2014年中級經(jīng)濟師考試人力資源管理專業(yè)精講：人力資源信息系統(tǒng)

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第三節(jié) 人力資源信息系統(tǒng)

建立人力資源信息系統(tǒng)的目的

人力資源信息系統(tǒng)在組織中主要服務(wù)于以下兩個目標。

（一）促進行政與運營效率

即通過對員工及人力資源活動信息的編制，來提高效率。許多人力資源活動通過自動化的HRIS可以拋棄大量的紙上作業(yè)，一點在線數(shù)據(jù)錄入被啟用，所需存儲的表格及必需的手工錄入工作將大犬減少，從而使人力資源管理更有效率地實現(xiàn)。目前許多有關(guān)人力資源活動的重組都聚焦于識別人力資源信息流，以及促使這些信息能夠被更有效地為權(quán)威人士所獲得。

（二）促進組織的戰(zhàn)略性人力資源管理

建立HRIS對組織而言具有更為戰(zhàn)略性的意義，與人力資源規(guī)劃相關(guān)。HRIS使得人力資源規(guī)劃和管理決策的做出可以在很大程度上依賴于充分、全面的人力資源信息，這樣就不是僅僅依靠管理人員的觀點和直覺判斷。

人力資源信息系統(tǒng)包括的內(nèi)容

計算機化的人力資源信息系統(tǒng)通常包括以下基本內(nèi)容。

（一）工作經(jīng)驗代碼

即用以描述企業(yè)內(nèi)各種工作的一系列工作經(jīng)驗代號、名稱、代碼等，便于用簡單的符號表示雇員現(xiàn)在、過去以及將來可能從事的工作。

（二）人口統(tǒng)計特征

包括員工的年齡，在組織中的工作時間，在現(xiàn)期工作崗位上的工作時間等。

（三）職業(yè)發(fā)展

包括員工的工作經(jīng)歷，行業(yè)經(jīng)驗，每個工作崗位的工作時間，晉升或其他工作變動等。員工在某些關(guān)鍵性的相關(guān)行業(yè)中的知識對某些職位來說是非常有用的。

（四）產(chǎn)品知識

員工對企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)線或服務(wù)的熟悉程度，可以作為某人是否適合被調(diào)動或提升的指標。

（五）正規(guī)教育

包括員工接受教育的機構(gòu)名稱、學(xué)習(xí)領(lǐng)域、被授予的學(xué)位、畢業(yè)時間等。

（六）培訓(xùn)課程

員工參加過的由雇主舉辦的或由外部的某些機構(gòu)所舉辦的培訓(xùn)課程名稱。

（七）遷移局限

反映員工是否有愿意地理上遷移的意愿，便于在調(diào)配時更有效地進行人員安排。

（八）職業(yè)興趣

反映員工所愿意從事的工作類型。并反映員工是否具備從事想要做的工作的資格。

（九）工作績效評價

反映員工在所評價的領(lǐng)域中（如領(lǐng)導(dǎo)能力、激勵性、溝通能力等方面）的進步，同時對員工的優(yōu)缺點進行總體評價。

人力資源信息系統(tǒng)的基本職能

人力資源信息系統(tǒng)一般有三個職能：

（一）為人力資源規(guī)劃建立人事檔案

人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術(shù)、能力、經(jīng)驗和職業(yè)抱負，又可以用來對未來的人力資源需要進行預(yù)測。這兩種信息必須互相補充，否則對人力資源規(guī)劃無用。如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎(chǔ)作出的預(yù)測，顯然對組織是無用的；而只有對未來人員數(shù)量、技術(shù)反經(jīng)驗等有所了解，才能夠制定出解決預(yù)計問題的行動計劃。

（二）為其他的人力資源管理活動提供信息

通過人事檔案為晉升人選的確定、特殊項目的工作分配、工作調(diào)動、培訓(xùn)、工資獎勵計劃、職收生涯計劃等提供決策信息。

（三）為管理部門的決策提供各種報告

人力資源信息系統(tǒng)可以用于日常管理的工作性報告，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息。如崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數(shù)與工作績效考核分數(shù)之間統(tǒng)計關(guān)系的有效性等。

人力資源信息系統(tǒng)的類型

一套人力資源信息系統(tǒng)既可以小到用一臺個人電腦即可運行，也可以大到需要用一臺或多臺電腦連接在一起的大型計算機運行。企業(yè)可以群據(jù)自己的組織結(jié)構(gòu)以及管理理念對人力資源依息系統(tǒng)迨行選擇：

（一）集中型

將所有的控制權(quán)與責(zé)任集中設(shè)置在一個節(jié)點上。這種設(shè)置使管理人員可以在最大限度上控制該系統(tǒng)并且節(jié)約成本，但是限制了那些需要使用該系統(tǒng)信息的其他人的靈活性。

（二）分散型

既有一個中心裝置還有多個與中心裝置相連或彼此相連的節(jié)點，給系統(tǒng)的設(shè)計和運行保留了較大程度的控制，同時，給使用者提供了一定的靈活性。

