24周年

財(cái)稅實(shí)務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.41 蘋果版本:8.7.40

開發(fā)者:北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點(diǎn)擊下載>

論電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算方法

來(lái)源: 楊健 編輯: 2006/08/28 08:41:54  字體:

  摘 要:會(huì)計(jì)學(xué)是一門方法性較強(qiáng)的學(xué)科,因而會(huì)計(jì)核算方法是會(huì)計(jì)學(xué)中的主要內(nèi)容。在電算化環(huán)境下,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方法由于實(shí)現(xiàn)手段的變化,會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的發(fā)展與演進(jìn);新的會(huì)計(jì)核算方法也會(huì)隨著新問(wèn)題、新情況的出現(xiàn)而出現(xiàn)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現(xiàn)形式,是否需要重新加以命名等;新的會(huì)計(jì)核算方法如何確認(rèn)。所有這些,都需要認(rèn)真地研究和總結(jié),正確地把握會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展方向。

  關(guān)鍵詞:電算化 會(huì)計(jì) 會(huì)計(jì)軟件

  會(huì)計(jì)核算方法是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計(jì)算,為經(jīng)營(yíng)管理提供必要的信息所應(yīng)用的方法。一般包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、成本計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、報(bào)表編制和會(huì)計(jì)資料的分析利用等,以下我們稱之為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法;在電算化環(huán)境下,為完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)而采用的新方法,以下我們稱之為電算會(huì)計(jì)方法。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法與電算會(huì)計(jì)方法的綜合運(yùn)用并不斷提高,才是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必要保證。把會(huì)計(jì)電算化說(shuō)成是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果,而沒(méi)有看到事物的本質(zhì);電算會(huì)計(jì)方法只有建立在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的基礎(chǔ)之上,才能得到發(fā)展和提高;同時(shí),也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢(shì)下的新問(wèn)題。

  一、明確會(huì)計(jì)主體與會(huì)計(jì)對(duì)象:“建立賬套”的電算會(huì)計(jì)方法

  在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,一般采用通用會(huì)計(jì)軟件來(lái)建立自己的系統(tǒng),這樣,不同會(huì)計(jì)主體在核算上的差異、不同會(huì)計(jì)對(duì)象適用的具體會(huì)計(jì)方法必需通過(guò)軟件的“選項(xiàng)”來(lái)加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件開展會(huì)計(jì)核算工作的開始,第一件事就是要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會(huì)計(jì)主體獨(dú)立使用的一套核算數(shù)據(jù),并明確有關(guān)事項(xiàng)以適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)主體的核算要求。這就是“建立賬套”,建立賬套時(shí),一般至少要明確下列事項(xiàng)。(1)賬套編號(hào):為便于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理,以區(qū)別不同的賬套或據(jù)以命名并建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫(kù)名稱等;(2)賬套名稱:一般為核算單位名稱;(3)會(huì)計(jì)主管:電算化系統(tǒng)主管的姓名,以便進(jìn)行全面的操作授權(quán);(4)啟始會(huì)計(jì)期間:在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的開始期間;(5)具體核算方法或計(jì)算方法的選用:如會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計(jì)價(jià)方法、會(huì)計(jì)憑證分類方法等;(6)選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會(huì)計(jì)科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后,就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會(huì)計(jì)核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法中當(dāng)然也有賬套的概念,但只有在電算化系統(tǒng)中才需要把它列為一個(gè)重要的會(huì)計(jì)核算方法,在編制會(huì)計(jì)軟件時(shí),需要以特定的技術(shù)方法才能實(shí)現(xiàn)。有了建立賬套這一方法,就可以在同一電算化系統(tǒng)中為多個(gè)會(huì)計(jì)主體完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)。這給學(xué)習(xí)與掌握會(huì)計(jì)電算化技術(shù)、開展代理記賬、劃小核算單位并分別進(jìn)行獨(dú)立核算等帶來(lái)了方便。

  二、站在電算化會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn):“初始設(shè)置”的電算會(huì)計(jì)方法

  建立賬套完成以后,首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準(zhǔn)備工作,主要是三個(gè)方面的任務(wù)。一是操作人員設(shè)置,將會(huì)計(jì)人員的職責(zé)分工在系統(tǒng)中加以明確,同時(shí)使系統(tǒng)具有了合法的使用者;二是會(huì)計(jì)科目設(shè)置(即設(shè)置賬戶),在系統(tǒng)中建立起用于進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)科目(賬戶)體系(這部分內(nèi)容在下一部分單獨(dú)討論);三是輸入初始余額,是指將原來(lái)已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中來(lái),以開始以后的會(huì)計(jì)核算。

