會計電算化下如何保管會計檔案

來源: 編輯： 2009/04/27 11:52:42　　字體：大小

　　單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

　　一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

　　機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

　　1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

　　現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當日業(yè)務(wù)當日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

　　2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

　　銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業(yè)務(wù)當日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

　　現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

　　3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管

　　轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

　　4、科目匯總表、帳簿打印時間。

　?。?）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。

　?。?）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

　　（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

　?。?）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

　?。?）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。

　　5、其他

　　由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認可。

　　二、數(shù)據(jù)備份管理