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在出具審計(jì)報(bào)告前,注冊(cè)會(huì)計(jì)師應(yīng)完成所有必要的審計(jì)程序,取得充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)并得出適當(dāng)?shù)膶徲?jì)結(jié)論。由此,在審計(jì)報(bào)告日后將審計(jì)工作底稿歸整為最終審計(jì)檔案是一項(xiàng)事務(wù)性的工作、不涉及實(shí)施新的審計(jì)程序或得出新的結(jié)論。
如果在歸檔期間對(duì)審計(jì)工作底稿作出的變動(dòng)屬于事務(wù)性的,注冊(cè)會(huì)計(jì)師可以作出變動(dòng),主要包括:
1.刪除或廢棄被取代的審計(jì)工作底稿;
2.對(duì)審計(jì)工作底稿進(jìn)行分類、整理和交叉索引;
3.對(duì)審計(jì)檔案歸整工作的完成核對(duì)表簽字認(rèn)可;
4.記錄在審計(jì)報(bào)告日前獲取的、與審計(jì)項(xiàng)目組相關(guān)成員進(jìn)行討論并取得一致意見的審計(jì)證據(jù)。
審計(jì)工作底稿通常不包括已被取代的審計(jì)工作底稿的草稿或財(cái)務(wù)報(bào)表的草稿、對(duì)不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯(cuò)誤或其他錯(cuò)誤而作廢的文本,以及重復(fù)的文件記錄等。由于這些草稿、錯(cuò)誤的文本或重復(fù)的文件記錄不直接構(gòu)成審計(jì)結(jié)論和審計(jì)意見的支持性證據(jù),因此,注冊(cè)會(huì)計(jì)師通常無需保留這些記錄,在審計(jì)工作底稿歸檔時(shí)予以清理。
歸整審計(jì)檔案時(shí),有些會(huì)計(jì)師事務(wù)所將審計(jì)檔案分為永久性檔案和當(dāng)期檔案。這一分類主要是基于具體實(shí)務(wù)中對(duì)審計(jì)檔案使用的時(shí)間。
1.永久性檔案。永久性檔案是指那些記錄內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定,具有長期使用價(jià)值,并對(duì)以后審計(jì)工作具有重要影響和直接作用的審計(jì)檔案。例如,被審計(jì)單位的組織結(jié)構(gòu)、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、章程、重要資產(chǎn)的所有權(quán)或使用權(quán)的證明文件復(fù)印件等。若永久性檔案中的某些內(nèi)容已發(fā)生變化,注冊(cè)會(huì)計(jì)師應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以更新。為保持資料的完整性以便滿足日后查閱歷史資料的需要,永久性檔案中被替換下的資料一般也需保留。例如,被審計(jì)單位因增加注冊(cè)資本而變更了營業(yè)執(zhí)照等法律文件,被替換的舊營業(yè)執(zhí)照等文件。可以匯總在一起,與其他有效的資料分開,作為單獨(dú)部分歸整在永久性檔案中。
2.當(dāng)期檔案。當(dāng)期檔案是指那些記錄內(nèi)容經(jīng)常變化,主要供當(dāng)期和下期審計(jì)使用的審計(jì)檔案。例如,總體審計(jì)策略和具體審計(jì)計(jì)劃。
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