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財(cái)政部就發(fā)布《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》答記者問(wèn)

來(lái)源: 中華人民共和國(guó)財(cái)政部 編輯: 2016/01/26 14:03:48 字體:

完善管理制度 助力行業(yè)發(fā)展
——財(cái)政部會(huì)計(jì)司、國(guó)家檔案局館室司有關(guān)負(fù)責(zé)人就發(fā)布
《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》答記者問(wèn)

  2016年1月11日,財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布了《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)﹝2016﹞1號(hào),以下簡(jiǎn)稱(chēng)《管理辦法》)。日前,財(cái)政部會(huì)計(jì)司、國(guó)家檔案局館室司有關(guān)負(fù)責(zé)人就《管理辦法》的有關(guān)問(wèn)題回答了記者的提問(wèn)。

  問(wèn):請(qǐng)介紹一下制定《管理辦法》的背景和意義。

  答:自20世紀(jì)80年代恢復(fù)重建,特別是2009年國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部《關(guān)于加快發(fā)展我國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)的若干意見(jiàn)》(國(guó)辦發(fā)﹝2009﹞56號(hào))以來(lái),我國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)的執(zhí)業(yè)環(huán)境不斷改善、內(nèi)部治理不斷優(yōu)化、人才隊(duì)伍不斷壯大、執(zhí)業(yè)領(lǐng)域不斷拓展、業(yè)務(wù)收入大幅增長(zhǎng)。與此同時(shí),會(huì)計(jì)師事務(wù)所的職業(yè)責(zé)任和職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)也不斷加大。主要原因有二:一是隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益完善和資本市場(chǎng)的快速發(fā)展,會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)質(zhì)量與資本市場(chǎng)的信息披露質(zhì)量越來(lái)越緊密關(guān)聯(lián),越來(lái)越廣受關(guān)注。二是隨著合伙制逐步成為會(huì)計(jì)師事務(wù)所的主體形式,注冊(cè)會(huì)計(jì)師的職業(yè)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)加速顯化,職業(yè)責(zé)任約束空前強(qiáng)化。審計(jì)檔案作為執(zhí)業(yè)活動(dòng)全過(guò)程的“記錄者”和執(zhí)業(yè)質(zhì)量控制的“見(jiàn)證者”,對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所、注冊(cè)會(huì)計(jì)師防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)對(duì)法律訴訟、保障合法權(quán)益至關(guān)重要。加之近年來(lái)行業(yè)內(nèi)重組合并等情況較多,由此衍生出審計(jì)檔案歸屬和保管等諸多問(wèn)題,亟需進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范審計(jì)檔案管理工作。然而,由于各方面條件的限制,長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)范。另一方面,隨著信息技術(shù)的革新和審計(jì)技術(shù)的發(fā)展,審計(jì)檔案電子化方興未艾,如何順應(yīng)時(shí)代潮流引導(dǎo)電子審計(jì)檔案的規(guī)范和發(fā)展成為亟待解決的迫切問(wèn)題。

  在此背景下,制定發(fā)布《管理辦法》將發(fā)揮以下積極作用:一是在國(guó)家層面完善會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理的制度建設(shè),規(guī)范會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)檔案管理工作,保障審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全。二是提高會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案信息化管理水平,提升審計(jì)檔案的利用效能,合理降低審計(jì)檔案的管理成本,切實(shí)減輕會(huì)計(jì)師事務(wù)所的負(fù)擔(dān)。三是促進(jìn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所優(yōu)化內(nèi)部治理,完善內(nèi)部管理制度,增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵御能力,實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。

