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退票也會(huì)導(dǎo)致少收錢

2010-4-9 11:55 許小冬 明瀚科技 【 】【打印】【我要糾錯(cuò)

  【案例】

  2005 年12 月23 日,我公司銷售17000PCS 產(chǎn)品給某客戶,含稅金額8500 元,據(jù)此開具了發(fā)票,并隨貨一并寄送給該客戶,當(dāng)月確認(rèn)了收入和應(yīng)收款。由于該客戶倉管人員操作失誤,收到我司產(chǎn)品時(shí),忘記將其中的5000pcs(含稅金額2500 元)辦理入庫手續(xù)。雖然此后(1 月份)在我司與客戶對(duì)賬過程中發(fā)現(xiàn)了此問題,但因?yàn)閷?duì)方已經(jīng)過了關(guān)賬期,此5000pcs 只能延到下月再進(jìn)行確認(rèn)了。經(jīng)協(xié)商后,同意客戶將發(fā)票退回,我司重新開具了12000pcs,含稅金額6000 元的發(fā)票,5000pcs 的貨款延到下月一起開票。

  據(jù)此協(xié)商結(jié)果,我司財(cái)務(wù)人員在收到調(diào)整通知后,開具了紅字發(fā)票(-17000pcs,含稅-8500元),又根據(jù)客戶的要求開具了一張藍(lán)字發(fā)票(12000pcs,含稅6000 元),并據(jù)此填制了憑證,將原來的憑證沖銷,并按新的數(shù)量和金額重新確認(rèn)了收入(未做額外的處理)。

  需要特別說明的是,我司確認(rèn)收入和應(yīng)收款的依據(jù)為銷貨單,根據(jù)審核的銷貨單開具銷貨發(fā)票,再根據(jù)銷貨單和發(fā)票確認(rèn)收入和應(yīng)收款。據(jù)此分析以上的處理方式,雖然看似正確,但實(shí)際上卻為今后少收款埋下了隱患。

  在給客戶開具第一張17000pcs 的發(fā)票時(shí),所有的出貨單應(yīng)該全部附在2005 年12 月份的憑證之后。重新開票時(shí),調(diào)整了應(yīng)收款,但卻未及時(shí)做出今后補(bǔ)確認(rèn)5000pcs 貨款的措施,很可能會(huì)因此“忘記”收款!此后事態(tài)的發(fā)展證實(shí)了以上的猜測。2006 年1 月份,該客戶又再次訂購了15000pcs,含稅金額為2250 元的產(chǎn)品。在與客戶對(duì)賬和開票的過程中,均未有人“想起”上月5000pcs 的貨款。于是在看似嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒讨,包括?dāng)事人都對(duì)收款流程很有把握的情況下,一筆貨款就光明正大的消失了……

  【分析】

  應(yīng)收款減少只有兩個(gè)原因——銷貨退回(非換貨和補(bǔ)貨情況)和銷貨折讓。

  按此流程運(yùn)作的公司,如果沒有看到以上兩種單據(jù),收到退票時(shí),一定要保證重開的發(fā)票和原發(fā)票金額一致,即使因?yàn)樯鲜鲈蛞浜峡蛻暨M(jìn)行調(diào)整,也應(yīng)該在開紅字發(fā)票時(shí),同時(shí)開出12000pcs 和5000pcs 的兩張發(fā)票,即使客戶暫時(shí)不能接受,也可以先存在公司內(nèi)部。財(cái)務(wù)只要開出發(fā)票了,就不可能忘記確認(rèn)應(yīng)收款了。

  【反思】

  發(fā)現(xiàn)此隱患頗有些自鳴得意是我的悲哀,但此事通報(bào)之后,卻沒有發(fā)現(xiàn)有人主動(dòng)去追查此前有沒有類似事件發(fā)生,則是團(tuán)隊(duì)的悲哀。如何用好一個(gè)團(tuán)隊(duì),是一門比用人更難的學(xué)問。經(jīng)理說過“其實(shí)一個(gè)稱職的主管至少要十年時(shí)間的磨煉……”,此前不是十分服氣,但此刻深以為然。

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