由于煙草行業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中特殊地位，煙草行業(yè)一直實(shí)行的是傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入，卷煙生產(chǎn)雖然仍然處在國(guó)家計(jì)劃控制中，可這個(gè)行業(yè)的銷售早已經(jīng)面向市場(chǎng)。四川是全國(guó)最大的卷煙消費(fèi)市場(chǎng)之一，各種品牌卷煙之間的競(jìng)爭(zhēng)很激烈。在這樣的環(huán)境下，什邡卷煙廠近年來(lái)仍然得到高速發(fā)展。
但高速發(fā)展并不意味著沒(méi)有問(wèn)題。在占領(lǐng)市場(chǎng)的過(guò)程中，企業(yè)需要及時(shí)地得到包括財(cái)務(wù)信息在內(nèi)的各種信息。財(cái)務(wù)信息是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的最終體現(xiàn)，財(cái)務(wù)信息化就是為了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)銷售服務(wù)，在不同時(shí)期透過(guò)財(cái)務(wù)信息的傳遞，促使企業(yè)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略的工具。如果沒(méi)有信息化手段，企業(yè)面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)就很受制約。什邡卷煙廠察覺到原有的財(cái)務(wù)管理雖然比較規(guī)范，但受制于信息分散、數(shù)據(jù)流動(dòng)不及時(shí)，它實(shí)際上只是財(cái)務(wù)部一個(gè)部門內(nèi)的財(cái)務(wù)核算管理，沒(méi)有有效地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策者提供決策支持，陳舊的手工核算和管理方式已不適應(yīng)工廠調(diào)整發(fā)展的需要。
什邡卷煙廠選擇從2000年開始進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，他們有自己獨(dú)特的考慮。從企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，原有手工財(cái)務(wù)管理制度規(guī)范，加上經(jīng)過(guò)幾年的人才儲(chǔ)備，可以說(shuō)打下了不錯(cuò)的基礎(chǔ)。而且，廠里還從省煙草專賣局爭(zhēng)取到部分資金支持這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施。另外從企業(yè)外部來(lái)說(shuō)，信息化是一個(gè)潮流，行業(yè)內(nèi)已有一些企業(yè)嘗到了甜頭。在這樣的背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化的內(nèi)外條件具備，要做，就要做一個(gè)有特色的應(yīng)用。
可以說(shuō)，企業(yè)的內(nèi)外部需求成為應(yīng)用的最大動(dòng)力。
實(shí)施給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)變化
為財(cái)務(wù)管理信息化，什邡卷煙廠專門成立了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)挑頭的財(cái)務(wù)電算化課題組。財(cái)務(wù)電算化課題組考查了市場(chǎng)上多家公司的產(chǎn)品之后，什邡卷煙廠選中了金蝶公司的K/3 V8.8.2工業(yè)版。在從網(wǎng)絡(luò)鋪設(shè)到產(chǎn)品調(diào)研、立項(xiàng)一系列工作鋪墊之后，2000年9月，什邡卷煙廠正式實(shí)施K/3.
