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基于Office與VBA的通用財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)

2003-9-30 9:29 《管理科學(xué)》·彭江平、李蓉科 【 】【打印】【我要糾錯
  摘要:在對通用財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)進行需求分析的基礎(chǔ)上,設(shè)計了基于Office與VBA的解決方案和體系結(jié)構(gòu),就一些關(guān)鍵的技術(shù)進行了詳細的說明,并對可能應(yīng)用前景以及需要進一步完善的地方進行了討論。

  關(guān)鍵詞:財務(wù)經(jīng)濟分析;財務(wù)報表;Office;VBA

  1、引言

  財務(wù)報表是對企業(yè)在某一會計期間的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況的報告,是企業(yè)所有經(jīng)濟活動的綜合反映。財務(wù)經(jīng)濟分析是以財務(wù)報表分析為基礎(chǔ),體現(xiàn)財務(wù)活動與整個企業(yè)經(jīng)濟活動的緊密聯(lián)系,以經(jīng)濟核算信息為起點,以財務(wù)資金分析與財務(wù)能力分析為中心,運用專業(yè)方法評價生產(chǎn)經(jīng)濟過程諸要素對財務(wù)活動的影響,藉以考核企業(yè)過去業(yè)績,評估目前財務(wù)狀況,預(yù)測未來發(fā)展趨勢,為有關(guān)方面提供決策依據(jù)的管理活動。但是,國內(nèi)有一些企業(yè)僅僅把財務(wù)報表視為向工商局、稅務(wù)局或上級主管單位履行報告義務(wù)的工具,忽視了財務(wù)報表對于企業(yè)管理層分析企業(yè)財務(wù)和經(jīng)營情況、對企業(yè)的財務(wù)和經(jīng)營活動實施控制乃至決策的重要作用。即使是具有相對比較優(yōu)勢的上市公司分析其財務(wù)報表時,或者全部通過人工完成;或者借助于會計電算化軟件所提供的一些財務(wù)比率,然后再通過人工形成分析報告;或者人工將報表輸入至Excel軟件,并設(shè)定公式計算出財務(wù)比率,再用Word形成文字分析報告。這在很大程度上削弱了會計信息對企業(yè)決策支持的價值。因此,在信息技術(shù)與通信技術(shù)迅速發(fā)展的今天,設(shè)計自動化財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng),提升企業(yè)及時分析財務(wù)狀況和經(jīng)濟效益的能力具有很重要的現(xiàn)實意義。

  2、財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的一般需求

  通過對財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)進行深入系統(tǒng)地分析,可將其一般需求歸納為幾個方面。

 。1)廣泛兼容的數(shù)據(jù)獲取能力

  財務(wù)經(jīng)濟分析首先是搜集數(shù)據(jù),而這些數(shù)據(jù)的可能來源非常廣泛,既可來源于企業(yè)本身的會計與業(yè)務(wù)管理信息,也可來源于現(xiàn)有的Internet或辦公信息系統(tǒng)的Office電子表格,或者是傳統(tǒng)的紙介質(zhì)文檔。財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)應(yīng)該具有從各種來源中獲取、分析數(shù)據(jù)的能力。

 。2)公式運算和數(shù)據(jù)預(yù)處理

  為了達到財務(wù)經(jīng)濟分析的目的,一般直接使用數(shù)據(jù)訪問功能得到的信息不一定能直接用于統(tǒng)計分析,在分析之前還需要進行多種公式運算和預(yù)處理。雖然某些工作可借助于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),但有些可能無法實現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來相當麻煩,因而設(shè)計良好的統(tǒng)計分析系統(tǒng)應(yīng)能對數(shù)據(jù)進行多種形式的預(yù)處理。

