會計電算化系統(tǒng)是利用電子計算機對會計信息進行管理的人機相結(jié)合的控制系統(tǒng)。開展會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部的各個方面，需要單位的人力、物力、財力等多項資源，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)或總會計親自抓，才能克服各種阻力和困難，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，合理安排單位的資源，積極推動本單位會計電算化的開展。

    一、 領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識、更新觀念，親自抓會計電算化工作

    領(lǐng)導(dǎo)是一個單位的決策者，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，會計電算化工作難以實施。會計電算化在我國還是一項新興的事業(yè)，各單位的領(lǐng)導(dǎo)從認(rèn)識、重視到親自抓需要一個過程?，F(xiàn)在，不少單位開展會計電算化工作的一個重要障礙是領(lǐng)導(dǎo)對電算化的認(rèn)識不足和觀念陳舊。據(jù)了解，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)視會計電算化為一種趕時髦的裝飾和擺設(shè)，只是為了應(yīng)付會計上等級或評什么先進的需要而裝門面，完全忽視了其管理的功能和提高效益的作用；一些單位領(lǐng)導(dǎo)滿足于現(xiàn)有的手工核算方法，對計算機和先進技術(shù)缺乏信心，認(rèn)為計算機還是信不過，靠不住，不知什么時候會出問題，出了問題不好處理；還有一些單位的領(lǐng)導(dǎo)抱著先等等，再看看的心理，認(rèn)為會計電算化讓別人先搞，等大家都上了再跟著。這些觀念和認(rèn)識大大制約了我國企業(yè)會計電算化的發(fā)展。我們應(yīng)加強宣傳，使廣大基層單位的領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識、更新觀念、要讓他們認(rèn)識到，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)需要一個反應(yīng)敏捷的會計信息系統(tǒng)。會計電算化不僅能改變單位的會計核算和財務(wù)管理方法，而且能為決策者提供及時、準(zhǔn)確的會計信息。會計電算化不僅能減輕會計人員負(fù)擔(dān)，加快核算的速度，提高會計工作效率，而且還能適應(yīng)企業(yè)的改革需要，方便地按責(zé)任中心或部門進行責(zé)任會計核算，促進企業(yè)降低成本，提高經(jīng)濟效益，向集團化發(fā)展。會計電算人不僅關(guān)系到會計核算，而且與單位的各項管理密切相關(guān)。在大力宣傳會計電算化優(yōu)越性的同時，也應(yīng)如實地宣傳會計電算化帶來的風(fēng)險，大力宣傳會計電算化條件下內(nèi)部控制的重要性。讓各單位領(lǐng)導(dǎo)既認(rèn)識會計電算化條件下內(nèi)部控制的重要性。讓各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到會計電算化的積極意義和效益，也認(rèn)識到只要加強相應(yīng)的內(nèi)部控制，計算機是靠得住的。我們不能因噎廢食，因有風(fēng)險而放棄先進技術(shù)。正確的態(tài)度是認(rèn)清風(fēng)險，針對其特點加強控制。現(xiàn)在，我國的會計電算化已進入了迅速的階段，特別是1994年5月財政部發(fā)布了《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》，對我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和管理要求等提出了明確的規(guī)劃和具體措施，這是財政部為了推動我國會計電算化事業(yè)發(fā)展采取的重要步驟。據(jù)統(tǒng)計。廣州市1995年批準(zhǔn)實現(xiàn)以計算機替代手工記帳的單位達200多個，達到了該市以往多年來"甩帳"單位的總和。會計電算化已在我國各大中型企業(yè)單位進入全面鋪開階段，觀望者若坐以待等，就必然會落后于形勢了。

    領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識提高了，才能有積極性和主動性，才能有責(zé)作感和緊迫感，才能支持并親自抓會計電算化才能切實、順利地開展。例如，浙江省紹興市截至1994年6月，全市僅有6家企業(yè)實現(xiàn)了以計算機替代手工記帳，電算化工作明顯滯后于經(jīng)濟發(fā)展。針對此情況，紹興市財政部門因勢利導(dǎo)，大力宣傳，提高了各基層單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，使會計電算化推廣工作在大面積積極有序地進行。

    二、領(lǐng)導(dǎo)親自抓、會計電算化工作才能順利開展

    單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了會計電算化是財會管理現(xiàn)代化的一項重要工作，緊緊抓在手，加大組織與實施的力度，那么大多婁困難和問題都可以迎刃而解，會計電算化工作就能順利開展。