好的財(cái)務(wù)軟件既是一個(gè)用于財(cái)務(wù)核算的軟件，同時(shí)也體現(xiàn)著財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)者對(duì)財(cái)務(wù)管理的理解。在什邡卷煙廠財(cái)務(wù)管理信息化過(guò)程中，發(fā)生了不少傳統(tǒng)手工模式與計(jì)算機(jī)先進(jìn)管理思想的碰撞，使財(cái)務(wù)人員感受到了先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理理念帶來(lái)的巨大沖擊。
在實(shí)施過(guò)程中，其他企業(yè)先進(jìn)的管理模式和管理方法也帶給財(cái)務(wù)部不少啟發(fā)。經(jīng)過(guò)磨合與修改，什邡卷煙廠的財(cái)務(wù)工作發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)人員的工作從原來(lái)的記賬、對(duì)賬等機(jī)械工作轉(zhuǎn)向更偏重于財(cái)務(wù)管理。
獨(dú)到的績(jī)效分析
為了衡量IT系統(tǒng)的價(jià)值，他們從多個(gè)角度評(píng)估了IT系統(tǒng)帶來(lái)的影響。
財(cái)務(wù)管理的信息化，節(jié)省了財(cái)務(wù)人員登記賬簿、計(jì)算余額和匯總記賬憑證、賬賬核對(duì)等工作時(shí)間，直接減輕財(cái)務(wù)人員工作量近80%.財(cái)務(wù)主管因此可以將節(jié)約出來(lái)的時(shí)間安排其他工作。在不增加人工費(fèi)用的同時(shí)，財(cái)務(wù)人員工作范圍增大，工作內(nèi)容增多，工作效率提高，工作強(qiáng)度卻隨之下降，工作成果就顯而易見了。
財(cái)務(wù)管理信息化不僅使企業(yè)財(cái)務(wù)人員將工作重點(diǎn)移向真正的“財(cái)務(wù)管理”，這項(xiàng)工作也帶來(lái)其它各方面的效益。他們以財(cái)務(wù)管理為核心，將物流、資金流納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)以及生產(chǎn)數(shù)據(jù)高度共享。財(cái)務(wù)管理者可以通過(guò)采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、生產(chǎn)任務(wù)單等全程對(duì)物流和資金流進(jìn)行跟蹤管理，可以通過(guò)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)所需的原輔材料的投放進(jìn)行監(jiān)控，財(cái)務(wù)主管可以輕松掌握相關(guān)部門工作進(jìn)度和工作績(jī)效。這樣就突破了傳統(tǒng)的部門管理的局限性，將物流資金流一體化，從而更加科學(xué)地在全廠范圍內(nèi)配置資源；同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)共享可以保證問(wèn)題及時(shí)被發(fā)現(xiàn)和得到處理，真正做到事前有預(yù)測(cè)和分析，事中有跟蹤和監(jiān)督，事后有考評(píng)和記錄。與手工相比，在極短的時(shí)間里，就可以對(duì)大量信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，使財(cái)務(wù)管理的方法和手段更為先進(jìn)、科學(xué)和高效。
除了直接的經(jīng)濟(jì)效益，經(jīng)營(yíng)上的間接好處，還產(chǎn)生了大量的社會(huì)效益：比如什邡卷煙廠作為什邡乃至德陽(yáng)市的經(jīng)濟(jì)支柱，當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)職能部門對(duì)卷煙廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況都非常關(guān)注，財(cái)務(wù)部經(jīng)常需要向他們報(bào)送不同口徑的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)信息化工程的建成，將提高在這一方面的工作效率，為什邡卷煙廠贏得良好的聲譽(yù)。
什邡卷煙廠在整個(gè)項(xiàng)目中的總投資只有350萬(wàn)元。由于財(cái)務(wù)管理一直比較規(guī)范，加上此次應(yīng)用的努力，上線后第一次在省煙草專賣局的評(píng)比中，什邡卷煙廠就電算化甩手工賬得分獲得了第一名。而同行業(yè)里有的企業(yè)早在九六年就開始實(shí)施電算化了——這是一次“性價(jià)比”極高的應(yīng)用。
