中級(jí)審計(jì)師《審計(jì)理論與實(shí)務(wù)》復(fù)習(xí)：采購(gòu)與付款循環(huán)審計(jì)的性質(zhì)

中級(jí)審計(jì)師考試《審計(jì)理論與實(shí)務(wù)》
第二部分 企業(yè)財(cái)務(wù)審計(jì)
第二章 采購(gòu)與付款循環(huán)審計(jì)
第一節(jié) 本業(yè)務(wù)循環(huán)的性質(zhì)

　　一、業(yè)務(wù)循環(huán)綜述

　　典型的采購(gòu)與付款循環(huán)一般包括以下主要過(guò)程：

　　1.處理請(qǐng)購(gòu)單

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購(gòu)申請(qǐng)并填制請(qǐng)購(gòu)單是本循環(huán)的起點(diǎn)，通常由倉(cāng)庫(kù)或其他部門對(duì)所需要購(gòu)買的商品填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單。適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批是這一環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵。

　　2.編制訂購(gòu)單

　　訂購(gòu)單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，并經(jīng)過(guò)被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名，正聯(lián)送交供應(yīng)商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請(qǐng)購(gòu)單的部門。另外，還應(yīng)由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)部門之外的其他部門檢查訂購(gòu)單的合理性。

　　3.驗(yàn)收商品和勞務(wù)

　　由驗(yàn)收部門檢查收到的商品是否與訂購(gòu)單上的項(xiàng)目一致，進(jìn)行計(jì)數(shù)、稱量、測(cè)量、化驗(yàn)來(lái)驗(yàn)證外購(gòu)商品或勞務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量。驗(yàn)收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，其中一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門作為入賬憑證，另一聯(lián)送財(cái)會(huì)部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　4.確認(rèn)債務(wù)

　　應(yīng)付款項(xiàng)記賬人員在收到賣方發(fā)票時(shí)將發(fā)票上所列商品的名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)等與訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證核對(duì)，并對(duì)合計(jì)加以復(fù)核。審核發(fā)票之后，就要登記采購(gòu)日記賬和應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，再匯總、過(guò)賬。

　　5.處理和記錄價(jià)款的支付

　　訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無(wú)誤，由被授權(quán)的財(cái)會(huì)部門人員簽署支票。支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時(shí)登記銀行存款日記賬，會(huì)計(jì)人員登記應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬。

　　

　　二、業(yè)務(wù)循環(huán)中的主要文件

　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)過(guò)程涉及的主要憑證和記錄有：

　　1.請(qǐng)購(gòu)單

　　2.訂購(gòu)單

　　3.訂貨合同

　　4.驗(yàn)收單

　　5.賣方發(fā)票

　　6.退貨或折讓通知單

　　7.付款憑單

　　8.支票

　　9.采購(gòu)日記賬

　　10.現(xiàn)金和銀行存款日記賬

　　11.材料采購(gòu)明細(xì)賬和總賬

　　12.原材料、包裝物、低值易耗品明細(xì)賬和總賬

　　13.應(yīng)付賬款明細(xì)賬和總賬

　　14.應(yīng)付票據(jù)明細(xì)賬和備查簿

　　15.預(yù)付賬款明細(xì)賬和總賬

　　16.賣方對(duì)賬單

　　由供應(yīng)商按月編制，標(biāo)明期初余額、本期購(gòu)買、本期支付款項(xiàng)和期末余額。賣方對(duì)賬單是供應(yīng)商對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，除了對(duì)有爭(zhēng)議的事項(xiàng)和時(shí)間上的差異，被審計(jì)單位的應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬余額應(yīng)與賣方對(duì)賬單的余額一致。

　　三、業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制

　　1.職責(zé)分工

　　主要職責(zé)分工有：

　　（1）提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立，以便加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的控制；

　?。?）批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)部門相互獨(dú)立，以防止采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要物資而對(duì)企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害；

　　（3）采購(gòu)審批、合同簽訂、合同審核相互獨(dú)立，防止虛列支出；

　?。?）驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立，保證按真實(shí)收到的商品數(shù)額登記入賬；

　　（5）應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項(xiàng)記錄的真實(shí)性、正確性；

　?。?）內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行和記錄工作相互獨(dú)立，以保證內(nèi)部檢查的獨(dú)立性和有效性。

　　2.信息傳遞程序控制

　　建立健全采購(gòu)與付款循環(huán)相關(guān)的內(nèi)部控制，要求管理當(dāng)局對(duì)與此循環(huán)相關(guān)的信息傳遞程序?qū)嵤﹪?yán)格有效的控制。這些控制包括：

　?。?）授權(quán)程序。

　　①企業(yè)內(nèi)部建立分級(jí)采購(gòu)批準(zhǔn)制度；

　　②只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能提出采購(gòu)申請(qǐng)；

　　③采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)獨(dú)立于采購(gòu)和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要的商品，或者為取得回扣等個(gè)人私利而犧牲企業(yè)利益；

　　④簽發(fā)支票要經(jīng)過(guò)被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實(shí)金額向特定債權(quán)人及時(shí)支付。

　?。?）文件和記錄的使用。為了滿足業(yè)務(wù)審批、財(cái)產(chǎn)保管、便于記錄的要求，要合理設(shè)計(jì)并使用各種文件和記錄。

　　收到購(gòu)貨發(fā)票時(shí)，財(cái)會(huì)部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購(gòu)單、驗(yàn)收單上的有關(guān)資料核對(duì)相符后入賬；對(duì)關(guān)鍵性憑證要預(yù)先編號(hào)，由經(jīng)手人按編號(hào)歸檔保存，并由獨(dú)立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性；訂購(gòu)單中要有足夠的欄目和空間，詳細(xì)反映訂貨要求；建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù)；設(shè)置采購(gòu)日記賬，及時(shí)完整記錄所有采購(gòu)業(yè)務(wù)；對(duì)每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

　?。?）獨(dú)立檢查。由獨(dú)立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對(duì)賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行獨(dú)立檢查，確保實(shí)際收到的商品符合訂購(gòu)要求。

　　3.實(shí)物控制

　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中的實(shí)物控制包括兩個(gè)方面，一方面加強(qiáng)對(duì)已驗(yàn)收入庫(kù)的商品的實(shí)物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。驗(yàn)收部門人員應(yīng)獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)保管人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)發(fā)生的退貨的實(shí)物控制，貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

　　另一方面限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會(huì)計(jì)資料。特別應(yīng)注意對(duì)支票的實(shí)物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸；未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開(kāi)具發(fā)票。