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隨著通信行業(yè)的改制, 政府開始放松管制,開始出現(xiàn)了小型的通信供應(yīng)商。SelectCom是其中一家供應(yīng)商,開始在東南區(qū)域運營。基于目標客戶的需求,SelectCom在其整個服務(wù)區(qū)域內(nèi)設(shè)置了傳輸交換中心。交換中心主要由專為傳輸目的而設(shè)計的大型計算機驅(qū)動。為了使效率化,將更為小巧、且價格更為低廉的前端可編程計算機(PFCS)與交換中心相連接;根據(jù)業(yè)務(wù)需求將這些PFCS從場外轉(zhuǎn)移到場內(nèi)。除了將PFCS在站點間轉(zhuǎn)換之外,SelectCom還定期使用更新、更快和更為先進的計算機對其一些交換中心予以升級。
以下是SelectCom關(guān)于交換設(shè)備的搬遷、安裝和處置的一系列程序。交換設(shè)備的搬遷、安裝和處置將在項目制會計系統(tǒng)下報告。在項目代碼開放之前應(yīng)編制成本預(yù)算并獲得管理授權(quán)。應(yīng)對所有的設(shè)備安裝使用特定的項目代碼來核算,以便獲取(a)應(yīng)用工程和軟件;(b)現(xiàn)場安裝任務(wù);(c)硬件各自的成本費用。交換設(shè)備的處理應(yīng)通過單獨的下線項目和每個場地的特定代碼來完成,而物理拆除設(shè)備的成本應(yīng)直接歸類為費用。
工程部門應(yīng)向會計部門報告所有的項目完成情況,由會計部門安排關(guān)閉項目、增加或刪除固定資產(chǎn)記錄、從固定資產(chǎn)記錄中刪除相應(yīng)資產(chǎn),并在總賬中恰當記錄成本和資產(chǎn)。由會計部門備存的固定資產(chǎn)記錄用于按地點確認設(shè)備及成本,以及計提折舊及繳納當?shù)匚飿I(yè)稅。
通信行業(yè)中通常對交換設(shè)備按資產(chǎn)組計提折舊。因此,交換設(shè)備按照大型設(shè)備、中小型設(shè)備和其他類劃分資產(chǎn)組。退休人員應(yīng)記入各自的折舊備抵額。為此目的,開關(guān)設(shè)備分為大型計算機、中小型計算機和其他交換設(shè)備。到期不再使用的設(shè)備應(yīng)記入各自的折舊備抵賬戶。
當SelectCom安裝新設(shè)備時,該公司將對即將移除且不搬遷的資產(chǎn)予以出售。因此,已要求內(nèi)部審計部確認固定資產(chǎn)會計賬戶中的資產(chǎn)成本是否已按正確數(shù)額記錄。在進行必要的審查之后,內(nèi)部審計部門匯編了以下調(diào)查結(jié)果:
1. 為了滿足市場預(yù)測和需求的不斷變化,工程部依據(jù)口頭建議和備忘錄轉(zhuǎn)移了PFCs和其他設(shè)備。此外,很多已完成的工作沒有編制預(yù)計成本。
2. 對于PFCs的每次傳輸,只向接收設(shè)備的交換中心分配一個安裝項目代碼。因此,所有的拆除、安裝和處置成本都在同一項目代碼下支付。以上種種,加上缺乏對項目成本的預(yù)計,使得追蹤特定的轉(zhuǎn)換設(shè)備成本變得異常困難。這會造成許多會計和財務(wù)計量的混淆。
3. 依據(jù)工程部門的建議,會計人員已經(jīng)關(guān)閉項目,并在固定資產(chǎn)記錄和總賬中添加/刪除相應(yīng)的成本費用。
問題:
根據(jù)內(nèi)部審計部報告中提供的資料,
1.識別SelectCom公司存在的內(nèi)部控制缺陷;
2.描述SelectCom公司加強遵守程序、改進內(nèi)部控制實踐及消除這些缺陷的方法。
3. 識別內(nèi)部審計部門報告中的現(xiàn)行做法對會計和財務(wù)的影響。
解析:
1. 根據(jù)內(nèi)部審計部報告中提供的資料,SelectCom公司存在以下內(nèi)部控制缺陷:
a. 工程部門根據(jù)口頭建議和非正式備忘錄移動設(shè)備;
b. 很多工作沒有編制成本預(yù)算;
c. 對于每次設(shè)備搬遷只分配一個項目代碼;所有拆除、安裝和處置的相關(guān)成本都在同一項目代碼下支付。
2. 所有參與規(guī)劃和安裝設(shè)備的員工都應(yīng)接受項目會計程序的培訓(xùn),并隨時了解新政策和程序;定期進行實物盤點,并與固定資產(chǎn)記錄進行比較;對差異予以調(diào)查和分析。
應(yīng)該提供如下程序:
應(yīng)在指定項目代碼之前對所有的設(shè)備移動、安裝活動及預(yù)計成本費用予以恰當?shù)氖跈?quán),項目授權(quán)文件代碼中應(yīng)包含所有經(jīng)授權(quán)文件的項目代碼,并且僅在獲得審批的書面工程指令后關(guān)閉。
3. 對會計的影響:影響會計記錄的可靠性---成本難以追溯到對應(yīng)的設(shè)備和場址;
對財務(wù)的影響:
a. 總成本超支,容易導(dǎo)致現(xiàn)金短缺;
b. 產(chǎn)生不必要的財產(chǎn)稅;
c. 由于工程部門的非規(guī)范運營,資產(chǎn)可能被挪用。
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