    （一）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能統(tǒng)籌規(guī)劃，周密部署，確保會計電算化的有效實施

    會計電算化的實施是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、精心組織、周密部署。如果單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、不親自抓，只有會計部門在折騰。由于他們的職權(quán)范圍，決定了他們不可能考慮、確定和部署電算化的全面規(guī)劃，而只能局限在會計部門范圍內(nèi)考慮和安排。其結(jié)果必然會導(dǎo)致因無法統(tǒng)籌規(guī)劃，電算化系統(tǒng)不能完適應(yīng)或滿足單位的管理需要，難以考慮單位未來發(fā)展的需要，因而生命周期很短，或者只能半途而廢，不但沒有達到提高效益的目的，而且會浪費單位的財力、物力和人力等資源。因此，財政部在發(fā)布（會計電算化工作規(guī)范）中明確指出：“會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個方面，各單位負(fù)責(zé)人或總會計師應(yīng)當(dāng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會計電算化工作，主持?jǐn)M定本單位會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門共同搞好會計電算化工作。”具體包括：

    1.單位管理工作電算化的總體規(guī)劃和進程。單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位的實際情況，把會計電算化為單位管理電算化總體規(guī)劃的一部分考慮。根據(jù)單位管理電算化的總體規(guī)劃和進程，考慮是建立一個財會管理了系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)；還是先僅建立一個投資較少見效的帳務(wù)處理系統(tǒng)，有了經(jīng)驗、培訓(xùn)了人員后再考慮擴展、重建會計電算化系統(tǒng)。根據(jù)單位的業(yè)務(wù)與管理的特點和需要，是準(zhǔn)備采用單機系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)還是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；準(zhǔn)備用微機、小型機還是中型機；規(guī)劃整個電算化進程分幾個階段，各階段的目標(biāo)和完成時間；考慮電算化會計與管理系統(tǒng)是由本單位組織力量開發(fā)，聘請軟件公司或科研機構(gòu)開發(fā)，還是購買商品化軟件。

    2.實現(xiàn)會計與管理電算化所需的資料及如何在資源配備上保證電算化的實施。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本單位電算化的總體規(guī)劃和進程，考慮各階段需要配備哪些人力、物力、財力等資源，考慮如何計劃與保證這些資源的配備。例如，如果要由本單位組織整個電算化系統(tǒng)的開發(fā)，現(xiàn)有的人員能不能滿足需要，若不能的話，準(zhǔn)備什么時候、用何種方式招聘何種人才，是否要設(shè)置專門的機房，設(shè)于何處，何時、如何進行裝修；整個電算化項目需要的資金總量多少、各階段的預(yù)算及如何籌集和保證所需資金到位等等。

    3.具體負(fù)責(zé)的人員分工及其考評。電算化工作要有成效，必須精心組織，責(zé)任落實到人，并有相應(yīng)的考評和獎懲制度。單位領(lǐng)導(dǎo)抓電算化工作，就要根據(jù)電算化和進程，把具體要開展的工作指定負(fù)責(zé)人員，明確其責(zé)任目標(biāo)和考評標(biāo)準(zhǔn)，把工作落到實處。只有這樣，才能保證電算化工作計劃的具體落實。

    （二）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能保證所需資金、確保會計電算化順利實施

    電算化除了要統(tǒng)籌規(guī)劃、周密部署。還要有足夠的資金。盡管不同規(guī)模、不同檔次的電算化系統(tǒng)需要的資金和差會很遠，但無一例外地要有資金保證。要開展電算化工作，需要購買計算機、打印機、UPS等硬件設(shè)備，需要購買系統(tǒng)軟件，購買或組織開發(fā)會計與管理軟件，需要培訓(xùn)人員，可能還要裝修機房。哪一樣沒有足夠的資金都不行。但現(xiàn)在一般單位資金都比較緊張，沒有領(lǐng)導(dǎo)親自抓，資金就難以保證，資金不落實，電算化只能是一句空話。領(lǐng)導(dǎo)能把資金集中用于最急需的地方，即使目前沒有錢，也可能設(shè)法籌集。吉林省工商行政管理局開展會計電算化工作就是一個很好的例子：局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了會計電謔化的優(yōu)越性和緊迫感，親自規(guī)劃了全省工商行政管理系統(tǒng)會計電算化的工作目的的和實施步驟，并且在財力十分緊張的情況下，一方面集中使用資金，不買車、不買房，也要買電算化硬件設(shè)備，劃出專款專作用于會計電算化；另一方面引導(dǎo)大家拓寬籌集資金渠道，通過分期付款方式購買電算化設(shè)備，通過銀行代款、內(nèi)部調(diào)劑、同級單位相互幫助等多種方式籌集資金，保證了會計電算化的順利實施。

