Excel操作小技巧
1、快速輸入大寫中文數(shù)字
將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字(如12345)。右擊該單元格,點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”,從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng);然后從“類型”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。最后單擊“確定”按鈕,這時(shí)輸入的12345就自動(dòng)變成“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。
2、多個(gè)工作表的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置
我們有時(shí)要把一個(gè)Excel文件中的多個(gè)工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳,分別對(duì)一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個(gè)工作表中的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置好:把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(如果沒有給每張表取名的話,Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等),然后點(diǎn)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng),這時(shí)再進(jìn)行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對(duì)全部工作表了。
3、Excel單元格文字隨時(shí)換行
在Excel中,我們有時(shí)需要在一個(gè)單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格”下“對(duì)齊”的“自動(dòng)換行”復(fù)選項(xiàng),單擊“確定”即可,這種方法使用起來不是特別隨心所欲,需要一步步地操作。還有一種方法是:當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時(shí)候,只要按住Alt鍵的同時(shí)按下回車鍵就可以了,這種方法又快又方便。
4、Excel中插入空白行
如果想在某一行上面插入幾行空白行,可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù),然后單擊右鍵,選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl鍵,依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕,再單擊右鍵,選擇插入即可。
5、Excel中消除0值
有Excel中當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為0時(shí),默認(rèn)會(huì)顯示0,這看起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果你想顯示0時(shí),顯示為空白,可以試試下面的方法。打開“工具→選項(xiàng)→視圖”,取消“0值”復(fù)選項(xiàng)前的√,確定后,當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。
6、批量轉(zhuǎn)換日期格式
以前在Excel中輸入職工出生時(shí)間時(shí),為了簡(jiǎn)單都輸入成“yymmdd”形式,但上級(jí)部門一律要求輸入成“yyyy-mm-dd”格式,那么一千多名職工出生時(shí)間肯定不能每個(gè)手工轉(zhuǎn)化。最快速的方法是:先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→分列”,出現(xiàn)“文本分列向?qū)?rdquo;對(duì)話框。勾選“固定寬度”,連續(xù)兩次點(diǎn)擊“下一步”按鈕,在步驟三對(duì)話框的“列數(shù)據(jù)格式”中,選擇“日期”,并選定“YMD”形式,按下“完成”按鈕,以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。
7、快速選定“空白”和“數(shù)據(jù)”單元格
在Excel中,經(jīng)常要選定空白單元格,逐個(gè)選定比較麻煩,如果使用下面的方法就方便多了:打開“編輯→定位”,在“定位”窗口中,按下“定位條件”按鈕;選擇“定位條件”中的“空值”,再按“確定”,空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格,在上面方法的“定位條件”窗口中,選擇“常量”,再點(diǎn)“確定”,含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。
8、防止誤改有新招
在包含多個(gè)工作表的工作薄中,為了防止誤修改,我們常常采取將行(列)隱藏或者設(shè)置編輯區(qū)域的方法,但是如果要防止整個(gè)工作表的誤修改怎么辦呢?單擊“格式→工作表→隱藏”,將當(dāng)前的工作表隱藏,這樣操作者連表格都看不到,誤操作就無從談起了。要重新顯示該表格,只須單擊“格式→工作表→取消隱藏”。要注意的是:如果設(shè)置了工作表保護(hù),則不能進(jìn)行隱藏操作。
9、快速隱藏
在打印工作表時(shí),我們有時(shí)需要把某些行或者列隱藏起來,可是用菜單命令或調(diào)整行號(hào)(列標(biāo))分界線的方法比 較麻煩,這時(shí)筆者介紹一個(gè)簡(jiǎn)單方法:在英文狀態(tài)下,按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”組合鍵,就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。