  問(wèn):請(qǐng)介紹《管理辦法》的制定過(guò)程。

  答:財(cái)政部高度重視會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理制度建設(shè)。2014年1月,財(cái)政部會(huì)計(jì)司與國(guó)家檔案局館室司就啟動(dòng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理制度研究工作達(dá)成共識(shí)。2014年上半年,財(cái)政部會(huì)計(jì)司、國(guó)家檔案局館室司和中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)成立聯(lián)合工作組,先后赴江蘇、浙江、湖南、重慶等地進(jìn)行實(shí)地調(diào)研,廣泛聽(tīng)取地方財(cái)政部門(mén)、檔案管理部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)和會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)制定會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法的意見(jiàn)和建議。此后,財(cái)政部會(huì)計(jì)司利用在西安組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì),再次就辦法起草工作同各省級(jí)財(cái)政部門(mén)進(jìn)行了深入研討。2015年7月,財(cái)政部辦公廳和國(guó)家檔案局辦公室聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于就公開(kāi)征求意見(jiàn)的函》(財(cái)辦會(huì)〔2015〕17號(hào),以下簡(jiǎn)稱(chēng)《征求意見(jiàn)稿》)。

  《征求意見(jiàn)稿》發(fā)布后,行業(yè)反響積極正面,認(rèn)為這是一項(xiàng)打基礎(chǔ)、利長(zhǎng)遠(yuǎn)的制度建設(shè),有利于推動(dòng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。同時(shí),各地財(cái)政部門(mén)、檔案管理部門(mén)和會(huì)計(jì)師事務(wù)所也通過(guò)多種形式提出了一些修改建議,主要包括:一是進(jìn)一步明確審計(jì)檔案的范圍,并加強(qiáng)與注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的銜接。二是強(qiáng)化審計(jì)檔案管理的責(zé)任體系,特別是首席合伙人(法定代表人)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。三是進(jìn)一步完善審計(jì)檔案的保管要求和保管年限規(guī)定。四是增加對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所轉(zhuǎn)制、分所終止以及交回執(zhí)業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續(xù)等特定情形下的審計(jì)檔案管理規(guī)定。五是完善審計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀制度和對(duì)電子審計(jì)檔案的管理要求。此外,還提出一些文字性修改意見(jiàn)。

  經(jīng)全面匯總、系統(tǒng)梳理和認(rèn)真研究收到的反饋意見(jiàn),我們對(duì)《征求意見(jiàn)稿》進(jìn)行了反復(fù)修改和完善,并就重大修改與行業(yè)人士進(jìn)行了多次溝通討論,最終形成了《管理辦法》并按程序報(bào)批后正式發(fā)布。

  問(wèn):請(qǐng)問(wèn)《管理辦法》的主要內(nèi)容有哪些?

  答:《管理辦法》共三十二條,主要包括以下六方面內(nèi)容:

 ?。ㄒ唬┛傮w要求。一是明確審計(jì)檔案由會(huì)計(jì)師事務(wù)所總所和分所分別集中管理,并接受所在地省級(jí)財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。二是建立會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理三級(jí)責(zé)任體系,并對(duì)審計(jì)檔案管理人員提出原則性任職要求。三是要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所建立健全審計(jì)檔案管理制度,采用可靠防護(hù)技術(shù)和措施確保審計(jì)檔案妥善保管和有效利用,嚴(yán)格遵守境外發(fā)行證券與上市審計(jì)相關(guān)保密和檔案管理規(guī)定。

 ?。ǘw檔、保管和利用。一是要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的要求及時(shí)歸檔審計(jì)業(yè)務(wù)資料,按程序作出必要變動(dòng)。二是要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所配備適當(dāng)?shù)谋9軋?chǎng)所和設(shè)施,并明確可向所在地國(guó)家檔案館寄存或委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)代管審計(jì)檔案。三是規(guī)定會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)結(jié)合審計(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況等因素合理確定保管期限,最低不得少于十年。四是要求嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案利用制度,強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的保密義務(wù),對(duì)依法依規(guī)調(diào)閱利用會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案提出程序要求。

