全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程
當(dāng)今的市場環(huán)境給企業(yè)帶來了越來越大的競爭壓力，企業(yè)必須建立一個將戰(zhàn)略目標(biāo)迅速轉(zhuǎn)化為執(zhí)行能力的管理體系以應(yīng)對瞬息萬變的市場環(huán)境。全面預(yù)算管理正是這樣一個連接戰(zhàn)略與戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。
圖1為全面預(yù)算管理的閉環(huán)過程。
圖1
作為全面預(yù)算管理的開始，企業(yè)首先要結(jié)合戰(zhàn)略制定各級組織的年度目標(biāo)，這些目標(biāo)往往既包含財務(wù)指標(biāo)，也包含非財務(wù)指標(biāo)，既是制定計劃、預(yù)算的基礎(chǔ)，也是對各級組織及人員進行考核的標(biāo)準(zhǔn)。確定預(yù)算目標(biāo)之后，企業(yè)的各業(yè)務(wù)單元就需要結(jié)合預(yù)算目標(biāo)制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)計劃，而這些業(yè)務(wù)計劃的財務(wù)結(jié)果最終會體現(xiàn)在財務(wù)預(yù)算之中，從而形成企業(yè)從業(yè)務(wù)到財務(wù)的全面預(yù)算信息。在預(yù)算執(zhí)行過程當(dāng)中，需要按照預(yù)算對實際發(fā)生的費用、支付等進行事前實時控制，以體現(xiàn)預(yù)算對實際工作的指導(dǎo)和控制作用。同時，還需要定期對預(yù)算的實際執(zhí)行情況進行分析，并根據(jù)變化進行動態(tài)的預(yù)算調(diào)整，使企業(yè)的業(yè)務(wù)計劃能夠針對內(nèi)外環(huán)境的變化快速做出調(diào)整。年度預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果會體現(xiàn)在對業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員的績效考核當(dāng)中，激勵企業(yè)各級人員努力實現(xiàn)最佳業(yè)績目標(biāo)，從而推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
綜上所述，全面預(yù)算管理中有如下幾個關(guān)鍵：
全面預(yù)算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。
全面預(yù)算管理是企業(yè)上下全面參與的工作，是全面的業(yè)務(wù)計劃與財務(wù)預(yù)算的集成。
預(yù)算的編制過程需要幾上幾下，多次溝通、協(xié)調(diào)。
預(yù)算管理離不開執(zhí)行過程的監(jiān)控、動態(tài)分析、調(diào)整及事后的考核。
全面預(yù)算的推行需要一個循序漸進的過程，需要不斷積累經(jīng)驗。
全面預(yù)算管理信息化面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)
在全面預(yù)算管理的各個階段，需要強調(diào)充分的信息共享。在缺乏有效的信息共享和溝通機制的情況下，預(yù)算管理人員經(jīng)常會產(chǎn)生下述困惑：
“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預(yù)算就需要兩個月的時間�！薄俺醮螀R總的結(jié)果中資本開支往往超過集團規(guī)定的合理范圍，運營開支一般也都會高于保證公司預(yù)算指標(biāo)完成的上限�！薄柏攧�(wù)部門對具體業(yè)務(wù)應(yīng)該分配多少資源不易判斷，預(yù)算調(diào)整經(jīng)常花費了大量時間，依然不能取得令人滿意的效果。”“預(yù)算編制以及差異分析等工作沒有信息系統(tǒng)支持，手工操作耗費大量人力，且不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運行中的問題。”“各個業(yè)務(wù)部門都要為自己部門開展工作爭取到足夠的資源，財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門是平級關(guān)系，橫向協(xié)調(diào)耗費精力。”“市場變化太快，10月份要預(yù)測到下一年的年底真的很困難�！薄�
在缺乏全面預(yù)算管理信息化平臺的環(huán)境下，企業(yè)的全面預(yù)算管理普遍面臨以下的一些技術(shù)挑戰(zhàn)。
1.靜態(tài)的預(yù)算流程
在沒有信息化手段支持的全面預(yù)算管理中，預(yù)算數(shù)據(jù)編制、匯總的手工工作量較大，預(yù)算管理人員的主要精力都耗費在數(shù)據(jù)的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。由于這些大量低效細(xì)節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預(yù)算管理變成了一個相對靜態(tài)的管理過程。每年的年度預(yù)算確定后，在預(yù)算執(zhí)行過程中，很難有精力和時間來根據(jù)實際情況的變化對預(yù)算做出調(diào)整，滾動預(yù)算、彈性預(yù)算等預(yù)算管理方法也很難派上用場。
2.協(xié)作困難
手工全面預(yù)算管理環(huán)境下，缺乏一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享工作平臺；數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在各業(yè)務(wù)部門，難以有效地加以組織利用；數(shù)據(jù)版本容易發(fā)生混淆，這些都會給企業(yè)的全面預(yù)算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)平臺，在預(yù)算的申報、審批、下發(fā)等管理流程中，各級部門的橫向、縱向溝通效率較低。