（三）獨立型

有多個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)可以彼此相連也可以沒有關(guān)系。這種系統(tǒng)給單個使用者提供了最大限度的靈活性，可以對系統(tǒng)加以設(shè)計來滿足自己的特殊需求。管理控制通常非常少，這會帶來成本的增加，因為需要對不同的使用者進行二次開發(fā)，或者對組織中已經(jīng)存在的功能進行重復(fù)開發(fā)。

（四）混合型

將人力資源信息系統(tǒng)的某些模塊集中在一起同時將其他功能留給使用者自行斟酌使用?；旌舷到y(tǒng)可以在組織中達到集中控制與分散自治的良好統(tǒng)一，但這種系統(tǒng)往往很貴，因為它必須支持許多不同的功能。

建立人力資源信息系統(tǒng)的程序

（一）選擇人力資源信息系統(tǒng)

在為組織建立人力資源信息系統(tǒng)的時候，必須使這一系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。這需要仔細分析整個組織和人力資源部門對人力資源信息的使用。一般說來，對人力資源信息系統(tǒng)的選擇主要取決于成本因素，而不是在多大程度上支持人力資源決策制定。

（二）人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計與發(fā)展

1.要設(shè)計出一個有效的人力資源信息系統(tǒng)，專家們建議要從所需信息的本身出發(fā)

（1）什么信息是可得的？組織中需要什么樣的信息？

（2）這些信息將如何使用？

（3）遞交這些信息時，需要什么樣的格式，才能與其他公司的信息數(shù)據(jù)相容？

（4）誰需要這些信息？

（5）這些信息什么時候需要以及需要的頻率怎樣？

2.對于這些問題的回答，可以幫助組織定出必要的硬件與軟件設(shè)施。在系統(tǒng)的設(shè)計與發(fā)展階段主要需要完成以下的任務(wù)：分析項有記錄、報告和表格，以確定對人力資源信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的要求；確定最終的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容和編碼結(jié)構(gòu)；說明用于產(chǎn)生和關(guān)心數(shù)據(jù)的文件保存和計算過程；規(guī)定人事報告的要求和格式；決定人力資源信息系統(tǒng)的技術(shù)檔案的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容；確定操作計算機的員工工資福利表的格式及內(nèi)容等要求；確定工資和其他系統(tǒng)與人力資源信息系統(tǒng)的對接要求。

（三）人力資源信息系統(tǒng)的實施

包括對目前及以后系統(tǒng)的使用環(huán)境進行考察以找出潛在問題；檢查計算機的硬件結(jié)構(gòu)、所用語言和影響系統(tǒng)設(shè)計的軟件約束條件；確定輸人——輸出條件要求、運行次數(shù)和處理量；提供有關(guān)實際處理及對操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設(shè)施的資料；設(shè)計數(shù)據(jù)輸人文件、事務(wù)處理程序和對人力資源信息系統(tǒng)的輸入控制。

（四）培訓(xùn)

對那些使用人力資源信息系統(tǒng)的員工進行培訓(xùn)，對于組織成功地實施人力資源信息系統(tǒng)具有重要的意義。這種培訓(xùn)分幾個層次進行：①組織中每一位從事員工信息數(shù)據(jù)工作的人都必須參加培訓(xùn)，以使用新的符合人力資源信息系統(tǒng)輸人要求的錄人形式。②人力資源專業(yè)人員與人力資源經(jīng)理必須接受有關(guān)人力資源信息系統(tǒng)培訓(xùn)。③從信息系統(tǒng)的軟硬件供應(yīng)商那里得到的支持和指導(dǎo)也很重要，可以幫助組織充分利用系統(tǒng)的優(yōu)點。

（五）評價

對人力資源信息系統(tǒng)的評價包括：估計改進人事管理的成本；確定關(guān)鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求；確定人們對補充特殊信息的要求；對與人力資源信息系統(tǒng)有關(guān)的組織問題提出建議；提出保證機密資料安全的建議。

建立人力資源信息系統(tǒng)需要注意的問題

建立人力資源信息系統(tǒng)最大的不利面是有可能泄露員工的隱私。建立人力資源的信息系統(tǒng)使組織更加便捷地獲取信息，同時也增加了未獲得授權(quán)的人員接觸這些隱秘信息的機會。有些國家特別頒布法律對非法獲取某些種類雇員信息的行為給予懲罰，但還不能夠從根本上防止此類問題的發(fā)生。所以對建立人力資源信息系統(tǒng)的組織而言，應(yīng)該盡一切可能加強防范措施避免隱私泄露。如加設(shè)系統(tǒng)密碼，把可以接觸到的機密信息的人員限制在需要知情的人員范圍內(nèi)，謹慎設(shè)定并限制使用者權(quán)限，對使用者進行核實，傳輸和保存數(shù)據(jù)時使用密碼，對使用情況進行記錄等。