 ?。ㄈ?quán)屬與處置。根據(jù)近年來(lái)行業(yè)發(fā)展情況和先照后證等商事制度改革需要,《管理辦法》對(duì)審計(jì)檔案的權(quán)屬與處置進(jìn)行了規(guī)范:一是明確審計(jì)檔案所有權(quán)歸屬會(huì)計(jì)師事務(wù)所并由其依法實(shí)施管理。二是對(duì)合并、分立、終止、組織形式轉(zhuǎn)制、交回執(zhí)業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續(xù)等情形下的審計(jì)檔案處置和管理作出規(guī)定。三是要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所及分所在委托檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)代管審計(jì)檔案時(shí)簽署書(shū)面委托協(xié)議。四是會(huì)計(jì)師事務(wù)所及分所終止或會(huì)計(jì)師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續(xù)的,應(yīng)向所在地省級(jí)財(cái)政部門(mén)報(bào)備審計(jì)檔案處置和管理情況。

 ?。ㄋ模╄b定與銷(xiāo)毀?!豆芾磙k法》要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所定期開(kāi)展對(duì)保管期滿(mǎn)的審計(jì)檔案的鑒定工作,對(duì)不再具有保存價(jià)值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計(jì)檔案應(yīng)按程序報(bào)批后銷(xiāo)毀,仍需保存的審計(jì)檔案應(yīng)重新劃定保管期限。同時(shí),要求檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo),電子審計(jì)檔案需信息化管理部門(mén)監(jiān)銷(xiāo)。

  (五)信息化管理。一是要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所加強(qiáng)信息化建設(shè),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高審計(jì)檔案的管理水平和利用效能。二是強(qiáng)化電子審計(jì)檔案管理,采取有效的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)介質(zhì)歸檔保存,建立健全防篡改機(jī)制,確保電子審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。三是建立電子審計(jì)檔案?jìng)浞莨芾碇贫?,定期?duì)電子審計(jì)檔案的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測(cè)試和檢查。

  (六)監(jiān)督管理。《管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所執(zhí)業(yè)的,不得將屬于原所的審計(jì)業(yè)務(wù)資料帶至新所;禁止損毀、篡改、偽造審計(jì)檔案,禁止將審計(jì)檔案據(jù)為己有或委托個(gè)人私存。會(huì)計(jì)師事務(wù)所違反本辦法規(guī)定的,省級(jí)以上財(cái)政部門(mén)可依法采取責(zé)令限期改正、通報(bào)、列為重點(diǎn)監(jiān)管對(duì)象或其他行政監(jiān)管措施;會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理違反國(guó)家保密和檔案管理規(guī)定的,由保密行政管理部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)分別依法處理。

  問(wèn):請(qǐng)介紹《管理辦法》的適用范圍和突出特點(diǎn)?

  答:在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的會(huì)計(jì)師事務(wù)所管理審計(jì)檔案,適用本辦法。會(huì)計(jì)師事務(wù)所從事審閱業(yè)務(wù)和其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案參照?qǐng)?zhí)行。需要說(shuō)明的是,《管理辦法》規(guī)定的審計(jì)檔案不僅包括按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則要求形成的審計(jì)工作底稿,而且包括具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔管理的與執(zhí)行審計(jì)業(yè)務(wù)有關(guān)的其他歷史記錄,例如:有關(guān)審計(jì)師獨(dú)立性、項(xiàng)目承接與保持等事項(xiàng)的記錄;審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū);被審計(jì)單位有關(guān)法律文件、組織架構(gòu)及管理層人員信息;審計(jì)報(bào)告日后有關(guān)事項(xiàng)的記錄以及完成審計(jì)業(yè)務(wù)后的工作總結(jié)等。

