2014年經濟師考試教材《初級人力》講義：工作分析的實施流程

文章摘要：2014年初級經濟師考試教材《初級人力》講義：工作分析的實施流程

第二節(jié) 工作分析的實施流程

一、確定工作分析的目的

工作分析的目的是指工作分析收集信息的用途，它決定了在調查、分析過程中需要收集的信息側重點、收集信息的方法、形成的工作分析結果以及結果的用途等。因此，實施工作分析，應當首先建立目標導向的工作分析系統(tǒng)。所謂“工作分析的目標導向”，是指明確規(guī)定工作分析的具體目標和工作分析成果的具體用途，以此作為構建整個工作分析系統(tǒng)的依據(jù)。

根據(jù)工作分析目前在國內企業(yè)管理實踐中的主要用途，可以將工作分析的不同目標導向收集信息的類型以及信息收集的成果總結為:以組織結構和職位設置優(yōu)化為目的的工作分析，這類工作分析側重收集工作目的、職責、權限、工作流程以及該職位在流程中的作用等方面的信息，目的是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)存的問題，進行組織結構優(yōu)化、理順企業(yè)流程以及對工作職責和權限進行明確界定。如果工作分析的目的是為設計一套科學合理的招聘和甄選系統(tǒng)，那么就需要收集詳細的職責信息，確定甄選標準，建立勝任特征模型，明確任職資格。如果工作分析的目的是為培訓開發(fā)提供基礎和依據(jù)，那么在實施工作分析時，需要界定任職資格中可以培訓的部分、分析工作中常出現(xiàn)的錯誤以及工作難點，需要收集的信息類型包括工作職責、工作難點、關鍵工作行為以及任職資格，最終通過工作分析，確定培訓需求和培訓的難點與重點。如果以績效考核為目標，則需要收集有關各項職責與任務的重要程度、過失損害的信息，對工作職責以及責任細分進行界定，為考核指標的提取以及權重的確定提供前提。如果工作分析的目標導向是薪酬管理，那么需要關注如下信息:工作在企業(yè)中的地位、對企業(yè)戰(zhàn)略的貢獻、工作所需知識技能與能力水平、工作職責、任務的復雜性與難度、工作環(huán)境條件以及工作負荷與強度的大小等與工作評價要素相關的信息。

所以，實施工作分析首先要明確工作分析的目的，根據(jù)工作分析的目的制訂工作分析計劃中的各項內容，包括:工作分析實施主體、工作分析信息收集的方法、收集信息的類型、具體實施的時間計劃、工作分析的結果及其應用途徑、所需費用等。

二、調查工作相關的背景信息

在確定了工作分析的實施目的之后，可以通過調查企業(yè)內部資料和外部資料來掌握與工作相關的背景信息，為工作相關信息的收集、分析整理以及結果的形成奠定基礎。

(一)企業(yè)內部信息

通過調查企業(yè)內部資料，可以獲得與工作相關的背景信息。這些內部資料包括:企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)文化、各項制度和政策、組織機構圖、作業(yè)流程說明、ISO質量文件、各部門職能職責分工、職位配置圖、職位辦事細則、勞動合同以及原有的對部門/職位的職責界定等。

有效地利用這些背景資料，不僅有利于工作分析人員對企業(yè)現(xiàn)狀進行較為快速、全面的了解，還可以在很大程度上降低工作信息收集的難度和工作量。在上述企業(yè)內部資料中，組織機構圖、工作流程圖、職位配置圖以及企業(yè)原有的對部門/職位的職責界定等一些文件資料非常有助于工作分析人員對工作背景信息的掌握。下面具體介紹這些資料的內容及作用。

1.組織結構圖

組織結構圖可以幫助工作分析人員清晰、直觀地了解現(xiàn)階段企業(yè)內的部門及職位設置情況，從而對具體部門/職位在企業(yè)內部的位置以及部門/職位之間的相互關系有更透徹的理解。

2.工作流程圖

工作流程圖可以提供比組織結構圖更詳細的工作信息，有助于工作分析人員明確在現(xiàn)有條件下企業(yè)中的工作輸入與輸出關系，對流程優(yōu)化和調整非常重要。

3.職位配置圖

職位配置圖能夠清晰地反映企業(yè)中現(xiàn)有工作的人員配置情況，有助于工作分析人員更好地對諸如一人多崗和一崗多人等問題進行判斷和處理。

4.企業(yè)原有的對部門/職位的職責界定

企業(yè)原有的對部門/職位的工作職責界定，是理解現(xiàn)有工作任務和工作職責的向導。但是應該注意要謹慎地、批判性地接受這些信息，因為其可能不能夠全面或準確地反映職位的現(xiàn)實狀況。

(二)企業(yè)外部信息

單純局限于企業(yè)內部信息是無法對企業(yè)進行合理、有效的工作分析的，因此在工作分析時還要盡量收集相關外部信息，這樣才能對工作有更深入的理解。

1.行業(yè)內或專業(yè)領域內的相關政策規(guī)定

包括:國家的法律法規(guī)、行業(yè)內的政策、職業(yè)資格準入制度。

2.其他企業(yè)相似工作信息

通過同行業(yè)單位網站、有關招聘的門戶網站等途徑搜集其他企業(yè)相似職業(yè)的職位說明書等信息。

3.國內外職業(yè)標準或工作規(guī)范

(1)《中華人民共和國職業(yè)分類大典》和相關職業(yè)標準;

(2)國際勞工局制定的《國際標準職業(yè)分類》;

