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在最初講授組織管理課程的時候,我就一直為這樣一些問題困擾:為什么同樣的資源和人,交給不同的管理者進行管理,結(jié)果卻相去甚遠?為什么這樣多的人,陷入無效的、甚至毫無意義的工作中?影響人們有效工作的關(guān)鍵因素是什么?為什么這樣多人覺得組織并沒有讓他們發(fā)揮作用?管理真正的價值到底在什么地方?
對于這些問題的思考和研究,一致貫穿在我整個教學和研究中,我知道,如果我們不能解決這些問題,我們就會浪費很多人的付出,讓人們變得毫無價值;而解決了這些問題,就可以讓人們做出巨大的貢獻,管理的確關(guān)系到我們每一個人的切身利益。導致出現(xiàn)這些問題的核心因素就是:沒有很好的理解管理。無論是對于管理相關(guān)概念的理解,還是對于管理相關(guān)理論及其規(guī)律的認識,都產(chǎn)生了偏差,甚至在很多基本概念的理解上存在錯誤。這些認知上的偏差,導致了管理行為的偏差,也就影響了人們的績效。換個角度說,因為管理者自身對于管理認識的偏差,導致人們無效的工作。
無論是從管理實踐的角度,還是管理教學的角度,我了解到:
管理是“管事”還是“管人”?
人與組織到底是什么樣的關(guān)系?
組織結(jié)構(gòu)在什么情況下才能夠改變?
領導如何發(fā)揮作用?
人為什么要工作?
群體決策還是個人決策有效?
為什么計劃沒有變化快?
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這些都是在日常管理中必須面對的話題,如果我們沒有正確的認識,就會產(chǎn)生很多管理行為的誤差,而這些誤差就會導致績效結(jié)果受到傷害。事實上,在大部分效率低下,內(nèi)部無法協(xié)同的組織中,由于管理誤解所導致的因素占了絕大多數(shù),很多時候,我并不認為是員工的素質(zhì)不行,更不認為是我們的企業(yè)文化不行,遇到管理不暢,員工能力弱的情況,首先需要檢討的是管理者自身,管理的認知和行為是否正確,只要管理者具有另外正確的認知和行為,所有人的績效就一定會展示出來。
因為研究和課程的緣故,我有幸擔任過山東六和集團的總裁,在此之前和之后也一直擔任一些公司的顧問,我在每一家公司都看到相同的情況:對于管理的職務、功能和效果缺乏認識和思考,很多人只有憑借經(jīng)驗、情感和責任來進行管理工作。我所看到的是個人績效的損傷、組織效率的消耗,而這一切,只要從管理的基本概念出發(fā),整理清楚,就可以避免,于是我決定來梳理這些概念,從最基本的部分入手,來解決問題。
在我的內(nèi)心里,最希望看到的是:每一個人都可以在組織中充分發(fā)揮作用;每一個人都有能力解決自身的問題;而每一個管理者都可以讓下屬擁有績效,并獲得成長;更重要的是,因為管理者有效的管理行為,本不能勝任的工作得以勝任,同樣的資源投入獲得更大的產(chǎn)出。
有關(guān)管理的各種問題都會呈現(xiàn)在每一個管理者的面前,這些問題紛繁、瑣碎,幾乎涉及到組織的每一個人,每一個環(huán)節(jié),我也深知最重要的不是陷入在這些問題中,最重要的是解決問題,因此我抽離出最基本的管理概念,就讓我們從最基本的概念入手,了解什么是管理、組織、領導、計劃、決策、結(jié)構(gòu)和激勵,這些日常管理中不斷面對,習以為常的管理概念入手,整理清晰,明確內(nèi)涵,為此我寫了一本書《管理的常識》,而在這本書里我詮釋了這七個概念。
•什么是管理?管理是人、物、事三者的辯證關(guān)系,不同的組合就會得到不同的結(jié)果,而管理,就是確保人與物結(jié)合后能夠做出最有效的事情來,這也正是管理的魅力之所在。因此,管理就是讓下屬明白什么是最重要的;管理沒有對錯,管理就是面對事實解決問題;管理是“管事”而不是“管人”;管理就是讓個人目標和組織目標合二為一;管理就是讓一線員工得到并可以使用資源。
