注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中常常要進行大量的計算、分析，要從雜亂繁多的數(shù)據(jù)中得出有用的信息，在一些會計師事務所目前尚未運用計算機審計軟件審計的情況下，僅靠手工操作既費時費力又容易出錯。而微軟電子表格系統(tǒng)Excel以其卓越的計算功能，簡單快捷的操作能在審計工作中發(fā)揮事半功倍的效果。筆者結(jié)合工作實際，淺談Excel在實際業(yè)務中的幾點運用。
　　
　　一、Excel在分析性測試、復核中的運用
　　
　　注冊會計師在分析審計風險確定重點審計領(lǐng)域、重要性水平和重大異常經(jīng)濟業(yè)務事項時，常常要對被審計單位的會計報表進行分析性測試和復核。在執(zhí)行具體審計程序時，也常常要對本期數(shù)和上期數(shù)、本期各月數(shù)發(fā)生額(或余額)進行對比分析，以查明有無重大變化和異常情況。如果用手工操作，不但計算量大且易出錯，而使用Excel則方便快捷不易出錯。如表1所示，用Excel編制出的甲公司某年度銷售收入和銷售成本對比分析表。假設用A-J代表列數(shù)，用a－m代表行數(shù)，本年數(shù)和上年數(shù)從被審計單位明細賬中取得，那么先在Ca單元格中輸入公式“＝Ba／Aa”，然后將光標移到Ca單元格的右下角，當出現(xiàn)“＋”形狀時按下鼠標的左鍵，向下拖到Cm單元格時松開，則上年各月的銷售成本率計算結(jié)果就會自動出現(xiàn)在各單元格中；同理可計算出本年各月的銷售成本率。再在Ga單元格中輸入公式“＝Da－Aa”，用同樣的方法既可求出本年與上年的變動額。至于1-12月份合計數(shù)可用工具跳上的自動求和按鈕“∑”求出。這樣做可大大減輕工作量。同時根據(jù)計算結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，被審計單位在本年與上年的經(jīng)營環(huán)境和營銷策略未發(fā)生重大變化的情況下，本年的銷售收入?yún)s比上年有較大增加，而12月份表現(xiàn)最為異常，因此將12月份的銷售收入作為重點審計領(lǐng)域。
　　
　　二、Excel在審計往來賬款賬齡時的運用
　　
　　往來賬款(應收賬款、其他應收款、應付賬款等)的賬齡審計，是財務會計報表的基礎(chǔ)審計工作，企業(yè)往來款項的明細賬戶動輒成百上千，賬齡審計頗為繁瑣。而利用Excel進行往來賬款賬齡審計卻非常簡單方便。利用Excel進行賬齡審計，需要企業(yè)提供往來款項、分客戶明細賬戶編制的“年初數(shù)、本年累計借方發(fā)生額、本年累計貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會計數(shù)據(jù)資料。目前越來越多的企業(yè)采用會計軟件進行核算，該資料可以利用會計軟件提供的“數(shù)據(jù)導出”功能導出為Excel格式獲得。將獲取資料置于一個Excel工作簿內(nèi)。運用Excel的數(shù)據(jù)排序功能將年末余額為負數(shù)的數(shù)據(jù)(需要報表重分類)剔除后，就可以在A、B、C、D單元格中設定函數(shù)公式。一是賬齡1年以內(nèi)的函數(shù)為：A＝IF(本年貸方發(fā)生額＞＝年初余額，年末余額，本年借方發(fā)生額)。二是接著利用Excel的數(shù)據(jù)排序功能，篩選出(年末余額一賬齡1年以內(nèi)金額)＞0的明細賬戶，獲取其上年“年初數(shù)、本年累計借方發(fā)生額、本年累計貸方發(fā)生額、年末余額”格式的會計數(shù)據(jù)資料。在上表“單位名稱”列左側(cè)增加列，用以添加上年數(shù)據(jù)。