 。3)方便靈活的分析能力

  不經(jīng)過分析的財務(wù)報表對企業(yè)管理并無多少價值,財務(wù)報表主要由資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表以及相關(guān)的附表構(gòu)成。經(jīng)濟活動的原始數(shù)據(jù)經(jīng)過會計部門按照有關(guān)法規(guī)、會計準則和會計制度加工變成定期的報告,政府部門、股東單位或上級主管單位、銀行(作為債權(quán)人)和企業(yè)的管理層都應(yīng)該從各自的角度研究企業(yè)的財務(wù)報表,最后形成關(guān)于企業(yè)的觀點或結(jié)論。然而,如果沒有一套完善的財務(wù)分析系統(tǒng)對財務(wù)報表進行分析,很難對企業(yè)的盈利能力、回報能力、償債能力、管理效率和發(fā)展能力的優(yōu)劣形成觀點或結(jié)論,財務(wù)報表本身對企業(yè)的控制或決策的作用就不能得到充分的發(fā)揮。但是,不同企業(yè)或者同一企業(yè)不同階層、部門管理人員的管理需求決定了他們不同的分析需求,財務(wù)經(jīng)濟分析主要是為輔助決策服務(wù),但決策過程是由管理者發(fā)起的具有相當大的不固定性的智能活動,因而財務(wù)分析系統(tǒng)不僅需要有友好的、易用的界面,而且還必須具有一定的可設(shè)計性,系統(tǒng)不僅應(yīng)該盡量多地提供針對各種分析需求的分析模型,而且財務(wù)經(jīng)濟分析的最終用戶能在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,設(shè)計擴展具有滿足特定要求的分析模型。

  (4)報表與圖形表現(xiàn)能力

  財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)中有相當大的一部分內(nèi)容采用多種形式的報表或圖形來表達,因而財務(wù)報表分析系統(tǒng)應(yīng)該提供方便易用的報表設(shè)計與數(shù)據(jù)的圖形表現(xiàn)形式。

 。5)數(shù)據(jù)分析與文檔報告的高度集成能力

  財務(wù)經(jīng)濟分析的結(jié)果大多是以報告的形式給出,而且現(xiàn)存的大量資料也有許多是以O(shè)ffice形式的電子文檔存在,隨著計算機信息技術(shù)的應(yīng)用推廣與普及,作為從事企業(yè)財務(wù)經(jīng)濟分析的專業(yè)人員應(yīng)用計算機的能力也在不斷增強,他們對Office軟件或類似軟件能應(yīng)用自如。因此,為了充分利用已有的人力資源,保護已有投資,財務(wù)經(jīng)濟分析應(yīng)該能很好地集成現(xiàn)有的電子文檔資料,而且用使用者熟悉的形式來表達。

  3、基于Office的財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的實現(xiàn)模型與體系結(jié)構(gòu)

  Microsoft Office Excel作為常用的電子表格軟件,一方面,為報表所需要的界面表現(xiàn)形式多樣化與用戶可設(shè)計性提供了很好的解決方案;另一方面,其內(nèi)部提供的大量函數(shù)和第三方提供的可加載宏(Add-in)為基于Office的財務(wù)分析模型打下了堅實的基礎(chǔ),而Office對VBA的支持使集成與組織這些模型與函數(shù)成為可能;最后,Office的模板技術(shù)不僅可以使具有創(chuàng)新能力的財務(wù)分析人員的專業(yè)能力成為企業(yè)財務(wù)分析人員共同的知識,而且能通過模板的不斷積累形成形式一致的財務(wù)分析報告,更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營決策。