    （三）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能有效協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個方面，共同按好會計電算化。

    會計電算化的開展，要涉及單位內(nèi)的各個方面。例如，可能要調(diào)整組織機構(gòu)，要抽調(diào)其他部門的人員參加電算化系統(tǒng)的開發(fā)工作；可能由于電算化的實施，某些部門的崗位分工或人員安排要進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，有關(guān)部門可能要改變原有的需要；開發(fā)會計電算化系統(tǒng)，要進行系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析等工作，這些工作都必須得到單位內(nèi)各部門的大力協(xié)助與支持。要切實有效地搞好會計電算化工作，沒有各方面的積極支持和通力合作是不行的。如果電算化工作只由財會部門張羅，其職權(quán)范圍決定了它難以解決單位內(nèi)部的機構(gòu)調(diào)整，其他部門人員調(diào)用與安排等問題，也難以在要求其他部門按系統(tǒng)要求行事。各方面的直轄市協(xié)調(diào)將是非常困難和費時費事的。但單位領(lǐng)導(dǎo)重視并親自抓電算化工作就不同了。各方面的協(xié)調(diào)就將變得容易。無論機構(gòu)的調(diào)整、人員的調(diào)配、具體工作的協(xié)調(diào)將變得容易。無論機構(gòu)的調(diào)整、人員的調(diào)配、具體工作的規(guī)范與協(xié)作等要求，如果領(lǐng)導(dǎo)出面，領(lǐng)導(dǎo)親自抓，各部門自然支持，電算化工作就能協(xié)同一致地順利開展，例如，廣州煙草貿(mào)易公司的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識了會計與管理電算化的優(yōu)越性和重要性，親自規(guī)劃和組織了全公司的電算化工作，不僅在人力、物力、財力上保證了電算化的需要，而且由于領(lǐng)導(dǎo)親自抓，在開展電算化工作過程中，電腦部、財會部、各營業(yè)部門、倉儲部門等部都通力合作，使會計和業(yè)務(wù)管理（包括香煙的采購、銷售、存儲、調(diào)撥、變價等等）電算化能順利開展并取得較好的效果。現(xiàn)在該公司正在建立和完善公司全面的管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)管理的進一步電算化努力。

    （四）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能加強人員培訓(xùn)，健全管理制度

    會計電算化的人才缺乏，是制約會計電算化發(fā)展的關(guān)鍵因素。有了設(shè)備、有了軟件，沒有合格的人才，也是電算化不起來。因此，人員培訓(xùn)是開展會計電算化工作最基礎(chǔ)和重要的一環(huán)。我國現(xiàn)在多數(shù)單位還很缺電算化的種類人才。領(lǐng)導(dǎo)親自抓電算化工作，一個重要的方面是要親自抓電算化人員的配備與培養(yǎng)。單位領(lǐng)導(dǎo)不僅要鼓勵財會人員和其他有關(guān)人員學(xué)習(xí)計算機和會計電算化的知識和技能，而且要確定電算化人員的配備與培訓(xùn)計劃，把電算傾知識的培訓(xùn)納入單位考核與獎勵的范疇。

    為了電算化系統(tǒng)安全，各單位要針對電算化的特點與風(fēng)險和本單位的實際情況，制定電算化的內(nèi)部管理制度。制度包括人員分工。崗位設(shè)置及各崗的職責(zé)，各項有關(guān)工作的規(guī)程、系統(tǒng)硬件、軟件、數(shù)據(jù)和會計檔案的管理制度等。這些管理制度，不僅與財會部門直接有關(guān)，而且會涉及或影響到單位內(nèi)的各方面，要求單位內(nèi)所有部門和人員自覺執(zhí)行。

    只有領(lǐng)導(dǎo)親自抓，電算化的人員配備與培訓(xùn)和電算化的內(nèi)部管理制度才能真正落實，會計電算化才可能健康、穩(wěn)妥地發(fā)展。