3.控制能力差
由于全面預(yù)算制定過程本質(zhì)上是企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程，在預(yù)算確定后，由于缺乏有效的手段進行預(yù)算執(zhí)行的事前控制，使全面預(yù)算管理的資源優(yōu)化配置和控制作用難以發(fā)揮，導(dǎo)致預(yù)算和實際執(zhí)行成為互不關(guān)聯(lián)的兩張皮。
4.分析、調(diào)整能力不足
在預(yù)算執(zhí)行過程中，由于實際發(fā)生的數(shù)據(jù)分散在企業(yè)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，在沒有專業(yè)信息化工具支持的情況下，手工從這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中將實際發(fā)生數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預(yù)算分析的周期很長，難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應(yīng)對速度的要求。由于預(yù)算分析的周期過長，也使得滾動的預(yù)算調(diào)整成了空談。
IT時代對全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的要求
全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預(yù)算管理循環(huán)。如圖2所示，一個完整的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)從模塊上應(yīng)劃分為：預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析及管理駕駛艙四個主要的功能模塊。
圖2
在管理流程方面，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)應(yīng)該支持靈活的預(yù)算方案定義，同時提供預(yù)算編制、審批、控制、分析、調(diào)整等全過程的流程支持。如圖3。
圖3
1.預(yù)算信息系統(tǒng)要建立在多維數(shù)據(jù)模型之上
全面預(yù)算管理的特點決定了全面預(yù)算信息化系統(tǒng)是一個面向分析的管理系統(tǒng)，而不是一個單純面向交易的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)是由多個維度（角度）描述的。如圖4所示，銷售收入的數(shù)據(jù)是由產(chǎn)品、時間、渠道、客戶、區(qū)域、部門、人員等多個角度進行定義的，在對銷售收入的預(yù)算或?qū)嶋H發(fā)生數(shù)據(jù)進行分析的時候，分析人員可能會關(guān)心按產(chǎn)品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數(shù)據(jù)查詢，這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一個多維度的數(shù)據(jù)模型上。
圖4
從技術(shù)角度來看，只有建立在多維數(shù)據(jù)模型上的面向分析的管理系統(tǒng)才能滿足用戶靈活多變的分析需求。如圖5。
圖5
2.預(yù)算編制對信息系統(tǒng)的要求
表1
| 預(yù)算管理難點 | 對信息系統(tǒng)要求 |
| 全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯，從銷售、生產(chǎn)、采購、財務(wù)、費用分?jǐn)�、成本計算，涉及到企業(yè)的方方面面 | 信息系統(tǒng)要能夠靈活的建立企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)、財務(wù)模型 |
| 企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯經(jīng)常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化 | 信息系統(tǒng)建立的預(yù)算模型要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化 |
| 全面預(yù)算要求各業(yè)務(wù)單元廣泛參與，各單元的業(yè)務(wù)分工不同，各自處理相應(yīng)的數(shù)據(jù) | 信息系統(tǒng)要具有完善權(quán)限管理功能，能夠設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限（單元格級），以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全 |
| 企業(yè)各業(yè)務(wù)單元的地理位置可能相距很遠(yuǎn) | 信息系統(tǒng)應(yīng)該具有較強的可擴展性，適應(yīng)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使本地用戶和外地用戶都能方便的參與預(yù)算管理過程 |
| 預(yù)算的組織協(xié)調(diào)難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量大 | 信息系統(tǒng)要能夠提供預(yù)算管理的流程支持 要支持自動的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總，提供預(yù)算流程管理的效率 |
