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財務(wù)人員必備的EXCEL超全秘籍(九)

來源: 互聯(lián)網(wǎng) 編輯: 2009/10/13 13:32:23  字體:

  三十二、“馴服”剪貼板窗口

  每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時,剪貼板就會彈出來,和你爭奪有限的文檔顯示空間,讓人討厭。好在,“馴服”剪貼板的方法非常簡單。

  筆者建議,如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來,只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”,清除“自動顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時彈出來,只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。

  當(dāng)然,在取消剪貼板自動顯示功能之后,你還可以隨時恢復(fù)這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵,以便隨時迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項,點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕,在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”,然后,在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”;將光標(biāo)置于“請按新快捷鍵”對話框中,并按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合),“關(guān)閉”對話框?,F(xiàn)在,我們只要一按下Alt+Shift+C,剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。

  三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處

  “公式審核”工具,它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。

  讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項,并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌?ldquo;給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子,用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到,該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,數(shù)據(jù)來源有3個:C8、A2和C6。所以,當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后,Excel立刻用箭頭和藍(lán)點指明了這3個單元格的所在(圖25)。當(dāng)然,如果我們表格中某個數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑?,也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。

  三十四、巧用“智能鼠標(biāo)”

  我們知道,滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”,但當(dāng)我們滾動鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時,你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?

  點擊“工具”菜單中的“選項”命令,然后在“常規(guī)”選項卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框,點“確定”后,我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能:

  在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下,上下滾動鼠標(biāo)滾輪,工作區(qū)中的表格會以15%的比例放大或縮小,而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵,再滾動鼠標(biāo)滾輪時,工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外,如果我們使用了Excel的“分級顯示”,那么當(dāng)我們按住Shift和滾動鼠標(biāo)滾輪時,又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然,還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。

  三十五、“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用

  如果你創(chuàng)建了一個較大的電子表格,并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時,Excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動時是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。

  在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單,然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格,并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點”。這時,“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。

  以后,只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目,被監(jiān)視的單元格就會不請自來了。

  提示:當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時,只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時,才能在“監(jiān)視窗口”的列表中顯示出來。

責(zé)任編輯:zoe

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