  初始設(shè)置是會(huì)計(jì)軟件中建立賬套后必需首先完成的,并且只有正確完成了初始設(shè)置,才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方式是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡,初始余額平衡后,正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段,不能再行修改初始余額。

  初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會(huì)計(jì)科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。其效果的好壞對(duì)會(huì)計(jì)核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響。可以說(shuō)是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分,是系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平的集中體現(xiàn)。在應(yīng)用中,初始設(shè)置工作應(yīng)盡可能做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、周到、細(xì)致,才能取得更好的會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。

  三、會(huì)計(jì)核算體系的建立:“設(shè)置賬戶”的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的發(fā)展運(yùn)用

  “設(shè)置賬戶”這一傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法在電算化系統(tǒng)中一般稱之為“會(huì)計(jì)科目設(shè)置”。賬戶是會(huì)計(jì)科目在核算中具體形式。會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)要素的進(jìn)一步細(xì)化。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)科目開設(shè)賬戶的方法,分別對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的不同內(nèi)容進(jìn)行反映和監(jiān)督,是會(huì)計(jì)核算的主要形式。在大部分會(huì)計(jì)資料中(如憑證、賬簿、報(bào)表等),都要以會(huì)計(jì)科目作為直接對(duì)象來(lái)加以反映,從而建立了一個(gè)完整的核算體系。

  電算化系統(tǒng)在運(yùn)用這個(gè)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法時(shí),在形式上進(jìn)行了變通,在結(jié)構(gòu)上進(jìn)行了突破,使電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算體系較之手工會(huì)計(jì)核算更全面、更完整、更合理。具體有以下幾個(gè)方面:(1)從形式上,以“會(huì)計(jì)科目表”代替了所有分列在不同賬簿或賬頁(yè)上的“賬戶”。在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)主要以“表”的形式存在,無(wú)論是設(shè)置的賬戶,還是輸入的憑證?!皶?huì)計(jì)科目表”中,對(duì)會(huì)計(jì)科目首先要分級(jí)編號(hào)并順序排列;其次以每一會(huì)計(jì)科目的“屬性”來(lái)表示該科目所適用的賬頁(yè)格式或核算要求;還有,在會(huì)計(jì)核算軟件中,總是由多個(gè)相當(dāng)于“會(huì)計(jì)科目表”的部分,共同構(gòu)成了完整的核算體系,它們主要是“會(huì)計(jì)科目主表”、“部門目錄”、“單位往來(lái)目錄”、“個(gè)人往來(lái)目錄”、“項(xiàng)目目錄”等,它們之間以從屬或交叉的關(guān)系,組合成一個(gè)大的“會(huì)計(jì)科目表”。(2)從內(nèi)容上,豐富了傳統(tǒng)“設(shè)置賬戶”的方法。系統(tǒng)內(nèi)部處理數(shù)據(jù)時(shí),以科目編碼作為會(huì)計(jì)科目的惟一標(biāo)識(shí)和所屬關(guān)系的判定依據(jù),使分級(jí)核算更加緊湊、嚴(yán)格、清晰;可以根據(jù)需要產(chǎn)生新的賬頁(yè)格式或核算內(nèi)容:“會(huì)計(jì)科目表”各部分之間在使用時(shí)隨時(shí)組合,既保證了科目設(shè)置的完整性,又具有較強(qiáng)的靈活性,巧妙地解決了事先不可知會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。如“營(yíng)業(yè)費(fèi)用/通訊費(fèi)”按部門設(shè)置明細(xì)科目進(jìn)行核算時(shí),到底哪些部門實(shí)際上真的會(huì)發(fā)生“通訊費(fèi)”呢,在電算化核算系統(tǒng)中,只有真的發(fā)生時(shí),該賬戶才正式存在;電算化系統(tǒng)中“部門目錄”、“往來(lái)目錄”等,本身可以繼續(xù)分類或分級(jí),而且“部門目錄”與“會(huì)計(jì)科目主表”之間是交叉關(guān)系,有級(jí)次的會(huì)計(jì)科目都可以同時(shí)進(jìn)行“總分類核算”和“明細(xì)分類核算”,即同時(shí)具有本期累計(jì)發(fā)生額、本年累計(jì)發(fā)生額、余額等概括性數(shù)據(jù)和含有業(yè)務(wù)事項(xiàng)(會(huì)計(jì)分錄)的詳細(xì)數(shù)據(jù)(明細(xì)賬),提高了會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)程度,使會(huì)計(jì)核算體系更加完善。