賬齡1～2年的函數(shù)為：B＝IF(本年貸方發(fā)生額十上年貸方發(fā)生額)＞：上年度年初余額，年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A，上年度借方發(fā)生額)。三是篩選出(年末余額一賬齡)1年以內(nèi)金額一賬齡1～2年的金額)＞0的明細賬戶，獲取其更前一個年度的數(shù)據(jù)。賬齡2～3年的函數(shù)為：C=IF((本年貸方發(fā)生額＋上年貸方發(fā)生額＋更上一年的貸方發(fā)生額)＞＝更上一個年度年初余額，年末余額—賬齡1年以內(nèi)的金額A-賬齡1-2年的金額B，更上一個年度的借方發(fā)生額)。四是賬齡3年以上的函數(shù)為：n：年末余額一賬齡1年以內(nèi)的金額A——賬齡1-2年的金額B——賬齡2--3年的金額C。輸入完畢后，模板將自動計算年末賬齡，方便準確。
　　
　　三、Excel在審計固定資產(chǎn)折舊時的運用
　　
　　Excel為注冊會計師提供了年數(shù)總和法(SYD)、雙倍余額遞減法(DDB)、直線法(SLN)等多種計算折舊方法。筆者以年數(shù)總和法為例予以介紹。例如，甲公司的一項固定資產(chǎn)原值為200000元，預計殘值為20000元，使用年限為5年，采用年數(shù)總和法計算折舊。為審計該項折舊計提是否正確，注冊會計師可用以下方法：打開Excel，點擊工具條上的“FX”函數(shù)按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對話框，其中分左右兩欄：左欄為函數(shù)分類，右欄為函數(shù)名。在函數(shù)分類欄“常用函數(shù)”對應的“函數(shù)名”中選定SYD，然后單擊“確定”按鈕，就可彈出這就對話框，其中有四項參數(shù)：cost,salvage,life,per。在cost中輸入成本200000，在salvage中輸入殘值20000，在life中輸入使用年限5，在per中輸入1，就可求得第一年的折舊額為60000元。依次把per中的數(shù)值換為2，3，4，5，就可求出以后各年的折舊額，非常方便準確。
　　
　　四、Excel在審計相互引用數(shù)據(jù)的運用
　　
　　由于會計報表各科目之間的勾稽關(guān)系，一個科目金額的變動常常會引起其他相關(guān)科目的連鎖變動。這種情況常常導致修改審計工作底稿，一方面增加了工作量，另一方面也使工作底稿容易變得凌亂不堪，費時費力。Execl在這方面也發(fā)揮了不小的作用。例如，甲公司某年度營業(yè)收入為100000元，營業(yè)稅稅率為5％，城建稅稅率為5％，教育費附加費4％，則營業(yè)稅金及附加計算如下：營業(yè)稅為100000×5％＝5000(元)，城建稅為5000×5％＝250(元)，教育費附加為5000×4％＝200(元)。假設“營業(yè)收入”工作底稿和“營業(yè)稅金及附加”工作底稿都用Excel編制。當甲公司某年度營業(yè)收入審定數(shù)為150000元時，相應的營業(yè)稅金及附加也要重新計算，工作量隨之加大，此時可在Excel中通過建立“鏈接”的辦法來解決這一問題。具體如下：在營業(yè)收入工作底稿中，將營業(yè)收入100000元改為150000元后，點擊“復制”按鈕，然后打開“營業(yè)稅金及附加”所在的表格，選定“營業(yè)稅金”中作為被乘數(shù)的營業(yè)收入100000元所在的單元格，再右擊鼠標，選定選擇性粘貼，選擇粘貼數(shù)值，則營業(yè)稅金變?yōu)?500元。相應的將7500元所在的單元格，點擊“復制”按鈕，再到城建稅和教育費附加計算公式中作為被乘數(shù)5000元所在的單元格，右擊鼠標，選定選擇性粘貼，選擇粘貼數(shù)值，則計算結(jié)果自動變?yōu)?75元和300元。那么，以后無論營業(yè)收入如何變動，只要修改營業(yè)收入數(shù)值，相應的營業(yè)稅金及附加計算結(jié)果也會自動修改，與手工計算相比就輕松得多。