為了更清楚地判斷信息系統(tǒng)的價(jià)值，什邡卷煙廠做了很細(xì)致的總結(jié)工作。實(shí)際上，不論是對(duì)信息化還是對(duì)部門的責(zé)任等問(wèn)題，什邡卷煙廠都有清晰的認(rèn)識(shí)。對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)改變的分析，不正是信息系統(tǒng)的一種價(jià)值體現(xiàn)？
怎樣節(jié)省2.8億？
財(cái)務(wù)管理是什邡卷煙廠實(shí)施K/3的核心內(nèi)容，它們系統(tǒng)運(yùn)行僅一年，什邡卷煙廠就減少庫(kù)存資金占用累計(jì)達(dá)2.8億元，這是一個(gè)了不起的成績(jī)。不過(guò)，我們更關(guān)心在這個(gè)成績(jī)背后，是什么變化在起作用。為此，本報(bào)記者采訪了什邡卷煙廠負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理信息化的財(cái)務(wù)部副部長(zhǎng)于翔。
記者：在什邡卷煙廠的總結(jié)資料中提到：“通過(guò)使用K/3系統(tǒng)，產(chǎn)生很大效益，如2001年全面累積庫(kù)存資金占用減少了2.8個(gè)億，采購(gòu)資金利息節(jié)約了1700多萬(wàn)�！边@筆錢是怎樣算出來(lái)的，原有的系統(tǒng)（管理模式）為什么不能獲得這樣的效益。請(qǐng)您具體談一談。
于翔：什邡卷煙廠庫(kù)存規(guī)模很大，這個(gè)數(shù)據(jù)是以實(shí)施前的2000年庫(kù)存資金占用規(guī)模達(dá)到8.2億元，電算化后壓到5.4億，累計(jì)節(jié)省2.8億元，這個(gè)數(shù)字按當(dāng)時(shí)銀行平均貸款利率5.115‰計(jì)算的，就可算出一年節(jié)約資金1700萬(wàn)元。
以前的財(cái)會(huì)疲于記賬，根本沒(méi)有精力來(lái)做“管理”，這管理這一方面的執(zhí)行水平可想而知——第一，我們以前沒(méi)有時(shí)間來(lái)觀察庫(kù)存到底合不合理；第二、沒(méi)有辦法來(lái)評(píng)價(jià)采購(gòu)上來(lái)的物資價(jià)格是不是和市場(chǎng)價(jià)一致。
實(shí)施后，從系統(tǒng)得到的數(shù)據(jù)可以使我們能夠分析采購(gòu)行為。而且上了系統(tǒng)之后，我們就隨時(shí)能看到庫(kù)存，對(duì)應(yīng)的管理人員有精力去分析庫(kù)存的合理性。他們有能力、有時(shí)間來(lái)加強(qiáng)管理，對(duì)下面車間的工作、用料有了感性的認(rèn)識(shí)。另外，我們還對(duì)大宗物資采購(gòu)采用招投標(biāo)方式，這樣占用資金就減下去了。
任何一個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化之后，都能節(jié)約庫(kù)存，其原理不是說(shuō)軟件本身能夠創(chuàng)造財(cái)富，而是財(cái)務(wù)管理者通過(guò)軟件能及時(shí)獲得信息，做出比以前更加準(zhǔn)確和高效的管理反映。財(cái)務(wù)管理的核心就是“控制”。如果能在事前進(jìn)行控制、管理更精細(xì)，企業(yè)就一定能獲得效益。
記者：管理側(cè)重的轉(zhuǎn)移，給財(cái)務(wù)管理水平帶來(lái)了提升�？蓮倪@個(gè)角度，IT的價(jià)值在什么地方？我的意思是，如果說(shuō)IT系統(tǒng)令節(jié)省下來(lái)的人力去“加強(qiáng)監(jiān)管”，并獲得效益的話，那么企業(yè)是不是可能通過(guò)簡(jiǎn)單地增加人手來(lái)獲得同樣的收益？
于翔：以前也有人問(wèn)過(guò)這種問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題你要這么看。只增加人而不改變管理的方式，不是一個(gè)科學(xué)的思路。西方管理思想認(rèn)為，管理中很重要的就是你選擇什么樣的工具。十個(gè)人做一件事，和一個(gè)人加一臺(tái)計(jì)算機(jī)做同樣一件事在管理上來(lái)看就是兩個(gè)概念，區(qū)別在于：企業(yè)形象不同；人與人配合遠(yuǎn)沒(méi)有人與機(jī)器配合那么規(guī)律。
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