•什么是組織?組織是指為了實現(xiàn)目標系統(tǒng)化的人的組合,組織是為目標存在的,組織最大的功效就是讓本不能勝任工作的人可以勝任。因此,正式的組織更強調(diào)責任、權(quán)力和目標,而非情感、興趣和愛好;在組織中人與人公平而非平等,承擔更大責任的人會獲得更大權(quán)力,從而具有更高的低位和尊重,某種程度上講,在組織里最重要的是“正式身份”;分工是個人和組織聯(lián)結(jié)的根本方法;組織因目標而存在意味著任何組織離開任何人都是沒有問題的,只要這個組織的目標是明確而有生命力的。
•什么是組織結(jié)構(gòu)?組織結(jié)構(gòu)有著自己的特性,一方面結(jié)構(gòu)的作用是保持穩(wěn)定,只有穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)才可能產(chǎn)生效率,另一方面每一次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和重組,都意味著對于變化的適應。組織結(jié)構(gòu)所要解決的就是權(quán)力與責任關(guān)系是否匹配的問題,只有在匹配的權(quán)力和責任的關(guān)系中,組織管理才會發(fā)揮作用。所以組織結(jié)構(gòu)需要清晰地設計出溝通線、控制線、責任線和權(quán)力線,其中權(quán)力線和責任線是組織結(jié)構(gòu)的縱向安排,溝通線和控制線是組織結(jié)構(gòu)的橫向安排。組織結(jié)構(gòu)的縱向安排必須依照:誰責任大,誰權(quán)力大的原則,讓承擔責任的人具有最大的權(quán)力,離總經(jīng)理最近;組織結(jié)構(gòu)的橫向安排必須依照:做同一件事的人需要在一個部門里交由一個經(jīng)理來負責,盡可能的減少部門??v向安排以實現(xiàn)績效、貼近顧客為主,橫向安排以提升效率、降低成本為主。組織結(jié)構(gòu)一定要依據(jù)責任而不是權(quán)力來設定,組織結(jié)構(gòu)可以建立組織和個人之間的心理契約,組織結(jié)構(gòu)需要配合企業(yè)發(fā)展的需要,影響組織結(jié)構(gòu)變化的因素是策略、規(guī)模、技術(shù)和環(huán)境,因此領導人變更并不是組織結(jié)構(gòu)改變的影響因素。
•什么是領導?領導是指影響別人,以達到群體目標的過程。這個定義意味著領導是一個施加影響力的過程,是一個管理職能,因此每一個領導者以及每一個管理者都需要發(fā)揮領導的職能。但是領導者和管理者卻有著根本的區(qū)別,領導者需要做的是:定立方向、構(gòu)建團隊、促進變革;管理者需要做的是:解決問題,保持穩(wěn)定、按章行事。換句話說就是領導者對成長負責,管理者對績效負責。領導這個職能最重要之處就是如何把人用好,在日常的管理中,用人會出現(xiàn)兩種情況:做好事情和做不好事情。如果所用之人可以把事情做好就應該授權(quán),如果所用之人做不好事情,也只有兩種情況,一是不會做,二是不愿意做。不會做就提供培訓,不愿意做就要激勵,因此,領導的職能如果在管理中發(fā)揮的話,應該是授權(quán)、激勵和培訓。如果我們可以這樣理解領導的職能,就不會出現(xiàn)在管理中找不到合適的人來做事的情況,因為不管員工的能力如何?只要管理發(fā)揮領導職能,就可以產(chǎn)生績效,因此沒有不好的士兵只有不好的將軍,就是在說明這個道理。
