會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)備份，即不需人員操作，由程序自動(dòng)對備份的時(shí)機(jī)進(jìn)行判斷，當(dāng)條件符合時(shí)，自動(dòng)對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份。本文試圖通過對會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)備份的必要性及可行性進(jìn)行分析，對會(huì)計(jì)檔案的安全性作一探索。

　　一、會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)備份的必要性

　　1、現(xiàn)有的部分會(huì)計(jì)軟件，特別是一些專用會(huì)計(jì)軟件，按用戶要求，將打印輸出的帳簿、報(bào)表、憑證等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)人員在使用電算化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，如不能及時(shí)和正確地對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行磁性備份，當(dāng)數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障需要恢復(fù)時(shí)，往往沒有磁性備份可以利用。這就要求在程序設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮這一現(xiàn)狀，在操作人員素質(zhì)偏低的條件下或使用單位不主動(dòng)進(jìn)行磁性介質(zhì)的備份時(shí)自動(dòng)對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份。這樣可以進(jìn)一步降低對基層操作人員的要求，只要其保證錄入正確即可。當(dāng)數(shù)據(jù)庫被破壞需要恢復(fù)時(shí)，如果沒有手工備份的數(shù)據(jù)庫，維護(hù)人員就可以利用自動(dòng)備份的數(shù)據(jù)而不會(huì)受到影響。

　　2、現(xiàn)有的一些性能比較完善的電算化軟件考慮到數(shù)據(jù)庫的安全，將系統(tǒng)操作人員的操作時(shí)間、操作內(nèi)容以日志文件的形式予以保存，這樣在非合法用戶對系統(tǒng)進(jìn)行改動(dòng)或操作員對系統(tǒng)進(jìn)行了非法操作，可以作為一條重要的線索及時(shí)更正，這在一定程度上保證了數(shù)據(jù)庫的安全性。但計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，大大簡化了數(shù)據(jù)庫的修改，不運(yùn)行應(yīng)用程序直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改的難度大大降低。例如：利用Delphi的SQL ExPloer可以直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作，且操作極為簡便，這方便了軟件開發(fā)人員和維護(hù)人員的工作。但是，一旦有人在不運(yùn)行程序的情況下直接對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改，則日志文件中沒有記錄，監(jiān)察人員很難發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)被改動(dòng)過。具備自動(dòng)備份功能的會(huì)計(jì)軟件可將備份庫隱藏在不易被發(fā)現(xiàn)的目錄下或其他硬盤中，當(dāng)被修改的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將其與備份庫進(jìn)行比較，如發(fā)現(xiàn)以前的數(shù)據(jù)與備份庫中的數(shù)據(jù)不一致，可提出警告，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

　　3、便于審計(jì)和監(jiān)督?？梢栽O(shè)想軟件開發(fā)商將自動(dòng)備份的資料，如備份庫路徑、文件名等交給相應(yīng)機(jī)構(gòu)。在出現(xiàn)問題時(shí)便于審計(jì)和監(jiān)督。例如，審計(jì)部門在進(jìn)行審計(jì)時(shí)，可與軟件開發(fā)商聯(lián)系，利用開發(fā)商提供的資料，直接對數(shù)據(jù)完整的備份庫進(jìn)行審計(jì)，從而發(fā)現(xiàn)源數(shù)據(jù)庫與備份庫的不同，查出審計(jì)對象的非法操作。

　　二、會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)備份的可行性

　　1、自動(dòng)備份的條件日益成熟。首先，當(dāng)前計(jì)算機(jī)硬件的性能不斷提高，從處理速度來看，處理器的主頻已達(dá)到1000MHZ，這使計(jì)算機(jī)在自動(dòng)備份會(huì)計(jì)檔案時(shí)，操作員幾乎察覺不到。從存儲(chǔ)量來看，10G以上正成為流行配置。備份數(shù)據(jù)庫不會(huì)對計(jì)算機(jī)中其他程序的資源要求產(chǎn)生太大影響。其次，計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)在迅速發(fā)展，使軟件開發(fā)難度降低，從而使添加自動(dòng)備份功能時(shí)成本增加不多。在突破性能與成本的束縛后，自動(dòng)備份的技術(shù)應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案的保存中發(fā)揮更大的作用。

　　2、解決思路。當(dāng)時(shí)間符合軟件設(shè)定的條件時(shí)，例如每月的1號或每個(gè)星期五即自動(dòng)對指定的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份。備份的時(shí)機(jī)可以選在每次必須執(zhí)行的任務(wù)時(shí)，例如啟動(dòng)應(yīng)用程序或應(yīng)用關(guān)閉程序時(shí)。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，最好選擇在關(guān)閉程序時(shí)執(zhí)行，因?yàn)槌绦蜿P(guān)閉時(shí)需要執(zhí)行的任務(wù)較少，這時(shí)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案備份的任務(wù)不會(huì)使操作員覺得等待時(shí)間太長而難以忍受，且技術(shù)上也較易實(shí)現(xiàn)，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中輸入程序代碼，這樣當(dāng)應(yīng)用程序關(guān)閉時(shí)，程序會(huì)自動(dòng)判斷條件，從而決定是否對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份。在備份時(shí)，將源數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)與備份庫進(jìn)行比較，如果編號為源數(shù)據(jù)庫獨(dú)有，則說明是上一次備份后的新記錄，將其添加到備份庫中。如果編號相同而內(nèi)容不同，說明源數(shù)據(jù)庫被改動(dòng)，提出警告等待進(jìn)一步處理；如果編號與內(nèi)容均相同，說明記錄是正確的，則處理下一條記錄。