掃碼下載APP
及時(shí)接收最新考試資訊及
備考信息
摘 要:隨著會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行,由此產(chǎn)生的許多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件賦予了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理許多新的特點(diǎn),同時(shí)也產(chǎn)生了新的問(wèn)題。筆者經(jīng)過(guò)幾年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐與理論研究,詳細(xì)總結(jié)了電算化會(huì)計(jì)下企業(yè)檔案管理的新特點(diǎn),剖析了目前會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題,經(jīng)過(guò)成因分析,提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案管理問(wèn)題解決方案。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)檔案管理
一、背景簡(jiǎn)述
計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用,使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來(lái)越多地被計(jì)算機(jī)所取代,會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向,成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求,伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合,又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)
要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn),首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為:以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng),是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)的明確定義,筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范,總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn):
(1)會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體,即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。
?。?)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性,電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視;電子檔案易被修改;電子檔案的保存,受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。
?。?)電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下,從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制,都是靠人工完成的,因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具,財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼,然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件,又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢(xún)資料,因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物,沒(méi)有具體的數(shù)據(jù)和表格,但是由于沒(méi)有它們的支持,整個(gè)會(huì)計(jì)核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行,所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。
(4)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專(zhuān)門(mén)方法,還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí);而對(duì)系統(tǒng)安全性,則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高,同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。
三、會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問(wèn)題及成因分析
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn),作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題:
?。?)會(huì)計(jì)檔案載體:電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
?。?)會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題:電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
(3)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善:由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改,因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
(4)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才:眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
有果必有因,筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì)計(jì)操作與規(guī)范要求,對(duì)以上問(wèn)題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷;
?。?)對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差:許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員,僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能,從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。
?。?)尚未引起有關(guān)部門(mén)的重視:不論是檔案管理部門(mén)還是檔案形成部門(mén),對(duì)歸檔工作重視不夠,檔案部門(mén)缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),造成檔案形成部門(mén)交什么、交多少都任其自然的狀況,嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
?。?)缺乏明確的規(guī)章制度:由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范,電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表,改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
?。?)完善硬件設(shè)施建設(shè)
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件,最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
?。?)完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度:會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度:根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度:查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
d、建立電算化檔案定期備份制度:電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
?。?)提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會(huì)計(jì),不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能,更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能,所以必須相應(yīng)增加專(zhuān)業(yè)人才,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理,為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ);同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高,這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才,維護(hù)日常運(yùn)作,開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
?。?)提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性,并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位,對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn),因此,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì),把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
五、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理展望
電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分,它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ),那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性,它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向,因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能,必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。
參考文獻(xiàn):
1.張前,《電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)檔案的影響及管理要求》,《交通財(cái)會(huì)》,2001年第10期
2.李新惠,《電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問(wèn)題》,《檔案管理》,2002年5月
3.郭利萍,《電算化會(huì)計(jì)檔案制度的建立》,《檔案管理》,2002年5月
4.部莉君、趙偉,(會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)的相關(guān)影響),《現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)》,2001年第12期
5.支華,《會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作》,《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》, 2002年9月
6.馬玉昆,《淺談會(huì)計(jì)檔案的管理》,《工業(yè)技術(shù)經(jīng)濟(jì)》,2002年第l期
7.張晶,《實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理之我見(jiàn)》,《中國(guó)工會(huì)財(cái)會(huì)》,2002年10月
8.周衛(wèi)珍,《談會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的變革》,《山東檔案》,2002年4月
官方公眾號(hào)
微信掃一掃
官方視頻號(hào)
微信掃一掃
官方抖音號(hào)
抖音掃一掃
初級(jí)會(huì)計(jì)職稱(chēng) 報(bào)名 考試 查分 備考 題庫(kù)
中級(jí)會(huì)計(jì)職稱(chēng) 報(bào)名 考試 查分 備考 題庫(kù)
高級(jí)會(huì)計(jì)師 報(bào)名 考試 查分 題庫(kù) 評(píng)審
注冊(cè)會(huì)計(jì)師 報(bào)名 考試 查分 備考 題庫(kù)
Copyright © 2000 - www.odtgfuq.cn All Rights Reserved. 北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司 版權(quán)所有
京B2-20200959 京ICP備20012371號(hào)-7 出版物經(jīng)營(yíng)許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號(hào)