信息化對(duì)貨幣資金控制的影響
貨幣資金在企業(yè)中流動(dòng)性最強(qiáng)。貨幣資金留存不足，將可能影響企業(yè)正常的交易活動(dòng)，失去可能的投資機(jī)會(huì)，以致發(fā)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；留存過(guò)多，則影響企業(yè)的擴(kuò)張，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失。在傳統(tǒng)的資金管理模式下，我國(guó)有相當(dāng)多的企業(yè)不能對(duì)貨幣資金管理施加有效的管理。貨幣資金數(shù)額多少、使用效果怎樣，靠的是財(cái)務(wù)人員的記錄和制度的約束，企業(yè)高層管理當(dāng)局只能通過(guò)閱讀每月的資產(chǎn)負(fù)債表來(lái)掌握企業(yè)月末貨幣資金的結(jié)余情況，而對(duì)企業(yè)日常的貨幣收支缺乏及時(shí)而有效的控制，致使貨幣資金使用效率低下。
從圖1中我們可以看到，通過(guò)信息化管理，財(cái)務(wù)部門不再僅僅是按月通過(guò)報(bào)表提供給管理者貨幣資金的結(jié)余數(shù)額，而是每筆貨幣收支，都要在業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)時(shí)由財(cái)務(wù)部門及時(shí)將數(shù)據(jù)輸入企的文件中心，并由文件中心迅速傳達(dá)給管理當(dāng)局。資金的使用在網(wǎng)絡(luò)上向企業(yè)決策層公開，堵塞了資金使用中的漏洞。企業(yè)管理當(dāng)局不僅可以掌握貨幣資金收支的實(shí)際執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有關(guān)收支在執(zhí)行中存在的問(wèn)題，而且能夠在網(wǎng)上隨時(shí)了解當(dāng)日貨幣資金的結(jié)余情況。一個(gè)活生生的現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳展現(xiàn)在決策者面前，為管理者把握商機(jī)，進(jìn)行科學(xué)決策提供了便利，從而實(shí)現(xiàn)了資金流與信息流的集成管理，達(dá)到了以信息流優(yōu)化資金流的目的。
信息化對(duì)儲(chǔ)備資金控制的影響
出于保證經(jīng)營(yíng)的需要及價(jià)格等多因素的考慮，企業(yè)不可避免地要儲(chǔ)備各種商品。商品儲(chǔ)備不足，會(huì)影響企業(yè)正常的銷售；儲(chǔ)備過(guò)多的商品不僅要占用較多的資金，從而影響到資金的流轉(zhuǎn)，而且會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)，甚至?xí)蛸Y金流轉(zhuǎn)緩慢，從而增加貸款利息支出，導(dǎo)致利潤(rùn)的下降。因此，對(duì)儲(chǔ)備資金的控制應(yīng)著力于商品的采購(gòu)價(jià)格和數(shù)量?jī)蓚�(gè)因素。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，由于商業(yè)企業(yè)采購(gòu)商品的價(jià)格經(jīng)常是變動(dòng)的，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，企業(yè)管理當(dāng)局難以及時(shí)掌握商品的市場(chǎng)行情和庫(kù)存結(jié)存情況，商品的采購(gòu)價(jià)格高低、采購(gòu)數(shù)量的多少在一定程度上受采購(gòu)員的行為所左右。各經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)在銷售過(guò)程中，由于與其他經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)或與企業(yè)總部之間缺乏及時(shí)而有效的信息溝通，常常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)銷售網(wǎng)點(diǎn)貨物供不應(yīng)求，而其他網(wǎng)點(diǎn)或企業(yè)總部積壓貨物的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)信息化以后，管理當(dāng)局經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)查、因特網(wǎng)查詢和采購(gòu)數(shù)據(jù)積累而成的商品價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)為采購(gòu)定價(jià)提供了依據(jù)，企業(yè)對(duì)各種商品科學(xué)的制定出最高限價(jià)，以便控制商品的采購(gòu)成本；在科學(xué)可行的獎(jiǎng)懲制度配合下，采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)會(huì)自覺(jué)的貨比三家，動(dòng)態(tài)優(yōu)化采購(gòu)渠道，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)以后再確定采購(gòu)單位，從而優(yōu)化了商品的采購(gòu)價(jià)格，加強(qiáng)了商品供應(yīng)過(guò)程的管理。
在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下，企業(yè)可以自動(dòng)生成各種商品的最高儲(chǔ)備量和最低儲(chǔ)備量，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)的采購(gòu)方案。企業(yè)的各經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)每天都可以通過(guò)因特網(wǎng)將當(dāng)天的銷售情況輸入到企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，由數(shù)據(jù)處理中心將信息傳達(dá)給管理當(dāng)局，從而消除了銷售過(guò)程的暗箱操作和個(gè)人行為，實(shí)現(xiàn)了以信息流優(yōu)化物流和資金流的優(yōu)良管理模式，使銷售過(guò)程全透明，企業(yè)經(jīng)理層可以隨時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。在千里之外調(diào)度各銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫(kù)存產(chǎn)品，不僅減少了庫(kù)存積壓，降低了倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用，而且加速了資金流轉(zhuǎn)。
