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定義好自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄,提高電算化處理效率

2002-4-18 14:8 甘肅省張掖師專(zhuān)·紀(jì)金蓮 【 】【打印】【我要糾錯(cuò)
    在財(cái)務(wù)軟件的使用中,定義帳套、系統(tǒng)設(shè)置、到憑證轉(zhuǎn)入、審核、記帳、結(jié)帳,每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能省略,而且必須根據(jù)單位的實(shí)際去設(shè)置、核算,所以大凡使用帳務(wù)處理系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員都基本上能熟練掌握及運(yùn)用這些功能模塊。但在實(shí)際使用帳務(wù)處理系統(tǒng)時(shí),許多人都忽略或未使用財(cái)務(wù)軟件中的一個(gè)相當(dāng)便捷的模塊,這就是定義和運(yùn)用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄。

  我們知道在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中存在一類(lèi)憑證,這類(lèi)憑證多是轉(zhuǎn)帳類(lèi),它們每月重復(fù)或年年重復(fù)且有規(guī)律地出現(xiàn)。如:每月提取折舊費(fèi),按月上交稅金,按月發(fā)放工資,月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費(fèi)用到損益賬戶(hù),年底進(jìn)行收入、費(fèi)用的決算等。這些憑證的摘要、借貸方科目,金額的來(lái)源或計(jì)算方法基本不變,如果我們要編制此類(lèi)憑證,每月都將做許多這樣的重復(fù)工作,而且所取金額必須從計(jì)算機(jī)記帳后隨時(shí)查閱,記錄后才能錄入,稍有不慎,就會(huì)出現(xiàn)遺漏或輸入錯(cuò)誤。因此在財(cái)務(wù)軟件的帳務(wù)處理系統(tǒng)中專(zhuān)門(mén)設(shè)置了“自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄定義”模塊,我們可以把此類(lèi)憑證的摘要、借貸方科目,金額的來(lái)源或計(jì)算方法預(yù)先設(shè)置定義好存入計(jì)算機(jī),并用不同的“分錄號(hào)”標(biāo)記命名。隨時(shí)使用時(shí),告訴計(jì)算機(jī)“自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄”的分錄號(hào),由計(jì)算機(jī)自動(dòng)調(diào)入該“自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄”,并根據(jù)預(yù)先定義的金額來(lái)源或計(jì)算方法自動(dòng)取數(shù),填制相應(yīng)的金額、產(chǎn)生憑證。這樣就不必經(jīng)常重復(fù)輸入此類(lèi)憑證,可以成倍地提高錄入速度。

  自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄必須先定義后使用。在定義過(guò)程中有一定的難度,如熟練掌握了電子報(bào)表取數(shù)方法,在此定義則難度不大,一旦定義成功,使用起來(lái)非常便捷。下面以安易軟件為例介紹一下自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄的定義。

  定義自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄有三個(gè)難點(diǎn)解決了,其他問(wèn)題也就迎刃而解了。一是“借/貸”符號(hào)的錄入;鍵入“J”則為“借”,鍵入“D”則為“貸”,至于方向與正常編制憑證的方向相同;二是會(huì)計(jì)科目的輸入,可以輸入助記碼,也可以按F2鍵調(diào)出一張科目代碼,科目名稱(chēng)對(duì)照表,選擇應(yīng)選科目則可;也可以直接輸入科目代碼;三是金額來(lái)源,這是難點(diǎn)之中的難點(diǎn)。它主要指此科目的人民幣金額如何取得。此時(shí)按F2鍵可出現(xiàn)表達(dá)式復(fù)選框,雙擊所選項(xiàng)后出現(xiàn)金額選項(xiàng)框,雙擊所選項(xiàng)后確定既可。在實(shí)際工作中金額來(lái)源表達(dá)式是不同的,一些是從科目表取數(shù),一些是從部門(mén)表取數(shù),也有一些是常數(shù)和憑證輸入數(shù),應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況逐步摸索使用。象稅率、折舊率、分配系數(shù)等則選“常數(shù)”。此時(shí),出現(xiàn)“轉(zhuǎn)入常數(shù)”窗口,提示輸入一個(gè)常數(shù)。如稅率為33%,則常數(shù)輸入0.33,表達(dá)式中則乘以0.33作為常數(shù)的來(lái)源。為加快定義自動(dòng)憑證速度,在自動(dòng)憑證左下方有“公式遞推”框,對(duì)于同類(lèi)科目,如52101(管理費(fèi)用-工資)、52101(管理費(fèi)用-辦公費(fèi))、52103(管理費(fèi)用-其他)等,在金額來(lái)源設(shè)定中只要設(shè)定一項(xiàng)公式后,點(diǎn)擊“公式遞推”后,521的每一個(gè)下級(jí)科目都會(huì)自動(dòng)增加,公式也會(huì)相應(yīng)擴(kuò)展。

  定義好的自動(dòng)憑證,為驗(yàn)證其正確性,便于修改,可單擊“試編”,試編后的數(shù)據(jù)不會(huì)存入計(jì)算機(jī),也不參與記帳,你可放心使用,當(dāng)然不可輕易使用“編制”,否則你只能用刪除鍵刪除。
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