2010審計師輔導(dǎo)：采購與付款循環(huán)審計第一節(jié)

　　一、業(yè)務(wù)循環(huán)綜述

　　典型的采購與付款循環(huán)一般包括以下主要過程：

　　1.處理請購單

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購申請并填制請購單是本循環(huán)的起點，通常由倉庫或其他部門對所需要購買的商品填寫請購單。適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批是這一環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵。

　　2.編制訂購單

　　訂購單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名，正聯(lián)送交供應(yīng)商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。另外，還應(yīng)由獨立于請購、采購部門之外的其他部門檢查訂購單的合理性。

　　3.驗收商品和勞務(wù)

　　由驗收部門檢查收到的商品是否與訂購單上的項目一致，進(jìn)行計數(shù)、稱量、測量、化驗來驗證外購商品或勞務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量。驗收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單，其中一聯(lián)交倉庫或其他請購部門作為入賬憑證，另一聯(lián)送財會部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　4.確認(rèn)債務(wù)

　　應(yīng)付款項記賬人員在收到賣方發(fā)票時將發(fā)票上所列商品的名稱、規(guī)格、價格、數(shù)量、運費等與訂單、驗收單等相關(guān)憑證核對，并對合計加以復(fù)核。審核發(fā)票之后，就要登記采購日記賬和應(yīng)付款項明細(xì)賬，再匯總、過賬。

　　5.處理和記錄價款的支付

　　訂購單、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無誤，由被授權(quán)的財會部門人員簽署支票。支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時登記銀行存款日記賬，會計人員登記應(yīng)付款項明細(xì)賬。

　　二、業(yè)務(wù)循環(huán)中的主要文件

　　采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)過程涉及的主要憑證和記錄有：

　　1.請購單

　　2.訂購單

　　3.訂貨合同

　　4.驗收單

　　5.賣方發(fā)票

　　6.退貨或折讓通知單

　　7.付款憑單

　　8.支票

　　9.采購日記賬

　　10.現(xiàn)金和銀行存款日記賬

　　11.材料采購明細(xì)賬和總賬

　　12.原材料、包裝物、低值易耗品明細(xì)賬和總賬

　　13.應(yīng)付賬款明細(xì)賬和總賬

　　14.應(yīng)付票據(jù)明細(xì)賬和備查簿

　　15.預(yù)付賬款明細(xì)賬和總賬

　　16.賣方對賬單

　　由供應(yīng)商按月編制，標(biāo)明期初余額、本期購買、本期支付款項和期末余額。賣方對賬單是供應(yīng)商對有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，除了對有爭議的事項和時間上的差異，被審計單位的應(yīng)付款項明細(xì)賬余額應(yīng)與賣方對賬單的余額一致。

　　三、業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制

　　1.職責(zé)分工

　　主要職責(zé)分工有：

　　（1）提出采購申請與批準(zhǔn)采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制；

　　（2）批準(zhǔn)請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害；

　?。?）采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出；

　?。?）驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬；

　?。?）應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項記錄的真實性、正確性；

　　（6）內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行和記錄工作相互獨立，以保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性。

　　2.信息傳遞程序控制

　　建立健全采購與付款循環(huán)相關(guān)的內(nèi)部控制，要求管理當(dāng)局對與此循環(huán)相關(guān)的信息傳遞程序?qū)嵤﹪?yán)格有效的控制。這些控制包括：

　?。?）授權(quán)程序。

　?、倨髽I(yè)內(nèi)部建立分級采購批準(zhǔn)制度；

　?、谥挥薪?jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請；

　?、鄄少徤暾埥?jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業(yè)利益；

　?、芎灠l(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實金額向特定債權(quán)人及時支付。

　?。?）文件和記錄的使用。為了滿足業(yè)務(wù)審批、財產(chǎn)保管、便于記錄的要求，要合理設(shè)計并使用各種文件和記錄。

　　收到購貨發(fā)票時，財會部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關(guān)資料核對相符后入賬；對關(guān)鍵性憑證要預(yù)先編號，由經(jīng)手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性；訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細(xì)反映訂貨要求；建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù)；設(shè)置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業(yè)務(wù)；對每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

　?。?）獨立檢查。由獨立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對賣方發(fā)票、驗收單、訂購單、請購單進(jìn)行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。

　　3.實物控制

　　采購與付款業(yè)務(wù)中的實物控制包括兩個方面，一方面加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。驗收部門人員應(yīng)獨立于倉庫保管人員，同時加強對發(fā)生的退貨的實物控制，貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

　　另一方面限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應(yīng)注意對支票的實物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸；未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具發(fā)票。