一般情況下,如果發(fā)生了錯賬,應(yīng)采取以下措施查找:要確認錯誤的金額:先計算出差錯的數(shù)額;綜合各種有關(guān)情況,確定可能出現(xiàn)差錯的范圍。包括要確認錯在借方還是貸方;確定查找的線索,采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄓ枰圆殄e。主要查錯方法有以下幾種:
(一)順查法。順查法是按照賬務(wù)處理的順序,從原始憑證、賬簿、編制會計報表全部過程進行查找的一種方法。即首先檢查記賬憑證是否正確,然后將記賬憑證、原始憑證同有關(guān)賬簿記錄一筆一筆地進行核對,最后檢查有關(guān)賬戶的發(fā)生額和余額。
這種檢查方法,可以發(fā)現(xiàn)重記、漏記、錯記科目、錯記金額等。其優(yōu)點是查的范圍大,不易遺漏,且準(zhǔn)確性較高;缺點是工作量大,需要的時間比較長。所以在實際工作中,一般是在采用其他方法查找不到錯誤的情況下采用這種方法,或者主要適用于期末對賬簿進行的全面核對和不規(guī)則的錯誤查找。
(二)逆查法。其與順查法相反,是按照賬務(wù)處理的順序,從會計報表、賬簿、原始憑證的過程進行查找的一種方法。即先檢查各有關(guān)賬戶的余額是否正確,然后將有關(guān)賬簿按照記錄的順序由后向前同有關(guān)記賬憑證或原始憑證進行逐筆核對,最后檢查有關(guān)記賬憑證的填制是否正確。
這種方法的優(yōu)缺點與順查法相同。所不同的,是根據(jù)實際工作的需要,對由于某種原因造成后期產(chǎn)生差錯的可能性較大而采用的(如果記賬員認為錯誤可能出在當(dāng)天最后幾筆業(yè)務(wù)或者當(dāng)月最后幾天的業(yè)務(wù)上,那么,按照這樣倒過來的順序查找,有時可以事半功倍)。
(三)抽查法。是指抽取賬簿記錄當(dāng)中的某些部分進行局部檢查的方法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有差錯,記賬人員可根據(jù)差錯的具體情況從賬簿中抽查部分內(nèi)容,而不必核對全部內(nèi)容。
即可根據(jù)具體情況分段、重點查找。將某一部分賬簿記錄同有關(guān)的記賬憑證或原始憑證進行核對。還可以根據(jù)差錯發(fā)生的位數(shù)有針對性地查找。比如:如果差錯是角、分,只要查找元以下尾數(shù)即可;如果差錯是整數(shù)的千位、萬位,只需查找千位、萬位數(shù)即可,其他的位數(shù)就不用逐項或逐筆地查找了。
(四)偶合法。是指在錯賬的查找中,經(jīng)常使用一種方法。所謂偶合法,即根據(jù)賬簿記錄差錯中最常見的規(guī)律,根據(jù)差錯的情況來推測差錯原因進而查找差錯的一種查找方法。它主要用來查找?guī)в幸?guī)律性原因造成的差錯。