  根據(jù)近年來(lái)行業(yè)發(fā)展和商事制度改革等新形勢(shì),《管理辦法》在現(xiàn)有檔案管理法規(guī)制度和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上,建立了國(guó)家層面的會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理統(tǒng)一制度。其突出特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下方面:一是建立了會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理的三級(jí)責(zé)任體系,即首席合伙人或法定代表人負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,指定的審計(jì)檔案分管負(fù)責(zé)人負(fù)分管責(zé)任,審計(jì)檔案管理人員負(fù)直接責(zé)任。二是對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所合并、分立、終止、組織形式轉(zhuǎn)制、交回執(zhí)業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續(xù)等情形下的審計(jì)檔案處置和管理作出了明確規(guī)定,有利于解決行業(yè)內(nèi)因重組合并等衍生的檔案管理問(wèn)題。三是對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)檔案管理進(jìn)行了創(chuàng)新,允許會(huì)計(jì)師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的規(guī)定,結(jié)合審計(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況等因素合理確定審計(jì)檔案的保管期限;允許會(huì)計(jì)師事務(wù)所向所在地國(guó)家綜合檔案館寄存或委托檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)代管審計(jì)檔案等。四是順應(yīng)信息技術(shù)革新和審計(jì)技術(shù)發(fā)展的需要,要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所加強(qiáng)信息化建設(shè),提升審計(jì)檔案的管理水平和利用效能;強(qiáng)化電子審計(jì)檔案管理,采取建立防篡改機(jī)制和備份管理制度等措施,確保電子審計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用和安全。

  問(wèn):請(qǐng)問(wèn)如何做好《管理辦法》與現(xiàn)有檔案管理法規(guī)制度和注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的銜接?

  答:在《管理辦法》發(fā)布之前,會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理主要遵循一般檔案管理法規(guī)制度和注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的相關(guān)要求。總體而言,《管理辦法》與現(xiàn)有檔案管理法規(guī)制度和注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則是并行不悖、互相補(bǔ)充、相輔相成的關(guān)系。作為統(tǒng)領(lǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理的基本規(guī)范,《管理辦法》突出了行業(yè)特性,重點(diǎn)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理的制度建設(shè)、責(zé)任體系、管理方式、保管要求、提供利用等作出了原則性規(guī)范。在審計(jì)檔案的整理立卷、分類(lèi)編號(hào)、索引編制等方面,《管理辦法》僅作概括性描述,會(huì)計(jì)師事務(wù)所在實(shí)務(wù)中可遵循檔案管理法規(guī)制度的一般要求或參照檔案管理法規(guī)制度制定本所的內(nèi)部細(xì)則。

  由于審計(jì)工作底稿構(gòu)成了審計(jì)檔案的主體,而且注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則對(duì)審計(jì)工作底稿的具體內(nèi)容、歸檔期限、保存期限、查閱權(quán)限等已有詳細(xì)規(guī)定,為避免重復(fù)規(guī)范,《管理辦法》對(duì)執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則中已有規(guī)定的內(nèi)容僅作概括性表述。在實(shí)務(wù)中,會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)按照《管理辦法》制定本所的審計(jì)檔案管理制度、規(guī)范本所的審計(jì)檔案管理,在涉及審計(jì)工作底稿的內(nèi)容范圍、歸檔期限等具體問(wèn)題時(shí),應(yīng)當(dāng)遵循注冊(cè)會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則。

  問(wèn):財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)貫徹實(shí)施《管理辦法》有哪些要求?

  答:《管理辦法》的貫徹實(shí)施需要會(huì)計(jì)師事務(wù)所與各級(jí)財(cái)政部門(mén)、檔案管理部門(mén)的共同努力和協(xié)調(diào)配合。

  會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)建立健全審計(jì)檔案管理制度,嚴(yán)格審計(jì)檔案管理要求,加大信息化建設(shè)力度,提升審計(jì)檔案管理水平。發(fā)生合并、分立、終止、組織形式轉(zhuǎn)制、交回執(zhí)業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續(xù)等事項(xiàng)時(shí),要妥善安排審計(jì)檔案的處置和管理,并做好向省級(jí)財(cái)政部門(mén)的備案工作。此外,在開(kāi)展中國(guó)內(nèi)地企業(yè)境外上市審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí),要依法依規(guī)做好保密和檔案管理工作。

  各省級(jí)財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)要高度重視,按照各自職責(zé)切實(shí)強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo),促進(jìn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所規(guī)范審計(jì)檔案管理,發(fā)揮審計(jì)檔案的保障作用,推動(dòng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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