應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)商品的領(lǐng)出時(shí)間、單位、數(shù)量進(jìn)行計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各種商品的動(dòng)態(tài)點(diǎn)庫(kù)，使物資庫(kù)庫(kù)存數(shù)據(jù)在網(wǎng)上向全企業(yè)（包括各連鎖商店）公開，各單位可以在網(wǎng)上對(duì)各種商品進(jìn)出庫(kù)及結(jié)存數(shù)量進(jìn)行查詢，既避免了各使用資金單位因盲目提報(bào)計(jì)劃而形成重復(fù)采購(gòu)，造成商品的積壓；又防止了因商品短缺或因采購(gòu)過(guò)于頻繁而影響銷售或增大采購(gòu)費(fèi)用的現(xiàn)象發(fā)生，實(shí)現(xiàn)了以信息流優(yōu)化物流和資金流的管理目的。
信息化對(duì)結(jié)算資金控制的影響
為了拓寬市場(chǎng)、增加企業(yè)盈利，尤其是在銀根抽緊、市場(chǎng)疲軟、資金匱乏的情況下，企業(yè)往往要采取賒銷的手段來(lái)擴(kuò)大銷售規(guī)模。賒銷帶來(lái)了應(yīng)收帳款等債權(quán)資金的膨脹。這部分資金如不能及時(shí)收回，輕者影響企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)，嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致壞帳的發(fā)生。因此，加強(qiáng)對(duì)客戶信用情況的了解極為重要。
由于管理手段的落后，相當(dāng)多的企業(yè)因收集有關(guān)客戶信息的成本較高，缺乏對(duì)客戶信用標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)定。有些企業(yè)盡管進(jìn)行了客戶信用等級(jí)評(píng)定，其評(píng)定過(guò)程和結(jié)果也常常過(guò)于主觀，難以實(shí)現(xiàn)信息流優(yōu)化資金流程的管理目的。企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化以后，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以自動(dòng)建立有關(guān)客戶的信息檔案，收集和整理客戶應(yīng)付金額、應(yīng)付時(shí)間、已付金額、支付時(shí)間、拖欠金額，以及與客戶的交易背景等方面的信息，并進(jìn)行帳齡分析，進(jìn)行跟蹤管理，對(duì)債權(quán)資金進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控和催收。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，管理當(dāng)局可以對(duì)大額賒銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，看到的不再是資產(chǎn)負(fù)債表上的靜態(tài)數(shù)據(jù)，而是各項(xiàng)債權(quán)資金占用的詳細(xì)動(dòng)態(tài)記錄。便于以信息流優(yōu)化企業(yè)的資金流程，從而提高了管理者的理財(cái)能力和科學(xué)決策能力。
信息化對(duì)資金的預(yù)算管理
由于管理手段的落后，我國(guó)許多企業(yè)的預(yù)算工作還停滯在年度預(yù)算。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，許多不確定因素的存在，使企業(yè)的年度預(yù)算在年度后期難以起到約束作用。實(shí)現(xiàn)信息化以后，企業(yè)可以建立以旬計(jì)劃為主的資金預(yù)算管理系統(tǒng)。企業(yè)的銷售部在每旬前幾日通過(guò)全國(guó)銷售信息網(wǎng)絡(luò)集合旬回款計(jì)劃，匯總后上報(bào)文件管理中心，進(jìn)入資金數(shù)據(jù)總庫(kù)；使用資金單位在旬末的幾日前，將需求資金計(jì)劃按類別填報(bào)計(jì)劃錄入資金數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)管理當(dāng)局審批以后，由網(wǎng)上發(fā)布到執(zhí)行部門，按批準(zhǔn)計(jì)劃分配資金；經(jīng)批準(zhǔn)的各類資金計(jì)劃，各個(gè)資金控制和執(zhí)行部門在發(fā)放和報(bào)銷時(shí)可在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)按類別、單位、期間等自動(dòng)進(jìn)行查詢，杜絕了資金實(shí)際使用與計(jì)劃的偏差。通過(guò)旬資金預(yù)算管理系統(tǒng)，管理者可以按旬預(yù)算企業(yè)的現(xiàn)金流量，從而加強(qiáng)了資金流程的預(yù)算控制。
需要指出的是，企業(yè)信息化不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)來(lái)代替手工勞動(dòng)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式硬搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，而是借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，對(duì)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期形成的、不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)客觀要求的落后經(jīng)營(yíng)方式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理流程等，進(jìn)行全面而深刻的變革。如果傳統(tǒng)的管理體制不改革，落后的機(jī)制不轉(zhuǎn)變，即使是采用了計(jì)算機(jī)，上了互聯(lián)網(wǎng)，信息化的優(yōu)勢(shì)也難以發(fā)揮，企業(yè)的管理水平也難以提高。以信息化優(yōu)化企業(yè)資金流程是一個(gè)需要逐步推進(jìn)和不斷完善的過(guò)程，不可能一蹴而就。就多數(shù)企業(yè)的情況來(lái)看，在起步階段不一定要馬上建立一個(gè)無(wú)所不包的完整系統(tǒng)，一般會(huì)呈現(xiàn)出一種螺旋式的發(fā)展趨勢(shì)，依次向較高階段轉(zhuǎn)化。企業(yè)的情況千差萬(wàn)別，一定要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)，找準(zhǔn)優(yōu)化資金流程控制的切入點(diǎn)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)施重點(diǎn)突破。在以信息流優(yōu)化資金流問(wèn)題上，一定要抓好數(shù)據(jù)管理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時(shí)，即使都以一定的數(shù)據(jù)庫(kù)格式錄入到計(jì)算機(jī)里，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的也是錯(cuò)誤的信息、過(guò)失的信息，企業(yè)信息化就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木，從而失去了存在的價(jià)值。
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