| 全面預(yù)算最終要體現(xiàn)為財務(wù)預(yù)算，預(yù)算編制過程中有大量的財務(wù)規(guī)則和財務(wù)計算，如成本費用分?jǐn)�、根�?jù)銷售和回款計算應(yīng)收賬款等 | 系統(tǒng)應(yīng)該提供財務(wù)智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率 ¨ 快速錄入、修改預(yù)算數(shù)據(jù) ¨ 提供業(yè)務(wù)預(yù)測功能 ¨ 能夠自動生成預(yù)算財務(wù)報表 ¨ 支持自定義的財務(wù)模型（如應(yīng)收、應(yīng)付計算，費用分?jǐn)偟龋?BR>¨ 利用內(nèi)置的財務(wù)功能，盡可能減少預(yù)算公式設(shè)置 |
| 預(yù)算編制、調(diào)整過程中會產(chǎn)生一系列的版本，容易造成版本管理的混亂 | 系統(tǒng)應(yīng)該具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數(shù)據(jù) |
3.預(yù)算分析對信息系統(tǒng)的要求
多維數(shù)據(jù)分析對于預(yù)算分析功能尤為重要，系統(tǒng)要能夠?qū)σ延械念A(yù)算和實際發(fā)生數(shù)據(jù)進行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復(fù)雜的報表或公式來對數(shù)據(jù)進行展現(xiàn)。
表2
| 預(yù)算分析難點 | 對信息系統(tǒng)要求 |
| 需要從不同角度了解預(yù)算執(zhí)行情況，洞察差異產(chǎn)生的原因 | 信息系統(tǒng)要支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、快速的完成下鉆、上鉆、旋轉(zhuǎn)、切片、切塊等數(shù)據(jù)分析、查詢操作 |
| 實際數(shù)據(jù)分散在財務(wù)、ERP、CRM等多個系統(tǒng)中，從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)耗費大量的工作時間 | 系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工具，具有整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力 |
| 實際情況發(fā)生變化后，預(yù)測調(diào)整的工作量大，效率低 | 系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)測、模擬的功能，快速做出預(yù)算調(diào)整 |
4.預(yù)算控制對信息系統(tǒng)的要求
預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預(yù)算控制系統(tǒng)，預(yù)算管理部門可以很方便地對各預(yù)算單位的預(yù)算進行有效的預(yù)警和控制。
圖6
通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前，通過相應(yīng)的審批過程，達到事前控制的目標(biāo)。在審批流程中，業(yè)務(wù)活動發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實時得到該項預(yù)算信息（預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額），并據(jù)其作出業(yè)務(wù)活動能否發(fā)生的判斷，審批流程如圖6所示。例如，某公司生產(chǎn)部門根據(jù)公司預(yù)算要采購固定資產(chǎn)，那么首先由經(jīng)辦人填寫采購申請單，然后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核。對于一定金額以下的固定資產(chǎn)采購可能由財務(wù)審核即可，而對于一定金額以上的固定資產(chǎn)采購可能還需要主管副總或公司總經(jīng)理審核。從業(yè)務(wù)活動發(fā)起人填寫申請單到部門負(fù)責(zé)人審批、財務(wù)審批以及主管副總和總經(jīng)理審批的過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動在該項業(yè)務(wù)申請單上顯示該項活動的年度總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實際發(fā)生數(shù)。
與預(yù)算分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有與實際核算、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整合的能力，保證各模塊的信息無縫連接。
5.決策支持對信息系統(tǒng)的要求
完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能外，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示，能夠動態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)。
目前市場主流的全面預(yù)算管理系統(tǒng)主要可分為Excel、ERP系統(tǒng)的預(yù)算管理模塊、基于多維數(shù)據(jù)模型的專業(yè)預(yù)算管理軟件三類。這三類系統(tǒng)的應(yīng)用能力是依次增強的。
企業(yè)的全面預(yù)算管理工具必須借助有效的信息化手段才能充分發(fā)揮它在戰(zhàn)略與執(zhí)行之間的連接作用。一個優(yōu)秀的全面預(yù)算管理系統(tǒng)需要構(gòu)建在多維數(shù)據(jù)模型的基礎(chǔ)之上，并能夠充分整合企業(yè)現(xiàn)有的各種實際數(shù)據(jù)資源。
�。ㄗ髡呦当本┲Z亞舟企業(yè)顧問有限公司技術(shù)總監(jiān)）