•什么是激勵?激勵就是如何使人更好的、更愿意的工作。首先我們需要了解到人為什么工作?人要工作的理由是非常多的,但是歸結(jié)起來大約是五個方面:賺錢、消耗能量、社會交往、成就感以及社會地位,而激勵正是從這個五個方面展開。在激勵中需要我們注意以下這些問題:漲工資并不會帶來滿足感,只會降低不滿;最低層次的需求如果得不到滿足影響力最大;人不流動也許是因為安于現(xiàn)狀不求發(fā)展;人的需求很難滿足所以需要引導需求;滿足高的員工并不一定帶來高績效;不公平是絕對的,公平是相對的;人會成為他所期望的樣子;在三種情況下激勵不發(fā)揮作用:工作超量所造成的疲憊;角色不清、任務沖突;不公平的待遇。如何使激勵措施有效:重要性、可見度和公平感,從這個意義上看,金錢是最重要的激勵措施。
•決策如何有效?決策是領導者的日常管理行為,一方面需要快速決策,另一方面又要保證決策有效。經(jīng)常很多人問我,如何保證決策是正確的,我?guī)缀鯚o法回答,因為這個問題本身就偏離了決策的方向,決策是為了能夠執(zhí)行,而不是追求正確性,或者說決策正確性指的不是決策本身而是決策得到執(zhí)行的結(jié)果。重大的決策必須是理性決策,而在這個決策的過程中,需要遵循這樣的原則:集體決策,個人負責,我之所以強調(diào)這一點,是因為很多決策其實是個人決策,集體負責。如果每一個參與決策的人不能夠真正承擔責任,這樣的決策是無法理性的。我們需要了解到個人決策的局限性,也需要了解到群體決策一定不是最好的決策,而是風險比較小的決策。當遭遇到重大問題的時候,決策是為了控制風險,這一點請大家一定要了解。
•什么是計劃?計劃就是為實現(xiàn)目標而尋找資源的一系列行動。計劃是管理中最基礎的職能,但也是大家最容易忽略其管理價值的一個職能。對于很多管理者而言,計劃只是一個紙面的文本,是年初上繳的提案,年底總結(jié)的參照,而在管理過程中用計劃職能來工作的人并不多。但是計劃確是所有管理的基礎,因為企業(yè)管理所有活動中最基本的活動是目標與資源,圍繞著目標展開責任、流程、控制等一系列的管理活動,組織目標決定管理的所有活動的出現(xiàn)以及這些活動的價值。我偏愛計劃管理還因為這個職能具有解決企業(yè)健康成長問題的能力。企業(yè)在其成長過程中需要協(xié)調(diào)三對矛盾:長期與短期,變化與穩(wěn)定,效率與效益,計劃管理確定高層管理者投資回報和市場占有率的增長負責,而這正是長期和變化的基礎;中層管理者需要對生產(chǎn)力和人力資源負責,而這正是穩(wěn)定和效率的基礎;基層管理者需要對定額、品質(zhì)、成本負責,這也正是效益和短期的基礎。在理解計劃最需要提醒各位是:第一,目標因為是基于對未來的預測而無法合理,計劃可以確保實現(xiàn)目標的行動是合理的;第二,目標必須是每一個人的目標;第三,計劃沒有變化快的原因是計劃沒有包含變化。
這些基本概念的正確理解才是組織與管理的真實內(nèi)涵,很多管理者沒有很好的理解這些基本的概念,導致組織內(nèi)部效率低下,很多人做的是無效的工作,甚至更多的人并沒有感受到工作的成效,無法獲得成功的喜悅,而是疲憊不堪,這一切都源于管理者不能夠把理論變?yōu)槌WR,把理論依然看做是理論,而在實際工作中依然借助于經(jīng)驗,這是特別需要改變的地方,我想到一段禪:
峨山禪師是白隱禪師晚年的高足,年老的時候,有一次在庭院里整理自己的被單,信徒看到后覺得很奇怪。
信徒問:“您有那么多的弟子,這些雜事為什么要您親自整理呢?”
峨山禪師道:“老年人不做雜務,那要做什么呢?”
信徒說道:“老年人可以修行呀!”
峨山禪師非常不滿意,反問道:“你以為處理雜務就不是修行嗎?那佛陀為弟子穿針,為弟子煎藥,又算什么呢?”
信徒因而了解到了生活中的禪。
一般人對于修行的最大誤解,就是把修行與做事分開來看,這是概念的誤區(qū)。其實,無論是修行,還是任何其他的事情,如果不能夠運用于生活之中,不能夠運用于日常行為中,那就不是最好的,管理的理論也是如此。管理就是把理論變?yōu)槌WR的過程。
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