  四、業(yè)務(wù)處理的核心:“填制憑證”與“登記賬簿”

  電算化會(huì)計(jì)之所以仍然只是會(huì)計(jì),而不是另外一個(gè)新的學(xué)科,就在于它仍然是以形成“憑證”、“賬簿”、“報(bào)表”等會(huì)計(jì)檔案資料為主要任務(wù)形式。“填制憑證”和“登記賬簿”這樣的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法仍然是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)形式上的主要差別就是這些會(huì)計(jì)檔案的存在形式的不同,這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對(duì)象有著明顯的區(qū)別,在使用這些方法時(shí),自然也因其對(duì)象屬性的變化而有所變化。

  在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,“填制憑證”有兩種情形,一種是直接在系統(tǒng)中填制憑證,另一種是手工制好憑證后的輸入憑證,兩種情形都體現(xiàn)為會(huì)計(jì)軟件的一個(gè)較為重要的輸入功能。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法相比,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記賬簿”主要有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):(1)憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會(huì)計(jì)分錄中的會(huì)計(jì)科目必須在設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表中已經(jīng)存在,并且是最底層的明細(xì)科目;根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項(xiàng)目,如往來(lái)單位、結(jié)算單據(jù)號(hào)碼等;借貸方金額必須相等才能保存;事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對(duì)應(yīng)科目等;編號(hào)可以自動(dòng)連續(xù);日期可以限制順序等。(2)鍵盤操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”,因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟,以進(jìn)行正確性控制。(3)填好的憑證同樣需要“審核”,電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗(yàn)憑證的正確性。(4)“登記賬簿”之前可以“匯總”,而不是必須匯總;電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)任意范圍的憑證進(jìn)行匯總,匯總速度較快且準(zhǔn)確;計(jì)算機(jī)不會(huì)因疏漏出現(xiàn)總賬與明細(xì)賬登記結(jié)果不一致的情況,當(dāng)然在記賬之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。(5)“登記賬簿”只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過(guò)程,而不是抄寫或復(fù)制過(guò)程。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程明確了“工作底稿”與正式會(huì)計(jì)檔案之間的界限,具有非常重要的意義。

  五、自動(dòng)化處理的充分體現(xiàn):“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”的電算會(huì)計(jì)方法

  根據(jù)用戶定義,由系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱為“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”,它已經(jīng)成為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬有兩種情形,一種是直接從賬項(xiàng)數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證,如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益;另一種是要通過(guò)函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算才能得到憑證上所需的數(shù)值,如計(jì)算并分配應(yīng)付福利費(fèi)。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬又分為兩個(gè)層次,一個(gè)層次是在總賬系統(tǒng)(或稱賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬;另一個(gè)層次是在各個(gè)子系統(tǒng)中定義和使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬,如工資系統(tǒng)中的工資費(fèi)用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費(fèi)用分配等。“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義,即可在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)使用,大大提高了系統(tǒng)的效率。

  六、會(huì)計(jì)信息的集中與概括:“編制會(huì)計(jì)報(bào)表”

  編制會(huì)計(jì)報(bào)表,是會(huì)計(jì)工作中的重要組成部分,也是階段性地完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)識(shí)性工作。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。

  在會(huì)計(jì)核算軟件中,編制會(huì)計(jì)報(bào)表分為兩個(gè)步驟:第一步是設(shè)計(jì)階段,有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù),一是“會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)”,二是“數(shù)據(jù)來(lái)源定義”;第二步是使用階段,在一定會(huì)計(jì)期間,即可自動(dòng)生成當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會(huì)計(jì)報(bào)表可以長(zhǎng)期使用。生成會(huì)計(jì)報(bào)表的過(guò)程快速準(zhǔn)確,可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會(huì)計(jì)報(bào)表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較分析。

  由于會(huì)計(jì)報(bào)表軟件帶來(lái)的方便性,較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法,可以編制更多、更詳細(xì)的會(huì)計(jì)報(bào)表,為管理提供更及時(shí)、更有用的會(huì)計(jì)信息。

  以上對(duì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)方法的主要內(nèi)容進(jìn)行了列述,可以看出,這些方法在電算化環(huán)境下,在形式上產(chǎn)生了明顯的變化,也出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容和要求,值得我們?cè)趯?shí)踐中不斷總結(jié),在理論上進(jìn)行深入研究。本文旨在引起大家對(duì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)方法的充分重視,加強(qiáng)對(duì)有關(guān)問(wèn)題的研究和探討,從而更有力地指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐。

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - odtgfuq.cn All Rights Reserved. 北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號(hào)-7 出版物經(jīng)營(yíng)許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號(hào)