10、“End+方向鍵”進(jìn)行快速定位至最邊上單元格
假如當(dāng)前單元格在c3的位置,同時(shí)按End鍵和↑鍵,當(dāng)前單元格則會(huì)跳到最上方c1單元格,而如果按的是↓鍵則會(huì)跳到最下文的c5單元格,按←鍵會(huì)跳到最左方單元格,按→鍵會(huì)跳到最右方單元格。也就是說不管當(dāng)前單元格在哪個(gè)位置,反正同時(shí)按End鍵和方向鍵就會(huì)定位到最邊上的單元格。而如果中間有空白單元格則會(huì)先會(huì)定位至空白單元格。這個(gè)作用是如果工作表中有很多行或列時(shí),用此快捷鍵則可以快速找到空白單元格或定位至邊上單元格。
11、隔行列快速粘貼
按Ctrl鍵后同時(shí)選中a1、e1、a5、e5四個(gè)單元格,復(fù)制后粘貼會(huì)發(fā)現(xiàn)復(fù)制的內(nèi)容連接到了一起。這樣可以達(dá)到快速復(fù)制不連接單元格的作用。
12、單元格格式類型:"填充內(nèi)容"#與"填充內(nèi)容"@
當(dāng)你需要輸入大量前面部分或后面部分的相同內(nèi)容時(shí),可以在單元格格式中設(shè)置單元格類型為"填充內(nèi)容"#或#"填充內(nèi)容",其中“"填充內(nèi)容"”為自動(dòng)填充的相同部分的內(nèi)容,“#”為手動(dòng)輸入的部分。輸入數(shù)字時(shí)用“#”,輸入字符時(shí)用“@”。
13、中英文輸入自動(dòng)切換
在編輯表格時(shí),有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便,這時(shí)可以選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕,選中“打開”選項(xiàng)后確定退出,F(xiàn)在當(dāng)選中需要輸入中文的單元格時(shí),中文輸入法就會(huì)自動(dòng)打開,而當(dāng)選中其它單元格時(shí),中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
14、按“Ctrl+Enter”組合鍵后定位在同一單元格
有時(shí),為了測(cè)試某個(gè)公式,需要在某個(gè)單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個(gè)測(cè)試值。但是每次輸入一個(gè)值后按下Enter鍵查看結(jié)果后,活動(dòng)單元格就會(huì)默認(rèn)移到下一個(gè)單元格上,必須用鼠標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格,極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵,則活動(dòng)單元格仍為當(dāng)前單元格。
15、用連字符“&”來合并文本
如果想將多列的內(nèi)容合并到一列中,不需要利用函數(shù),用連字符“&”就能夠輕松將它搞定。在要合并的空白單元格中輸入公式:=A1&B2&C3 ,回車后即可合并。
16、用選擇性粘貼的“轉(zhuǎn)置”功能快速轉(zhuǎn)換行列
有時(shí)我們需要把Excel或Word中的一個(gè)表格的行列進(jìn)行轉(zhuǎn)換,這時(shí)我們可以復(fù)制表格內(nèi)容后,在Excel的空白工作表中執(zhí)行“選擇性粘貼→轉(zhuǎn)置”來快速轉(zhuǎn)換,準(zhǔn)確又方便。
17、在選定單元格中輸入內(nèi)容
如果在一行中輸入完后想切換至下一行,這時(shí)一般用鼠標(biāo)移動(dòng)并定位至要輸入的單元格再開始輸入,這樣感覺很麻煩。不過我們可以先選中要輸入的區(qū)域,然后可以按Tab鍵進(jìn)行切換,如果要退回原來的單元格則可以用Shift+Tab鍵。
18、批量修改數(shù)據(jù):
在EXCEL表格數(shù)據(jù)都已被填好的情況下,如何方便地對(duì)任一列(行)的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改呢?可利用“選擇性粘貼”的功能。
比如我們做好一個(gè)EXCEL表格,填好了數(shù)據(jù),現(xiàn)在想修改其中的一列(行),例如:想在A列原來的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上加8,有沒有這樣的公式?是不是非得手工的一個(gè)一個(gè)數(shù)據(jù)地住上加?對(duì)于這個(gè)問題我們自然想到了利用公式,當(dāng)你利用工式輸入A1=A1+8時(shí),你會(huì)得到EXCEL的一個(gè)警告:“MICROSOFT EXCEL不能計(jì)算該公式……”只有我們自己想辦法了,這里介紹一種簡(jiǎn)單的方法:
第一步:
在想要修改的列(假設(shè)為A列)的旁邊,插入一個(gè)臨時(shí)的新列(為B列),并在B列的第一個(gè)單元格(B1)里輸入8.
第二步:
把鼠標(biāo)放在B1的或下角,待其變成十字形后住下拉直到所需的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度,此時(shí)B列所有的數(shù)據(jù)都為8.
第三步:
在B列上單擊鼠標(biāo)右鍵,“復(fù)制” B列。
第四步:
在A列單擊鼠標(biāo)的右鍵,在彈出的對(duì)話框中單擊“選擇性粘貼”,在彈出的對(duì)話框中選擇“運(yùn)算”中的你所需要的運(yùn)算符,在此我們選擇“加”,這是本方法的關(guān)鍵所在。
第五步:
將B列刪除。
怎么樣?A列中的每個(gè)數(shù)據(jù)是不是都加上了8呢?同樣的辦法可以實(shí)現(xiàn)對(duì)一列(行)的乘,除,減等其它的運(yùn)算操作。原表格的格式也沒有改變。
此時(shí)整個(gè)工作結(jié)束,使用熟練后,將花費(fèi)不到十秒鐘。