1998年底，水利部松遼水利委員會(huì)針對(duì)即將執(zhí)行的設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，決定在全委范圍內(nèi)實(shí)行集中采購(gòu)。半年后，國(guó)家正式出臺(tái)了《政府采購(gòu)管理辦法》。經(jīng)過一年多的實(shí)踐，在委領(lǐng)導(dǎo)班子成員的全力支持、各職能部門的配合和采購(gòu)人員的共同努力下，做到了以合理偏低的價(jià)格，購(gòu)入了質(zhì)量?jī)?yōu)良和售后服務(wù)到位的商品，節(jié)約了大量資金，取得了較好的成績(jī)。2000年初，松遼委出臺(tái)了《松遼委關(guān)于實(shí)行集中采購(gòu)管理的若干規(guī)定》，將集中采購(gòu)方式作為內(nèi)部制度明確下來(lái)，初步實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)采購(gòu)管理從粗放型向集約型的轉(zhuǎn)變。

　　一、相關(guān)職能部門組成的采購(gòu)主體

　　參與集中采購(gòu)工作的職能部門包括：采購(gòu)執(zhí)行機(jī)關(guān)、商品最終用戶、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管部門、計(jì)劃部門、單位決策機(jī)構(gòu)。

　　采購(gòu)執(zhí)行機(jī)關(guān)：?jiǎn)挝粌?nèi)部的采購(gòu)機(jī)關(guān)，是指按照采購(gòu)任務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)、組織招標(biāo)、詢價(jià)、草擬合同等日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)組或采購(gòu)部門。

　　商品最終用戶：采購(gòu)的目的是實(shí)現(xiàn)所購(gòu)商品的使用價(jià)值，直接服務(wù)于用戶。因此，采購(gòu)設(shè)備、材料，用戶參與是必要的。以設(shè)備采購(gòu)為例，用戶參與的工作范圍包括：確定擬購(gòu)商品名稱、型號(hào)，合理否定采購(gòu)執(zhí)行部門購(gòu)貨價(jià)款及其選擇的供應(yīng)商，設(shè)備到貨驗(yàn)收等。

　　財(cái)務(wù)及國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管部門：財(cái)務(wù)部門在集中采購(gòu)工作中，參與管理和控制的工作環(huán)節(jié)涉及計(jì)劃、預(yù)算、審簽、記錄、付款等。國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管部門主要參與設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記固定資產(chǎn)賬目和卡片。

　　計(jì)劃部門：如果采購(gòu)中的資金需要通過基本建設(shè)投資計(jì)劃解決，采購(gòu)的范圍要在國(guó)家計(jì)劃所列項(xiàng)目之中，全部采購(gòu)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)通過計(jì)劃部門逐級(jí)履行計(jì)劃審批程序。

　　單位決策機(jī)構(gòu)：?jiǎn)挝粵Q策機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是確定單位年度購(gòu)置需求計(jì)劃、審批落實(shí)了資金來(lái)源的采購(gòu)預(yù)算。決策機(jī)構(gòu)中，由分管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)代表決策機(jī)關(guān)行使審批權(quán)。

　　二、體現(xiàn)健全內(nèi)部控制機(jī)制的工作環(huán)節(jié)

　　計(jì)劃管理：集中采購(gòu)工作應(yīng)當(dāng)建立在計(jì)劃管理基礎(chǔ)之上。購(gòu)買商品所使用的資金是事業(yè)單位納入預(yù)算管理的資金，單位都應(yīng)當(dāng)在一個(gè)會(huì)計(jì)核算年度之初，根據(jù)本單位開展各項(xiàng)工作需要，采取適當(dāng)方式，確定本年購(gòu)置需求。年度內(nèi)，根據(jù)各項(xiàng)資金到位情況，陸續(xù)發(fā)布采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃，交采購(gòu)部門執(zhí)行。

　　預(yù)算控制：預(yù)算控制是指經(jīng)由財(cái)務(wù)部門落實(shí)了資金來(lái)源的計(jì)劃采購(gòu)項(xiàng)目，先由資產(chǎn)監(jiān)管部門制定采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門執(zhí)行的過程。由資產(chǎn)監(jiān)管部門來(lái)制定采購(gòu)預(yù)算是對(duì)采購(gòu)執(zhí)行機(jī)關(guān)的事前監(jiān)督。一般情況下，采購(gòu)執(zhí)行部門的采購(gòu)單價(jià)不應(yīng)高于預(yù)算單價(jià)。

　　履行審批程序：在計(jì)劃、預(yù)算、采購(gòu)執(zhí)行、付款等4個(gè)工作階段，要履行必要的審批程序。在計(jì)劃階段，主要由決策層對(duì)資產(chǎn)監(jiān)管部門匯總上報(bào)的各單位、部門的采購(gòu)需求計(jì)劃進(jìn)行審批；在預(yù)算階段，主要由分管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于資產(chǎn)監(jiān)管部門制定的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審批；在采購(gòu)執(zhí)行階段，商品最終用戶、采購(gòu)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)（法定代表人或授權(quán)代理人）要參與合同的簽訂，包括審閱、修改和簽批。

　　簽訂合同：價(jià)值超過一定額度的采購(gòu)，要簽訂經(jīng)濟(jì)合同。采購(gòu)執(zhí)行部門草擬的合同，要按照商品最終用戶審簽、特約（聘）經(jīng)濟(jì)律師審閱、單位法定代表人或授權(quán)代理人簽批的工作順序履行合同審批程序。履行審批程序的文本文件可以稱為“合同批辦單”。

　　三重驗(yàn)收：指商品到貨、服務(wù)完成后，采購(gòu)部門、用戶、資產(chǎn)監(jiān)管部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。

　　詳細(xì)記錄是指國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管部門在商品到貨、服務(wù)完成后，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬和固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)登記設(shè)備名稱、型號(hào)、供貨商、價(jià)格、產(chǎn)品序列號(hào)、使用單位及保管人等。這是固定資產(chǎn)日常維護(hù)管理的基礎(chǔ)。設(shè)備的維修、升級(jí)、盤點(diǎn)、處置需要依照這些基礎(chǔ)資料。

　　貨到付款：要求商品到貨后，進(jìn)行驗(yàn)收，在合同規(guī)定的期限，使用單位驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)監(jiān)管部門審核發(fā)票、設(shè)備材料驗(yàn)收單、購(gòu)銷合同、采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，審核無(wú)誤后，由財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算。

　　集中采購(gòu)工作自始至終，負(fù)責(zé)主管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)堅(jiān)決回避供應(yīng)商。采購(gòu)人員通過客觀的選擇、比較，通過和使用單位工作人員的溝通，提出選擇供應(yīng)商和確定價(jià)款的意見，并通過履行合同審簽、審批程序完成采購(gòu)任務(wù)。采購(gòu)部門內(nèi)，選擇供應(yīng)商和確定價(jià)款的意見，經(jīng)集體討論研究做出，任何個(gè)人無(wú)權(quán)單獨(dú)做出決定。

　　集中采購(gòu)工作的內(nèi)部控制制度建立后，貫徹落實(shí)是關(guān)鍵，如果執(zhí)行得不好，集中采購(gòu)就會(huì)失去意義，分散采購(gòu)中的問題又將重新出現(xiàn)。因此，集中采購(gòu)每一個(gè)控制環(huán)節(jié)都要求認(rèn)真地履行。