(3)其他國家的職業(yè)名稱辭典。如美國((職位名稱詞典》(DOT),《加拿大職業(yè)分類詞典》等。

三、運用工作分析技術收集工作相關信息

工作分析的方法技術應當與工作分析的實施目的、被分析職位的性質和特點相適應。所以，應當根據(jù)企業(yè)的性質、職位的性質以及工作分析的目的來選擇適當?shù)墓ぷ鞣治龇椒ā?/p>

常用的工作分析方法包括:訪談法、觀察法、工作實踐法、問卷法、工作日志法、文獻分析法

以及主題專家會議法等。各種方法的特點不同，因此其適用范圍也不同，見表5-1

另外，各種工作分析方法都具有各自的優(yōu)勢和局限性，所以在選擇工作分析方法之前，需要系統(tǒng)性地掌握常用工作分析方法的特點。

在確定了適當?shù)墓ぷ鞣治龇椒ㄖ螅枰x擇企業(yè)中的典型職位.并運用這些技術首先對典型職位進行分析，收集這些工作的工作活動、職責、工作聯(lián)系、工作環(huán)境和任職資格要求等的信息，對被分析職位進行全方面的了解。這些信息的真實性和準確性直接關系}I,工作分析的效果。所謂典型職位，是指一系列數(shù)日眾多、特征相似的職位中最具代表性的一個職位。通過對典型職位進行分析，可以在一定程度上實現(xiàn)對所有職位的把握，同時實現(xiàn)節(jié)約成本的目的、選擇典型職位應該考慮如下要素:職位的代表性;職位的關鍵程度;職位內容的變化頻率和程度;職位任職者的績效。

練習一下：

1.適用于非操作類工作的工作分析方法是( )

A.觀察法

B.文獻分析法

C.主題專家會議法

D.工作要素法

參考答案：B

解題思路：對于各種方法適用范圍的考查。

四、整理和分析工作相關信息

在工作分析信息收集完成之后，需要對工作信息進行核對與分類，甄選出有用的信息，并對它們進行分析、綜合與歸納。

1.整理工作信息

在工作分析信息收集完成后，工作分析人員首先需要對工作信息進行核對、辨別真?zhèn)?。工作分析人員要將獲得的信息送交職位的任職者和直接主管進行審查確認。信息核對的過程有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整。核對信息完成之后需要對信息進行歸類.甄選出與工作分析密切相關的信息。

2.分析工作信息

分析工作信息可以按照如下步驟進行:

首先。按照工作流程或者不同工作之間邏輯上的一致性將整個工作團隊乃至部門、企業(yè)的全部工作信息進行梳理，得到部門的工作任務清單，并在得到企業(yè)內部確認的情況下，進一步分析部門間的權限關系，確認部門工作任務及權限分配。然后，針對部門內的每一職位，確認其工作任務清單，并根據(jù)工作任務的時間消耗(即該項工作占總作業(yè)時間的比例)和工作任務的相對重要程度(即發(fā)生問題對工作的影響程度和影響的持久性程度)判斷任務清單中的關鍵工作任務(即對工作績效影響大的工作任務)。最后，針對關鍵工作任務進行分析，確認該工作的任職資格條件。

五、形成工作分析結果

工作分析的結果之一就是職位說明書，它包括工作描述和工作規(guī)范兩部分。工作描述是對有關工作職責、工作內容、工作權限、工作環(huán)境等工作自身特性等方面的書面描述。工作規(guī)范描述了工作對人的知識、技能、能力、品格、教育背景和工作經歷等方面的要求。

職位說明書只是工作分析結果的一部分，根據(jù)工作分析的目的不同，還可能需要編寫工作分類和勝任特征模型等文件。

六、核對與應用工作分析結果

工作分析結果形成之后，要與工作相關人員通過會議討論、書面交流等方式核對工作分析結果，目的是征詢工作相關人員對工作分析結果的意見和建議，檢查工作分析結果中是否出現(xiàn)職責重疊、職責錯位和職責空缺、術語表達不規(guī)范等問題，發(fā)現(xiàn)問題之后及時修改完善。

工作分析結果確定之后，需要相關人員(包括工作任職者、直接上級、人力資源部門經理等)簽字確認。并根據(jù)工作分析的目的，將工作分析結果運用到企業(yè)管理中。

這里需要注意的是，職位說明書等文件的管理和使用是一個動態(tài)的過程，隨著企業(yè)戰(zhàn)略調整、企業(yè)結構變化、技術變革、工作性質和內容變化等等，工作分析的結果性文件也要隨之做出相應的調整。若要對工作分析成果文件實現(xiàn)動態(tài)的管理。需要工作分析主管人員建立暢通的工作信息反饋渠道，不斷地調整與完善工作分析成果文件。

練習一下:

1、工作分析的流程不包括( )。

A.明確工作分析的目的

B.搜集工作相關背景的信息

C.確定各項指標的權重

D.整理和分析工作相關信息

參考答案：C

解題思路：首先讓我們了解工作分析的具體流程為：確定工作的目的——調查工作相關的背景信息——運用工作分析技術收集相關信息——整理和分析工作相關信息——形成工作分析結果——核對與應用工作分析結果

2.一般說來，實施工作分析時的第一步和最后一步分別是( )

A.整理工作相關信息

B.核對與應用工作分析結果

C.確定工作分析的目的

D.形成工作分析結果

參考答案：BC

解題思路：工作分析的具體流程為：確定工作的目的——調查工作相關的背景信息——運用工作分析技術收集相關信息——整理和分析工作相關信息——形成工作分析結果——核對與應用工作分析結果.只要熟悉工作分析的流程就能快捷的選出正確答案。