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會計電算化——時代發(fā)展的要求

來源: 編輯: 2004/01/04 13:43:32  字體:
    在飛速發(fā)展的信息社會 中,計算機的運用已滲透到各 個領域。會計電算化是以電子 計算機的當代電子技術(shù)和信息 技術(shù)應用到會計實務中的簡稱,它是一個用電子計算機代 替人工記帳、算帳、報帳以及替 代部分由人腦完成的對會計信 息的處理。分析的和判斷的過 程。會計電算化是會計發(fā)展史 上的又一次重大革命,它不僅 是會計發(fā)展的需要,而且是經(jīng) 濟和科技發(fā)展對會計工作提 出的要求,是時代發(fā)展的要 求。

    一、會計電算化與手工記帳的聯(lián)系、區(qū)別

    會計核算是一個信息系 統(tǒng)。會計的記帳、算帳、報帳等 構(gòu)成了一個完整的會計核算系 統(tǒng)。會計核算信息系統(tǒng)按照會 計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的不同,主要 分為傳統(tǒng)手工式會計核算信息 系統(tǒng)和現(xiàn)代的電算化會計核算 信息系統(tǒng)。這兩種系統(tǒng)存在著 必然的聯(lián)系,但也有根本的區(qū) 別,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

    (一)聯(lián)系:

    1.基本目標一致。手工和 電算化操作都是為了提高企事 業(yè)經(jīng)濟效益,為有關(guān)部門提供 符合質(zhì)量的會計信息。

    2.都要遵紀守法。各項會 計法規(guī)和財務制度是會計工作 規(guī)范化的重要保證,無論手工 還是電算化操作都要無條件的 執(zhí)行。此外,電算化核算還是要 遵守有關(guān)會計電算化的專門法 規(guī)。

    3.基本會計核算方法一致。雖然兩種系統(tǒng)的具體處理 技術(shù)不同,但都必須運用相同 的基本核算方法。如:會計科目 設置J己帳方法、帳簿設置、編 制會計報表等。

    4.都要保存會計檔案。兩 系統(tǒng)都必須按照規(guī)定妥善保管 會計核算資料。

    5.系統(tǒng)基本功能相同。手 工和電算化為了達到基本目標 都必須具備系統(tǒng)的功能,即:信息的采集與記錄;信息的存儲; 信息的加工處理;信息的傳送; 信息的輸出等。

    (二)主要區(qū)別:

    1.運算、書寫工具不同。手 工系統(tǒng)以算盤或電子計算器為 運算工具,以筆墨為書寫工具, 工作量大,運算和記錄速度都 很慢。電算化系統(tǒng)使用電子計 算機運算,以打印機書寫,計算 的精度和速度快。

    2.記錄和傳送數(shù)據(jù)的載體 不同。手工系統(tǒng)是以憑證、帳簿 為記錄和傳送數(shù)據(jù)的載體,占 用空間大,重復抄錄。電算化系 統(tǒng)是以磁盤。磁帶作為記錄和 傳送的載體,占用空間小,查找 方便。帳表存在的介質(zhì)也由紙 張變?yōu)殡姶拧?br>
    3.數(shù)據(jù)處理的起點不同。 手工系統(tǒng)條件下,原始數(shù)據(jù)是 原始憑證;會計電算化系統(tǒng)條 件下,以記帳憑證作為輸入數(shù) 據(jù)的起點。在會計核算的具體 環(huán)節(jié)和程序上也有許多方面與 手工系統(tǒng)不同。

    4.記帳的含義不盡相同。 手工條件下,記帳由不同的會 計人員按照不同的科目,分別 在不同的帳簿上加以記錄;會 計電算化條件下,記帳只是一 個數(shù)據(jù)處理過程,從“憑證臨時 文件”轉(zhuǎn)移到“流水帳文件”中 存放。

    二、會計核算電算化的意義

    會計核算使用電子計算機,使其在經(jīng)濟管理中發(fā)揮重 要作用。主要表現(xiàn)在以下四個 方面:

    1,保證了會計核算的及時性。電子計算機以極高速度處 理會計數(shù)據(jù),手工方式幾個人幾天的核算工作,采用電子計算機用很短時間就可以完成, 大大地減輕了財務人員的工作 量,提高工作效率。因而可以確 保會計核算的及時性。

    2.保證了會計核算的正確性。采用電子計算機進行會計核算,計算精度高,只要按程序正確輸入數(shù)據(jù),很少引起錯誤.而在手工方式下,由于重復登 記工作較多,難免發(fā)生各種差 錯。使用電子計算機可以確保 會計信息的正確性。

    3.充分發(fā)揮會計的職能作用。會計職能,主要包括對經(jīng)濟 活動的反映和監(jiān)督。由于電子計算機能以極密集的方式存儲會計信息,使反映過去和保持 記憶的這種記錄功能大大提 高,可以隨時向管理部門和其 他部門提供豐富的會計信息。 并使財務人員從傳統(tǒng)的事前記 帳、算帳、報帳轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У氖?nbsp;前預測、事中控制、事后分析等 管理活動,全面發(fā)揮會計在經(jīng) 濟管理中的作用。

    4.會計電算化能有效地防止造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生。符合 國家規(guī)定的會計軟件,都具有可靠性、安全性、保密性。在使用過程中,根據(jù)工作性質(zhì)設置 相應權(quán)限,增設密碼,相互牽 制。財務人員只能使用,不能篡 改其程序,確保會計信息系統(tǒng) 真實、準確、安全、可靠。

    綜上所述,會計電算化不僅使財務人員從繁重的手工操 作中解脫出來,更重要的是它提高了會計工作水平,促進了會計工作職能的轉(zhuǎn)變,滿足了 管理的需要,在我國的經(jīng)濟建 設中必將發(fā)揮愈來愈大的作 用。

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