  3.1、實現(xiàn)模型

  Office不僅有強大的報表功能,而且數(shù)據(jù)處理能力也十分強大,只要為其增加訪問常用數(shù)據(jù)庫,如Access、SQL Server、Oracle、DB2等的數(shù)據(jù)訪問能力,在數(shù)據(jù)訪問的基礎(chǔ)上,將返回的數(shù)據(jù)讓用戶可以在其中對這些數(shù)據(jù)進行篩選、排序、查詢、編輯、打印、公式運算與統(tǒng)計分析等;Office的模板技術(shù),不僅簡化了財務(wù)經(jīng)濟分析人員的工作量,而且通過不斷完善的模板庫系統(tǒng),可以提高財務(wù)經(jīng)濟分析的專業(yè)化水平,其實現(xiàn)模型如圖1所示。整個模型結(jié)構(gòu)由三大部分組成,第一部分是數(shù)據(jù)提取部分:主要實現(xiàn)從各業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫中訪問數(shù)據(jù)的功能;第二部分是業(yè)務(wù)處理或商業(yè)規(guī)則層:主要完成數(shù)據(jù)提取,并在獲得數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,進行各種處理,在模型中表示為公式運算、財務(wù)經(jīng)濟分析與數(shù)據(jù)自動填注功能;第三部分是模板庫:不僅完成界面的設(shè)計任務(wù),而且實現(xiàn)模板的積累與共享。三部分有機地結(jié)合起來,依圖1中的流程方向最后形成高水平的、規(guī)范的財務(wù)經(jīng)濟分析報告。這三部分既可依據(jù)流程的方向依次順序完成,亦可并行地完成其中的多個部分,最后再形成完整的財務(wù)經(jīng)濟分析報告。

  3.2、體系結(jié)構(gòu)

  依據(jù)系統(tǒng)的實現(xiàn)模型,可將財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)進一步細化。

  系統(tǒng)不僅為用戶提供多種分析方法與模型、豐富的用戶企業(yè)信息系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)、同行業(yè)公司財務(wù)數(shù)據(jù)、行業(yè)標準和全面的財務(wù)報表分析工具等,而且還能使用現(xiàn)有的模板自動形成具有行業(yè)水準的財務(wù)經(jīng)濟分析文字報告,及時輔助企業(yè)進行財務(wù)經(jīng)濟決策。

  4、主要關(guān)鍵技術(shù)

  4.1、在Office中數(shù)據(jù)訪問的實現(xiàn)

 。1)連接數(shù)據(jù)庫

  在Office中訪問數(shù)據(jù)庫一般需要通過下面四種方法中的某一種或幾種的組合。

  方法一:使用隨Office一起提供的工具Microsoft Query

  在安裝Office時選擇自定義安裝,選擇并安裝Office工具中的Microsoft Query.在安裝完成后進入Excel中,選擇“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/新建數(shù)據(jù)庫查詢”,然后按向?qū)У奶崾疽徊揭徊阶,最后就可將?shù)據(jù)返回到Excel中。這種方法是大家常用的,也是最方便的,但這種方法只能對遠程數(shù)據(jù)進行查詢,不能對遠程數(shù)據(jù)進行增加和修改。

  方法二:使用ADO(隨Office 2000安裝而安裝)

  這種方法需要VBA編程(下面方法相同),在Visual Basic編程中,我們經(jīng)常用ADO來訪問數(shù)據(jù)。ADO是Microsoft提供的針對各種各樣數(shù)據(jù)源的新型高級編程接口,它支持大多數(shù)數(shù)據(jù)庫操作,在Office 2000中應(yīng)用ADO來訪問數(shù)據(jù)是十分理想的方法。

  方法三:使用ODBC加載宏

  Excel 2000的功能是十分強大的,它自帶了一個ODBC加載宏,只要在Excel 2000中引用這個宏文件xlodbc.xla,就可以通過它去訪問我們建立的數(shù)據(jù)源。這種編程方法用著方便,也是一種好的訪問遠程數(shù)據(jù)方法,但是一般速度較慢。

  方法四:直接調(diào)用SQL API

  這種方法比較復(fù)雜,調(diào)試也比較困難,但運行速度快,在進行大量查詢數(shù)據(jù)和自己在API調(diào)用方面比較熟練時,可以用這個方法。

