領導對此多不重視。有沒有想過呢，費用報銷占到了會計憑證量的70%以上，但凡會計能把費用報銷做規(guī)范了，基礎賬務工作的質量很大程度就可放心了。

費用報銷工作如同一面鏡子，可以照見公司管理的方方面面。簽字流程與權簽額度體現(xiàn)了公司的內控水平；發(fā)票審核與費用歸屬可折射稅控風險意識；有無公款私用、貪污浪費可甄別高管的廉政程度；費用動向則能透視公司運作效能。

（一）重點關注涉稅風險

費用報銷時應重點關注發(fā)票合規(guī)性、費用歸集、簽字手續(xù)、預算等事項。其中，發(fā)票的合規(guī)性與潛在的稅務風險高度關聯(lián)。潛在稅務風險點包括：①發(fā)票審核不嚴，導致假票、廢票入賬，少交所得稅；②將薪酬類支出當作費用處理，如出差補貼，節(jié)日福利、服裝費等少交個稅；③將不能全額在稅前扣除的費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，少交所得稅；④將贈送行為當做費用報銷，如購禮品用于客戶維護，少交增值稅、個稅、所得稅。

為了降低涉稅風險，費用報銷需做到四個統(tǒng)一，即會計分錄、憑證摘要、審批單據、發(fā)票應保持一致。這樣做一方面是為了讓會計做賬規(guī)范，另一方面是為了規(guī)避稅務風險。許多企業(yè)的費用報銷瑕疵多多，有替票現(xiàn)象，有白條現(xiàn)象，也有套現(xiàn)現(xiàn)象，還有替薪現(xiàn)象，這給財務留下諸多隱患。不管怎樣，會計人員應秉持一點：費用報銷，以發(fā)票記錄為準，只認發(fā)票上的列示。

（二）審批簽字如何規(guī)范

員工報銷費用時，都需要哪些人簽字呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門經理、財務部、財務總監(jiān)、主管副總。如果公司規(guī)模較小、內控缺失或沒有下發(fā)費用預算，一般還需總經理簽字。

費用報銷時會計審核都要做什么？①發(fā)票的合規(guī)性，挑出假票、廢票；②報銷金額與發(fā)票金額是否一致；③權簽是否完整；④費用是否在預算內，超預算與預算外費用有無特批；⑤報銷單填寫的事項與發(fā)票是否一致，會計做賬時要隨發(fā)票走。①②⑤體現(xiàn)的是涉稅風險控制，③體現(xiàn)的是授權控制，④體現(xiàn)的是預算控制。

各級領導進行費用報銷權簽時，等于是為公司資金的支出把關。如何杜絕一些領導不作為、亂作為呢？不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費用報銷審核中未認真履責，華為決定停止其費用報銷權簽權力三年，本人承擔連帶賠償責任。三年內如需恢復權簽，須由個人聘請外部審計師對其停止權簽權力之前三年的權簽行為進行審計，審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)金額及審計費用由其本人承擔后，方可恢復費用報銷財務權簽權力。

（三）發(fā)票的學問

千萬不要相信市面上兜售的保真發(fā)票。小廣告以只要稅點絕對保真為噱頭，極易騙得企業(yè)上當。上當的內因當然是購票者的私念，或想規(guī)避個稅，或想套取公司資金。外因則是發(fā)票商拋出了可驗收后收費的誘餌。這時要多個心眼了，查驗發(fā)票還真可能是真的。伎倆在后面，當你付清稅點后，開票方會申請將這張發(fā)票作廢。

實際上，假發(fā)票很少是善意取得的。其中，一部分是企業(yè)以費用報銷方式發(fā)放工資、獎金，一部分是公司給客戶的回扣、返點，假發(fā)票是找來沖賬的。如果個稅起征點仍這么低，第一部分假發(fā)票將持久存在。如果中國的商業(yè)環(huán)境還這么差，好處費就不會絕跡，第二部分假發(fā)票市場也不會淡出。假發(fā)票的背后透著無奈！

企業(yè)的確會有許多費用支出不能獲取得發(fā)票，沒有發(fā)票能否報銷？這個問題涉及兩個層面：第一種情況，費用發(fā)生了且能提供證據證明的，可以報銷，但不得在所得稅前扣除；先別罵這是廢話，再看第二種情況。不能提供費用真實發(fā)生的證明時，除了不能在所得稅前扣除，還有呢，如果是內部員工報銷，報銷款并入薪酬計個稅，如果給外部人士報銷，視同贈送代扣代繳個稅。

總公司的費用發(fā)票與分公司的費用發(fā)票能串用嗎？總部設北京，分公司設上海，分公司獨立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報銷呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報銷呢？明確答復，不行。原因是總部與分公司都是獨立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫分公司的全稱。

（四）怎么管好高管的費用報銷

要想管好高管的職務消費，建議重點監(jiān)控招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費等科目，這些科目是所謂的職務消費的重災區(qū)。最好做到公示高管費用報銷，全員監(jiān)督。注意厘清高管假借下屬名義報銷的費用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計延伸到分子公司，這里的故事很可能比總部還精彩。

在費用審批時，高管報銷費用一般只需財務總監(jiān)和總經理審批。只要不太出格，礙于面子，財務總監(jiān)和總經理都會簽字。這么一來，高管的職務消費等于沒了監(jiān)控。

怎么改進？公司可在監(jiān)督方法上多想辦法。譬如，華為的內審可以監(jiān)督任正非的費用報銷。任總一次去日本出差，報銷差旅費時，把住酒店時的洗衣費也計算在內了。華為的差旅費報銷制度中是不允許員工報銷此類費用的，當內審發(fā)現(xiàn)這筆不當報銷后，將之寫到了審計意見中。任總為此做了自我批評。做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省。

高管費用全員公示也是可行的辦法。有個公司做法很獨到，財務把每位高管的費用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都榮登榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。

（五）財務應把工作做在前面

每當業(yè)務人員拿著一摞發(fā)票到財務部，總會被會計人員摘出不合規(guī)的報銷內容，這時我仿佛聽到了一個憤恨的聲音，不就是個記賬的嗎，牛什么啊？雖然這個聲音很少會高分貝的呈現(xiàn)，壓在心底卻更易讓財務與業(yè)務變得冷漠與對立。

無疑，費用報銷工作有時會碰上情理法的沖突。千奇百怪的情由，企業(yè)利益應維護的是理，會計人員應遵從的是法。當情理法糾結時，費用報銷會成為擰巴的工作，很容易讓會計與業(yè)務變得對立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財務人員還應主動走出去，用培訓的方式把自己的要求告訴業(yè)務人員。

費用報銷可培訓的內容很多，發(fā)票知識、審批流程、單據填寫、票據粘貼、報銷時限，都需要會計人員傳達?？此坪唵蔚狞c，一個沒有做好，都可能引起爭議與誤會。

費用報銷是財務部門的窗口工作，做好了，能給財務部門的形象加分，能改善財務部與兄弟部門的關系。費用報銷又是一項簡單重復的工作，很容易被輕視。因此，費用報銷工作本身就是個矛盾體。解決這個矛盾不難，一旦解決，對財務部門意義很大，效益很大。（作者：袁國輝 經授權，尊重原創(chuàng)，來源：指尖上的會計）