實施電算化會計的單位在購買財務軟件功能模塊時往往有所選擇,并不是把財務軟件的全部功能模塊都買下來,這樣一來花費大,二來有的功能模塊用不著。一般買得較多的模塊有總帳(帳務)、工資、報表等。

　　而現(xiàn)在的軟件開發(fā)公司在開發(fā)軟件時往往備有強大的二次開發(fā)功能,充分運用這些功能會帶來一些意外的收獲,比如報表模塊。

　　對于本單位每月報出的報表,財會人員要掌握相關資料,進行一些分析說明,單位領導或上級主管部門以及一些債權人會對單位月度或季度情況進行考核或了解經(jīng)濟運行情況。各部門人員需要掌握的信息有可能不相同。我們可以首先將所需的信息資料項目在計算機內制成表格。其次在表格單元內輸入計算公式,這些公式最重要,就是這些公式起到了命令的作用,它們將所需要的數(shù)據(jù)從本計算機財務系統(tǒng)的帳本,相關的報表中取出,填入對應項目的空格中,這樣所需的表格就由計算機自動生成,不需要用手工對各種指標分別計算來

　　滿足不同的報表閱讀者。最后只需加上文字說明即可。

　　我們要做以下工作:

　　1.打開計算機財務系統(tǒng)中的報表模塊新增報表,將上表資料及格式輸入計算機中。

　　2.分別在各個項目中的本期數(shù)、本期累計數(shù)、上年同期累計數(shù)空格中列入計算公式。如在貨幣資金上年同期數(shù)中列入公式,該公式的含義是:“1999年5月現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金的期末借方余額”(計算公式無法列出,因為不同的軟件有不同的語句,下同)。又如:流動比率本期數(shù),列入公式的含義是:

　　“2000年5月31日資產(chǎn)負債表中流動資產(chǎn)÷流動負債”。將所有項目的計算公式都列入后,輸入單位名稱“×××”和年月的值。

　　“2000年5月”,計算機即可將所有項目的相應數(shù)據(jù)自動從其他文件(帳本或報表)中取數(shù),無須象手工制作那樣翻出有關帳本或上年報表,可以節(jié)省很多時間。用同樣的方法可以制作出各種各樣的要求側重點不同的表格。

　　3.在表格后面加上文字說明、分析。

　　事實上如果對報表模塊的功能爛熟于胸運用自如的話完全可以不再購買財務分析模塊,因為軟件開發(fā)公司生產(chǎn)的模塊運用范圍很廣,功能很多,而單位本身只屬于其中的某行業(yè),同時很多功能未必用得上,花相當?shù)腻X購買只能用一小部分的軟件模塊我認為不值得。