 。2)數(shù)據(jù)訪問信息的處理

  不論采用哪種方式連接數(shù)據(jù)庫,關(guān)鍵的要素有兩個:數(shù)據(jù)源與查詢SQL語句。從通用的角度考慮,應(yīng)該是每個對象(如Word中的表格、Excel的單元格)都能保存這些信息。因而在設(shè)計時要找到對象的某個屬性,用它來保存有關(guān)數(shù)據(jù)訪問的信息。例如,可選擇Office中的批注對象完成類似的功能。

  4.2、在Office中公式運算、模型分析與圖形表現(xiàn)

  Excel具有很強的公式運算與數(shù)據(jù)預(yù)處理功能,能實現(xiàn)表內(nèi)、表間、表套之間的取數(shù)、審核與校驗等,而且Excel中提供了大量的有關(guān)統(tǒng)計分析預(yù)測的函數(shù),如函數(shù)FORECAST、GROWTH、LINEST、LOGESF、GROWTH等,另外還有大量的第三個工具或可加載宏(Add-in),這些都為統(tǒng)計分析提供了非常有力的工具;而圖形表現(xiàn)恰恰是Excel的強項,具有數(shù)據(jù)與圖形自動同步等功能,并且提供了豐富的圖形選項供用戶動態(tài)設(shè)置。

  4.3、在Office中特殊報表的處理

  一般而言,基于Office實現(xiàn)嚴格意義的報表具有一定的難度(如主細表、分類匯總報表、交叉表等,這些報表大量出現(xiàn)于常用的統(tǒng)計分析系統(tǒng)中)。但是,在通用電子報表系統(tǒng)Excel環(huán)境中,如果已經(jīng)獲取了所有必要的數(shù)據(jù)信息,那么只需要進行適當?shù)牟僮骶涂蓪崿F(xiàn)所有的報表。為了使這些過程自動化,可以在用于保存每個單元格數(shù)據(jù)訪問信息的批注中加入適當?shù)母袷交瘶擞,并通過適當?shù)囊鎸@些標記進行解析。例如,通過在批注中加入標記“EXCEL- GROUP:-GROUP”實現(xiàn)分類匯總報表;加入標記“{EX- GELGROUP:=SUM({})}”與“{EXCELGROUP:=AVER- AGE({})}”實現(xiàn)簡單的統(tǒng)計計算;加入標記“{EX- CELGROUP:-GROUPASME;-CROSSTABCOL;-CROSSTAB- DATA}”實現(xiàn)交叉表;通過加入適當?shù)臉擞泴崿F(xiàn)對Excel中單元格的絕對或相對引用,并達到參數(shù)化SQL查詢的目的。

  5、需要進一步完善的問題

  由系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可知,為了有效地發(fā)揮通用財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的功能,在很大程度上依賴于財務(wù)資料的有效收集以及分析方法和模型的選擇。對于本企業(yè)的財務(wù)變化趨勢分析主要依據(jù)企業(yè)本身的財務(wù)信息,但同業(yè)比較分析、國內(nèi)外的比較分析則很大程度上取決于信息收集的完整性。在財務(wù)信息的收集途徑方面,系統(tǒng)需要充分利用信息技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢進行不斷擴充;而對分析方法和模型的設(shè)計與選擇是財務(wù)分析專業(yè)人員智慧的結(jié)晶,財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)不僅需要對它們進行有效的管理,而且應(yīng)加強智能性,自動或輔助財務(wù)分析專業(yè)人員形成新的分析方法和模型。

  6、結(jié)論

  基于用戶習慣使用的Office軟件作為通用財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的平臺,添加數(shù)據(jù)訪問、報表設(shè)計及財務(wù)經(jīng)濟分析模型等輔助工具,實現(xiàn)對企業(yè)的盈利能力、回報能力、償債能力、管理效率和發(fā)展能力等的控制或決策,避免會計信息資源的浪費,及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)和經(jīng)營活動中的問題,是一個實現(xiàn)通用財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的好方案。本文討論的方法已應(yīng)用于某大型上市公司的財務(wù)經(jīng)濟分析系統(tǒng)的設(shè)計中,取得了初步的成功。

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